Записване на разписка за продажба с QuickBooks Simple Start

Записвате разписка за продажба, когато клиент ви плати изцяло за стоките или услугите на мястото на продажба. Разписките за продажби работят подобно на обикновените фактурирани продажби (за които първо фактурирате клиент и след това получавате плащане по фактурата). Всъщност голямата разлика между двата вида продажби е, че разписките от продажби се записват по начин, който променя паричното ви салдо, а не баланса на вземанията ви.

Следващите стъпки ви показват как да записвате разписки от продажби за продукти, които са най-сложният вид продажба в брой. Записването на разписки от продажби за услуги обаче работи по принцип по същия начин. Просто попълвате по-малко полета.

1. Щракнете върху хипервръзката „Нови разписки за продажби“.

Като алтернатива щракнете върху иконата Разписки за продажби и изберете Нов.

Появява се прозорецът Въвеждане на разписки за продажба.

Вашият прозорец Въведете разписки за продажби може да не изглежда точно като моя по няколко причини. QuickBooks Simple Start леко персонализира своите форми, за да отговарят на вашия конкретен тип бизнес.

Персонализирането на формулярите за разписки за продажби работи по подобен начин като персонализирането на фактури и кредитни известия. Например, можете да добавите лого или да направите други скромни промени.

2. Идентифицирайте клиента.

Щракнете върху стрелката надолу вдясно от падащия списък Клиент. Превъртете списъка с клиенти, докато не видите името на клиента, което искате, и след това щракнете върху него. Имайте предвид, че за разлика от фактурите, полето Клиент не е задължително за продажби в брой.

3. Дата на разписката за продажба.

Натиснете Tab, за да преместите курсора в текстовото поле Дата. След това въведете правилната дата във формат ММ/ДД/ГГ. Можете да промените датата, като използвате някой от кодовете за редактиране на дата.

4. (По избор) Въведете номер за продажба.

QuickBooks Simple Start предлага номер за продажба в брой, като добави 1 към последния номер за продажба в брой, който сте използвали. Използвайте този номер или раздел в текстовото поле Номер на продажба и променете номера на каквото искате.

5. Поправете адреса Продадено, ако е необходимо.

QuickBooks Simple Start грабва адреса за фактуриране от списъка с клиенти и използва адреса за фактуриране като адрес за продадено до. Можете обаче да промените адреса за продажба в брой, като замените съответната част от обичайния адрес за фактуриране.

6. Запишете номера на чека.

Въведете номера на чека на клиента в текстовото поле Check No. Ако клиентът ви плаща със студени твърди пари, можете да оставите текстовото поле Чек № празно.

7. Посочете начина на плащане.

За да посочите метода на плащане, щракнете върху падащия списък Метод на плащане и изберете нещо от него: пари в брой, чек, VISA, MasterCard или каквото и да било. Ако не виждате начина на плащане, който искате да използвате, можете да го добавите към списъка с методи на плащане. Изберете Добавяне на нов, за да се покаже диалоговият прозорец Нов начин на плащане. Въведете описание на начина на плащане в текстовото поле и щракнете върху OK.

8. Опишете всеки артикул, който продавате.

Преместете курсора на първия ред от списъчното поле Артикул/Описание/Количество/Ставка/Сума/Данък. Когато го направите, QuickBooks Simple Start превръща полето Елемент в падащ списък. Щракнете върху падащия списък Елемент на първия празен ред в списъчното поле и след това изберете елемента. Когато го направите, QuickBooks Simple Start попълва текстовите полета Описание и Оценка с каквото и описание на продажбите и продажната цена, които сте въвели в списъка с артикули. (Можете да редактирате тази информация, ако желаете, но това вероятно не е необходимо.) Въведете броя на продадените артикули в текстовото поле Количество. (След това QuickBooks Simple Start изчислява сумата, като умножи количеството по курса.) Опишете всеки от другите артикули, които продавате, като попълните следващите празни редове на списъчното поле.

Можете да поставите толкова артикули в разписка за продажба, колкото искате. Ако нямате достатъчно място на една страница, QuickBooks Simple Start добавя толкова страници, колкото са ви необходими към разписката. Общата сума на касовите бележки, разбира се, отива на последната страница.

9. Опишете всякакви специални артикули, които разписката за продажба трябва да включва.

QuickBooks Simple Start смята, че всичко, което залепите върху разписка (или фактура, в този смисъл) е нещо, което продавате. Ако продавате сини, жълти и червени неща, очевидно трябва да добавите всеки от тези артикули към списъка с артикули. Но ако добавите междинна сума към разписката си, QuickBooks Simple Start смята, че междинната сума е просто още едно нещо и изисква от вас да въведете друг елемент в списъка. Същото важи и за отстъпка за обем, която искате да залепите върху касовата бележка. И ако добавите данък върху разписката си, добре, познайте какво? QuickBooks Simple Start смята, че данъкът върху продажбите е просто още един елемент, който трябва да бъде включен в списъка с артикули.

За да включите една от тези специални отстъпки или междинни артикули, преместете курсора на следващия празен ред в полето Артикул, щракнете върху стрелката от дясната страна на падащото меню и след това изберете специалния артикул. След като QuickBooks Simple Start попълни текстовите полета Описание и Оценяване, може да се наложи да редактирате тази информация. Въведете всеки специален артикул — междинни суми или отстъпки — който посочвате в разписката, като попълните следващите празни редове на списъчното поле.

Ако сте поставили отметка в квадратчето Облагаем, когато сте добавили артикула към списъка с артикули, думата Данък се появява в колоната Данък, за да посочи, че артикулът ще бъде обложен с данък.

Ако искате да включите артикул с отстъпка (така че всички изброени артикули да бъдат намалени), трябва да залепите междинен артикул върху разписката след артикулите от инвентара или други артикули, които искате да намалите. След това залепете артикула с отстъпка директно след артикула за междинна сума. По този начин QuickBooks Simple Start изчислява отстъпката като процент от междинната сума.

10. Посочете данъка върху продажбите.

Ако сте посочили данъчна информация, когато сте създали фирмения си файл по време на интервюто с EasyStep, не забравяйте как QuickBooks Simple Start попита дали начислявате данък върху продажбите? QuickBooks Simple Start попълва данъчната информация по подразбиране, като събира облагаемите позиции (които са обозначени с думата Данък в колоната Данък) и умножава по процента, който сте посочили, когато сте създали фирмения си файл. Ако информацията е наред, преминете към Стъпка 13. Ако не, преместете курсора в полето Данък, което е вдясно от полето Съобщение на клиента, активирайте полето с падащ списък и изберете правилния данък върху продажбите.

11. (Наистина по избор и вероятно ненужно за продажби в брой) Добавете бележка в текстовото поле Бележка.

Можете да включите описание на бележката с информацията за продажба в брой. Тази бележка не е за вашия клиент. Дори не се отпечатва на касовата бележка, ако решите да отпечатате такава. Бележката е само за вашите очи. Описанията на бележките ви дават начин да съхранявате информация, която е свързана с продажба, с информацията за разписките за продажба.

12. Решете дали ще отпечатате разписката.

Ако няма да отпечатате разписката, уверете се, че квадратчето за отметка Печат по-късно е празно — ако не, премахнете отметката от него.

13. Щракнете върху Save & Close, за да запазите разписката за продажба.

QuickBooks Simple Start запазва разписката за продажба, която е на екрана.