Запишете сметките си в QuickBooks 2019 по начина на плащане на сметки

Начинът за плащане на сметки (A/P) включва две стъпки. Първата е дреболия от трудната страна, а втората стъпка е лесна като пай. Първо, записвате сметките си. Може би вече сте запознати с използването на раздела Разходи и раздела Артикули за записване на сметки. Трябва да попълните тези раздели и за метода A/P, ако искате да разпределите сметка към сметки, клиенти, работни места, класове и артикули.

След като запишете сметките си, можете да преминете към втората стъпка: да кажете на QuickBooks 2019 кои сметки да плати. Тогава QuickBooks пише чековете. Отпечатвате ги. Изпращаш ги по пощата.

За да работи методът A/P, трябва да записвате сметките си, когато постъпват. Това не означава, че трябва да ги плащате веднага. Като записвате сметките си, можете да следите колко пари дължите и колко пари наистина има вашият бизнес. QuickBooks ви напомня кога вашите сметки са дължими, за да не се притеснявате, че ще забравите да платите сметка.

Когато записвате сметки по начин на плащане, вие използвате счетоводство на базата на начисляване.

Как да записвате сметки в QuickBooks 2019

Когато влезе сметка, първото нещо, което трябва да направите, е да я запишете. Можете да записвате сметки през прозореца Въвеждане на сметки или регистъра на задълженията. Ако планирате да проследявате сметки по разход и артикул, трябва да използвате прозореца Въвеждане на сметки.

За да запишете сметка през прозореца Въвеждане на сметки, изпълнете следните стъпки:

Изберете Доставчици → Въведете сметки.

Като алтернатива щракнете върху иконата Въвеждане на сметки в областта Доставчици на началната страница. Следващата фигура показва прозореца Въвеждане на сметки. Без съмнение забелязвате, че горната половина на този прозорец изглежда много като чек и това е така, защото голяма част от информацията, която поставяте тук, се озовава върху чека, който пишете, за да платите сметката си. (Ако видите думата Кредит в горната част на формуляра, а не Сметка, изберете бутона за опция Сметка в горния ляв ъгъл. Можете също да използвате този екран, за да въведете кредитни известия от доставчици.)

Прозорецът Въвеждане на сметки.

2. Изберете името на доставчика, който плащате.

Ако искате да платите тази сметка на доставчик, който вече е в списъка с Доставчици, щракнете върху стрелката надолу в края на реда Доставчик и изберете доставчика. (След това QuickBooks автоматично запълва прозореца Въвеждане на сметки с толкова информация, колкото може да запомни.) Ако този доставчик е нов, QuickBooks ви моли да бързо добавите или настроите някаква информация за доставчика: адрес, кредитен лимит, условия на плащане и скоро. Вие предоставяте тази информация в прозореца Нов доставчик.

Ако имате една или повече непопълнени поръчки за покупка при доставчика, който изберете, QuickBooks ви пита дали искате да получите срещу поръчка за покупка. Щракнете върху Да, ако го направите, или Не, ако не го направите. Ако изберете да получите срещу поръчка за покупка, QuickBooks показва диалоговия прозорец Отваряне на поръчки за покупка, както е показано. Той изброява отворените поръчки за покупка, които сте записали. Когато изберете една или повече поръчки за покупка, срещу които да получите, QuickBooks попълва артикулите и сумите от тези поръчки вместо вас, които можете да промените, ако е необходимо. Когато приключите с диалоговия прозорец Отваряне на поръчки за покупка, щракнете върху OK, за да се върнете към прозореца Въвеждане на сметки.

Плащане на сметка срещу поръчка за покупка.

За да създадете поръчка за покупка, която е запис на артикулите, които поръчвате от доставчици, изберете Доставчици → Създаване на поръчки за покупка. Когато QuickBooks покаже прозореца Създаване на поръчки за покупка, опишете поръчката си. Между другото, отпечатвате и редактирате поръчки за покупка по същия начин, както отпечатвате фактури и кредитни известия.

3. Изберете условията за плащане, описващи кога е дължима сметката.

В реда Условия отворете падащото меню и изберете условията за плащане (ако информацията все още не е там, когато сте настроили доставчика).

4. (По избор) Въведете референтния номер на доставчика.

Ако въведете референтния номер на продавача за сметката — вероятно само номера на фактурата или номера на вашата сметка — референтният номер се отпечатва върху ваучера, който е част от отпечатания чек.

5. (По избор) Въведете бележка, за да опишете сметката.

Можете да въведете бележка в текстовото поле за бележка. Бележката, която въвеждате, се появява в регистъра на A/P.

6. Преместете курсора надолу до колоната Сметка на раздела Разходи и въведете име на разходна сметка.

Вероятно е да искате да въведете името на разходна сметка, която вече е в сметкоплана. Ако случаят е такъв, щракнете върху стрелката надолу, за да видите списък с всичките си акаунти. Вероятно трябва да превъртите надолу списъка, за да стигнете до сметките за разходи. (Бърз начин да се придвижите надолу по списъка е да започнете да въвеждате името на акаунта; отивате направо надолу по списъка.) Щракнете върху акаунта, който представлява тази сметка. (Най-вероятно е консумативи или нещо подобно.)

Ако трябва да създадете нова категория разходна сметка за тази сметка, изберете Добавяне на нов от горната част на списъка. Виждате диалоговия прозорец Нов акаунт (не е показан). Попълнете информацията и щракнете върху OK.

Ами ако парите, които плащате поради тази сметка, могат да бъдат разделени между две, три или четири сметки за разходи? Просто щракнете под акаунта, който току-що сте въвели. Появява се стрелката надолу. Щракнете върху него, за да въведете друга сметка за разходи и друга, и още една, ако е необходимо.

7. Ако е необходимо, преминете към колоната Сума и променете числата.

Ако разделяте тази сметка между няколко акаунта, уверете се, че числата в колоната Сума се добавят към общата сума на сметката.

8. (По избор) Въведете думи за обяснение или мъдрост в колоната Бележка.

9. (По избор) Присвояване на разходите на Клиент:Работа.

Ако планирате да ви бъдат възстановени тези разходи или ако просто искате да проследявате разходите си по работа, въведете клиента, който ще ви възстанови. Въведете сума за всяка сметка, ако е необходимо. Можете да използвате стрелката надолу, за да намерите клиенти и след това да щракнете върху тях. Ако все пак възложите Customer:Job, вие също имате възможност да таксувате тези разходи или закупени артикули на клиента. За да направите това, щракнете върху колоната „Таксуеми“ и сега трябва да видите отметка. Следващия път, когато фактурирате тази работа, трябва да видите опцията за автоматично добавяне на тези елементи към фактурата.

10. (По избор) Присвояване на разходите към клас.

Можете също да проследявате разходите по клас, като правите записи в колоната Клас. Забележете обичайната стрелка надолу и щракнете върху нея, за да видите списък с класове. (Не виждате колона за клас, освен ако не сте казали на QuickBooks, че искате да използвате класове.)

Ако искате QuickBooks да проследява разходите по клас, можете да го настроите да го прави. За да настроите QuickBooks за проследяване на разходите, изберете Редактиране → Предпочитания. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Предпочитания, щракнете върху иконата Счетоводство, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това поставете отметка в квадратчето Използване на проследяване на класа.

Ако желаете, щракнете върху бутона Преизчисли, за да обобщите разходите.

11. Използвайте раздела Елементи, за да запишете различните артикули, които представлява сметката.

Щракнете върху раздела Елементи. Въведете артикулите, които сте закупили, и цените, които сте платили за тях.

Ако след частично попълване на сметката разберете, че сметката наистина плаща поръчка за покупка, щракнете върху бутона Избор на поръчка, който се появява на главната лента на прозореца Въвеждане на сметки.

От падащото меню Доставчик изберете името на продавача, който ви е изпратил сметката. В списъка с отворени поръчки за покупка щракнете в колоната вляво, за да поставите отметка до поръчката (или поръчките), за която плащате. Достатъчно лесно? Щракнете върху OK, когато сте готови; QuickBooks автоматично попълва раздела Елементи вместо вас.

12. Преминете към колоната Елемент и въведете име за елемента.

Обърнете внимание на стрелката надолу в тази колона. Щракнете върху него, за да видите списъка с артикули. Артикулът, за който плащате, фигурира ли в този списък? Ако е така, щракнете върху този елемент. Ако не, изберете Добавяне на нов от горната част на списъка и попълнете прозореца Нов елемент.

13. Попълнете останалите редове с елементи в раздела Елементи.

Тук можете да въведете всички артикули, които купувате. Уверете се, че разделът Елементи показва точно артикулите, които купувате, техните разходи и количествата. Ако желаете, щракнете върху бутона Преизчисли, за да обобщите елементите.

14. Запазете сметката.

Щракнете върху Save & New, за да запазите записа на сметката и след това въведете друга сметка. Или щракнете върху Save & Close, за да запишете сметката си, но не и да въвеждате друга сметка.

Точно както в случая с прозорци, свързани с клиенти (като прозореца Създаване на фактури), QuickBooks показва историческа информация за доставчик в дясната странична лента. Можете да превключвате между Доставчик и Транзакции, да изготвяте бързи отчети и бързо да свързвате към предишни или неизплатени сметки, фактури и други бележки за клиент, с който правите бизнес.

Как да въвеждате сметките си в QuickBooks 2019 по бърз начин

Можете също така да въвеждате сметки директно в регистъра на задълженията. Този метод е по-бърз, но прави проследяването на разходите и артикулите по-трудно.

Ако искате да въведете сметки директно в регистъра на задълженията, изпълнете следните стъпки:

1.   Изберете Списъци→ Сметкоплан или щракнете върху иконата на сметкоплан на началната страница.

Отваря се сметкоплан.

2. Отворете сметката Задължения.

Когато QuickBooks покаже вашия сметкоплан, щракнете двукратно върху сметката за плащане в списъка. Виждате прозореца на регистъра на задълженията, както е показано. Курсорът е в края на регистъра, готов и чака да въведете следващата сметка.

Прозорецът за регистър на задълженията.

3. Попълнете информацията за вашата сметка.

Въведете същата информация, която бихте направили, ако попълвате прозореца Въвеждане на сметки. В текстовото поле Доставчик щракнете върху стрелката надолу и изберете име от падащото меню Доставчик.

Ако въведете име на доставчик, което QuickBooks не разпознава, ще видите полето за съобщение Доставчикът не е намерен и QuickBooks ви моли да дадете информация за този нов, мистериозен доставчик. Щракнете върху Бързо добавяне, за да накарате програмата да събере информацията от регистъра, докато го попълвате, или щракнете върху Настройка, за да видите диалоговия прозорец Нов доставчик.

Трябва да изберете име на акаунт. Вероятно можете да намерите правилния в падащото меню Акаунт; ако не можете, въведете един от вашите. Виждате полето за съобщение Акаунтът не е намерен и QuickBooks ви моли да попълните информация за този нов акаунт.

Ако решите, докато попълвате регистъра, че искате да ви бъдат възстановени разходите за тази проверка или че искате да проследявате разходи и артикули, щракнете върху бутона Редактиране на транзакцията, за да видите прозореца Въвеждане на сметки. Когато приключите с попълването на прозореца, щракнете върху Save & New. Върнахте се откъдето сте започнали: в прозореца Сметки за плащане.

Виждате бутона Разделяне? Този бутон за разделяне работи по същия начин като бутона за разделяне в прозореца на регистъра на банковата сметка. Когато щракнете върху Разделяния, QuickBooks предоставя допълнителни редове за въвеждане на информация за разходите и класа.

4. Когато попълните цялата информация, щракнете върху Запис.

Бутонът Възстановяване, разположен точно вдясно от Запис, е там, в случай че попълните регистъра, но решите, че искате да започнете отначало, преди да сте записали транзакцията. Щракнете върху Възстановяване, за да изчистите информацията на екрана и имате чист лист.

Как да изтриете сметка в QuickBooks 2019

Да предположим, че случайно въведете една и съща сметка два пъти или въведете сметка, която наистина е предназначена за съседния бизнес. (Само защото проследявате сметки от компютър, не означава, че вече не е нужно да преглеждате нещата внимателно.) Ето как да изтриете сметка, която сте въвели в регистъра на задълженията:

1. Намерете сметката в регистъра на задълженията, като използвате един от следните методи:

• Ако знаете приблизително кой ден сте въвели сметката, можете да превъртите списъка, за да я намерите. Записите са изброени по дати. (Поставете отметка в квадратчето 1-ред, за да покажете всяка сметка на един ред, а не на два реда, за да направите превъртането по-бързо.)
• Ако не помните датата, изберете Редактиране → Намери.

И сега, обратно към прозореца на регистъра на задълженията, който имате в ход...

2. Изберете сметката, която искате да изтриете, като щракнете навсякъде в сметката.

3. Изберете Редактиране → Изтриване на сметката.

QuickBooks потвърждава, че наистина, наистина искате да изтриете транзакцията. Ако щракнете върху OK, той прилежно изтрива сметката от A/P регистъра.

Напомни ми да платя тази сметка, нали?

Можете да завържете връв около пръста си, но най-добрият начин да сте сигурни, че плащате сметките си навреме, е да ви напомнят QuickBooks. Всъщност можете да направите полето за съобщение Напомняния първото нещо, което виждате, когато стартирате QuickBooks.

За да коригирате опциите за напомняне на QuickBooks, трябва да сте влезли като администратор в режим на един потребител. След това изберете Редактиране→ Предпочитания. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Предпочитания, щракнете върху иконата Напомняния в списъка вляво и след това щракнете върху раздела Предпочитания на компанията, за да отворите диалоговия прозорец, показан тук.

Разделът Напомняния в диалоговия прозорец Предпочитания.

Уверете се, че бутонът за опцията Покажи обобщение или Покажи списък е избран (не можете да изберете Не ми напомняйте и да очаквате да получите напомняне) и след това си предупредете няколко дни, преди да трябва да плащате сметки, като напишете номер (10 е по подразбиране и обикновено работи добре) в текстовото поле Дни преди крайна дата, разположено в колоната Напомни ми.

Ако изберете опцията Покажи обобщение (първият бутон вдясно от опцията), получавате обобщение на сметките, които дължите всеки път, когато стартирате QuickBooks. Ако изберете Покажи списък (вторият бутон вдясно от опцията), ще получите подробности за всяка сметка.

Може да искате да прегледате прозореца Напомняния, когато стартирате QuickBooks или отворите нов фирмен файл. Прозорецът изброява напомняния (като формуляри, които трябва да отпечатате, и плащания, които трябва да изпратите) и ви казва кои неплатени сметки трябва да платите. Можете да видите този списък, като изберете Компания→ Напомняния. Имайте предвид, че можете също да кажете на QuickBooks да показва всякакви напомняния при отваряне на фирмения файл. За да направите това, изберете командата Редактиране → Предпочитания, щракнете върху Напомняния, щракнете върху Моите предпочитания и след това поставете отметка в квадратчето Показване на списъка с напомняния при отваряне на фирмен файл.