Записване на вашите сметки с QuickBooks 2003

Когато влезе сметка, първото нещо, което трябва да направите, е да я запишете. Можете да записвате сметки през прозореца Въвеждане на сметки или регистъра на задълженията. Ако планирате да проследявате сметки по разход и артикул, трябва да използвате прозореца Въвеждане на сметки.

За да запишете сметка през диалоговия прозорец Въвеждане на сметки, следвайте тези стъпки:

1. Изберете Доставчици –> Въвеждане на сметки.

Или, алтернативно, изберете Доставчици от списъка Навигатори и след това щракнете върху иконата Въвеждане на сметки. Без съмнение забелязвате, че горната половина на този прозорец изглежда много като чек - това е защото голяма част от информацията, която поставяте тук, се озовава върху чека, който пишете, за да платите сметката си. (Ако видите думата Кредит в горната част на формуляра, а не Сметка, щракнете върху бутона за опция Сметка в горния ляв ъгъл. Можете също да използвате този екран, за да въведете кредит от доставчици.)

2. Изберете името на доставчика, който плащате.

Ако искате да платите тази сметка на доставчик, който вече е в списъка с Доставчици, просто щракнете върху стрелката надолу в края на реда Доставчик и изберете доставчика. (След това QuickBooks автоматично запълва прозореца Въвеждане на сметки с толкова информация, колкото може да запомни.) Но ако този доставчик е нов, QuickBooks ви моли да бързо добавите или настроите някаква информация за доставчика - адрес, кредитен лимит, условия на плащане, и така нататък. Вие предоставяте тази информация в прозореца Нов доставчик.

Ако имате една или повече непопълнени поръчки за покупка при избрания от вас доставчик, QuickBooks ви пита дали искате да получите срещу поръчка за покупка. Щракнете върху Да, ако го направите, или Не, ако не го направите. Ако изберете да получите срещу поръчка за покупка, QuickBooks показва диалоговия прозорец Отваряне на поръчки за покупка. Той просто изброява отворените поръчки за покупка, които сте записали. Когато изберете една или повече поръчки за покупка, срещу които да получите, QuickBooks попълва артикулите и сумите от тези поръчки вместо вас, които можете да промените, ако е необходимо.

За да създадете поръчка за покупка, която е само запис на артикулите, които поръчвате от доставчици, изберете Доставчици –> Създаване на поръчки за покупка. Когато QuickBooks покаже прозореца Създаване на поръчки за покупка, опишете поръчката си. Вие отпечатвате и редактирате поръчки за покупка по същия начин, както отпечатвате фактури и кредитни известия.

3. Изберете условията за плащане, които описват кога сметката е дължима.

В реда Условия отворете падащия списък и изберете условията за плащане (ако информацията все още не е там, когато сте настроили доставчика).

4. (По избор) Въведете бележка, за да опишете сметката.

Можете да въведете бележка в полето Бележка. Бележката, която въвеждате, се появява в регистъра на A/P.

5. Преместете курсора надолу до колоната Сметка на раздела Разходи и въведете име на разходна сметка.

Вероятно искате да въведете името на разходна сметка, която вече е в сметкоплана. Ако случаят е такъв, щракнете върху стрелката надолу, за да видите списък с всичките си акаунти. Вероятно трябва да превъртите надолу списъка, за да стигнете до сметките за разходи (бърз начин да се придвижите надолу по списъка е да започнете да въвеждате името на акаунта - отивате направо надолу по списъка). Щракнете върху акаунта, който представлява тази сметка (най-вероятно това е Консумативи или нещо подобно).

Ако трябва да създадете нова категория разходна сметка за тази сметка, изберете от горната част на списъка. Виждате диалоговия прозорец Нов акаунт. Попълнете информацията и щракнете върху OK.

Ами ако парите, които плащате поради тази сметка, могат да бъдат разделени между две, три или четири сметки за разходи? Просто щракнете под акаунта, който току-що сте въвели. Появява се стрелката надолу. Щракнете върху него, за да въведете друга сметка за разходи, и друга, и още една, ако искате.

6. Ако е необходимо, преминете към колоната Сума и променете числата.

Ако разделяте тази сметка между няколко акаунта, уверете се, че числата в колоната Сума се равняват на общата сума на сметката.

7. (По избор) Въведете думи за обяснение или мъдрост в колоната Бележка.

8. (По избор) Възложете разходите на Клиент:Работа.

Ако планирате да ви бъдат възстановени тези разходи или ако просто искате да проследявате разходите си по работа, въведете клиента, който ще ви възстанови. Въведете сума за всяка сметка, ако е необходимо. Можете да използвате стрелката надолу, за да намерите клиенти и след това да щракнете върху тях.

9. (По избор) Присвояване на разходите към клас.

Можете също да проследявате разходите по клас, като правите записи в колоната Клас. Забележете обичайната стрелка надолу и щракнете върху нея, за да видите списък с класове. (Не виждате колона за клас, освен ако не сте казали на QuickBooks, че искате да използвате класове.)

Ако искате QuickBooks да проследява разходите по клас, можете да го настроите да го прави. За да настроите QuickBooks за проследяване на разходите, изберете Редактиране –> Предпочитания. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Предпочитания, щракнете върху иконата Счетоводство, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това поставете отметка в квадратчето Използване на проследяване на класа.

Ако желаете, щракнете върху бутона Преизчисли, за да обобщите разходите.

10. Използвайте раздела Елементи, за да запишете различните артикули, които представлява сметката.

Щракнете върху раздела Елементи. Въведете артикулите, които сте закупили, и цените, които сте платили за тях.

Ако след частично попълване на сметката разберете, че сметката наистина плаща поръчка за покупка, щракнете върху бутона Избор на поръчка, който се показва в раздела Артикули на прозореца Въвеждане на сметка.

От падащия списък Доставчик щракнете върху името на продавача, който ви е изпратил сметката. В списъка с отворени поръчки за покупка щракнете в колоната вляво, за да поставите отметка до поръчката (или поръчките), за която плащате. Достатъчно лесно? Щракнете върху OK, когато сте готови, и QuickBooks автоматично попълва раздела Елементи вместо вас.

11. Преминете към колоната Елемент и въведете име за артикула.

Обърнете внимание на стрелката надолу в тази колона. Щракнете върху него, за да видите списъка с артикули. Артикулът, за който плащате, фигурира ли в този списък? Ако е така, щракнете върху този елемент. Ако не, изберете от горната част на списъка и попълнете прозореца Нов елемент.

12. Попълнете останалите редове с елементи в раздела Елементи.

Тук можете да въведете всички артикули, които купувате. Уверете се, че разделът Елементи показва точно артикулите, които купувате, техните разходи и количествата. Ако желаете, щракнете върху бутона Преизчисли, за да обобщите елементите.

13. Запазете сметката.

Щракнете върху Save & New, за да запазите записа на сметката и след това въведете друга сметка. Или щракнете върху Save & Close, за да запишете сметката си, но да не платите друга сметка.