Запазване на документи в QuickBooks

Колко дълго трябва да съхранявате стари отчети, копия на фактури и други части от счетоводна информация? За съжаление, няма еднозначен отговор на тези въпроси. Въпреки това, ето някои неща, върху които да помислите:

• Помислете дали другата страна по транзакция някога ще иска информацията. Например, ако хронично спорите с доставчик за това дали сте платили някаква сметка, има смисъл да държите на тези сметки на доставчика и всички записи на плащането си, докато спорът може да продължи.

  Това означава, че всяка документация, която документира сметките и плащанията на доставчика, не трябва непременно да бъде запазена, ако нямате проблем.

• Помислете за изискванията за данъчно счетоводство. По закон (много хора не осъзнават това) бизнесът е длъжен да поддържа счетоводни записи, за да отчита своите печалби, загуби, приходи и удръжки на Службата за вътрешни приходи. Това означава, че всичко, което ви е необходимо, за да изчислите печалбите си или да обосновете елементи от вашите изчисления, трябва да бъде запазено.

  Съществува обаче давностен срок, който обикновено тече три години от датата, на която последно сте подали декларацията. Това означава, че в повечето случаи не е необходимо да съхранявате документи, които са по-стари от три години след връщането, за което се отнася. С други думи, ако имате данни от 2009 г. и сте подали данъчна декларация за 2009 г. на 15 март 2010 г. до 16 март 2013 г., не трябва (в повечето случаи) да съхранявате цялата тази стара документация.

  Давността диктува, че трябва да можете да изхвърлите старите неща. Трябва да се внимава, тъй като има няколко изключения от този тригодишен давностен срок:

  • Ако сте били наистина небрежни и поради вашата небрежност сте пропуснали брутния доход над 25 процента от това, което показва вашата възвръщаемост, срокът на давност е равен на шест години.

  • Ако не е подадена декларация или е подадена измамна декларация, не съществува давност.

  • Държавите без данъци върху доходите (като щата Вашингтон) използват различен набор от правила и могат да използват по-дълъг срок на давност. Щат Вашингтон, например, казва, че давността тече четири години, а не три.

• Помислете за старите записи, които може да са ви необходими в бъдеще, за да изчислите елемент за вашата данъчна декларация. Тези записи трябва да се съхраняват. Например, ако сте купили фабрика преди 30 години, съхранявайте тези записи за покупки до 3 (или 6) години след като продадете фабриката.

• Имайте предвид, че в някои индустрии съществуват други правила или разпоредби за задържане на документи. Например, ако сте лекар, вие съхранявате старите си досиета на пациентите – и това може да включва счетоводна информация за пациентите – за повече от три години. Тези други правила за задържане на документи варират в зависимост от индустрията. Разберете какви са правилата за вашата индустрия.

• Помислете за риска от запазване на поверителна информация твърде дълго. И накрая, въпреки че може да обмислите всички гореизложени точки и да заключите, че трябва да съхранявате финансовите си записи завинаги, имайте предвид, че този подход също създава рискове. Колкото повече финансова документация архивирате, толкова по-лесно в някои случаи може да бъде тази информация да бъде изгубена или открадната.

  Не бихте искали например да съхранявате данни за толкова години, че трябва да наемете склад в лоша част на града, само за да съхранявате нещата.

Обобщавайки, как разбирате тези неясни предложения? Измислете грубо предположение колко дълго смятате, че трябва да се задържате за нещата.

Ако не правите нищо престъпно, измамно или небрежно, хвърлете всичко, което е на повече от пет години. Разделете документите, които можете да изхвърляте по година в кутии. Етикетирайте кутиите с номера на годината. Също така маркирайте кутиите с бележка като „Изхвърлете през 2016 г.“, само за да знаете кога можете да изхвърлите тези неща.

Може да помислите два пъти за простото изхвърляне на финансови записи. Не изхвърляйте личните си записи или, разбира се, всички клиентски записи: първо раздробете документите.

Между другото, някои магазини за консумативи за големи боксове предлагат услуги за раздробяване в магазина на разумни цени.