Електронно таксуване в Sage Timeslips

Някои компании - предимно адвокати, които работят със застрахователни компании - трябва да представят на одиторските фирми електронни сметки за предоставени услуги. С помощта на добавката за електронно таксуване Sage Timeslips, която поддържа различни формати за електронно фактуриране, използвани от повечето големи одиторски фирми, можете да проследявате времето си, да подготвите сметка в правилния електронен формат и след това да я експортирате в одита твърд.

Посетете уебсайта на Sage Timeslips, за да прочетете за форматите за доставка на електронни сметки, които Timeslips може да поддържа.

Настройка на електронно таксуване

За да използвате добавката за електронно таксуване Sage Timeslips, трябва да я настроите, като следвате инструкциите, които идват с добавката. След това можете да представите сметки в правилния формат за одиторската фирма, с която работите. Не забравяйте, че всяка одиторска фирма има уникални настройки и файлови формати.

Освен това трябва да идентифицирате клиентите, за които използвате електронна доставка. Започнете, като изберете Имена→ Информация за клиента. В прозореца Списък с клиенти, който се показва, щракнете двукратно върху клиент, за който се прилага електронна доставка. След това щракнете върху раздела Споразумение 2 на прозореца Информация за клиента и задайте полето Електронна доставка на съответната одиторска фирма.

В повечето случаи също трябва да добавите персонализирани полета и да ги присвоите на клиентите, които използват фирмата получател.

Добавката за електронно таксуване ви спестява време и ви позволява да добавяте предварително дефинирани набори от персонализирани полета, свързани с конкретни одиторски фирми.

За някои одиторски фирми трябва да използвате набора от кодове за съдебни спорове на Американската адвокатска асоциация (ABA) или Единната система за управление, базирана на задачи, за да идентифицирате задачи, разходи и референции. Ако сте създали своята база данни Timeslips, използвайки стила на базата данни Legal with ABA Litigation Codes, тези кодове вече съществуват във вашата база данни. Ако сте използвали друг шаблон, за да създадете своята база данни Timeslips, трябва да въведете кодовете за задачи, разходи и препратки в полето Псевдоним 2 на задачата, разхода и референтния псевдоним и да използвате полето Псевдоним 1, за да въведете описателен име, което лесно ще разпознаете, докато създавате фишове.

В набора кодове за съдебни спорове за задачи на Американската адвокатска асоциация и Единната система за управление, базирана на задачи, кодовете започват с буквите A, E или L. Присвойте кодове, които започват с A на задачите, кодове, които започват с E , и кодове, които започнете с L към препратките.

Проучване на процеса на електронно фактуриране

Процесът за електронна доставка на сметки в Sage Timeslips е подобен на процеса за генериране на други сметки. Все още първоначално поставяте сметките си в етап на проверка, след което ги преглеждате и правите промени. Но когато сте готови да изпратите сметките, вие ги експортирате и изпращате файловете на одиторска фирма за преглед.

От долната част на менюто Сметки изберете подходящата електронна фирма за доставка на сметки или одиторска фирма и след това щракнете върху Експортиране. Timeslips ви подканва за папка, в която да запишете експортираните сметки. След като експортът приключи, можете да изпратите сметките на одиторската фирма.

В повечето случаи, когато експортирането приключи, Sage Timeslips премества сметките от етап на доказателство в етап на одит. За някои одиторски фирми обаче Timeslips одобрява сметките.

Timeslips третира сметките на етап одит подобно на начина, по който третира сметките в етап на доказване: Timeslips заключва сметките, докато одиторската фирма ги преглежда. Когато фирмата се свърже с вас с тяхната оценка, вие одобрявате сметките, които не изискват промени, и изчиствате сметки, които изискват промени от етапа на одит, като използвате прозореца Етапи на фактури (изберете Сметки→ Одобряване или Изчистване на одитирани сметки→ Одобряване или изчистване на сметки) и извършване на необходимите промени. След това отпечатвате сметките отново и повтаряте процеса.

Ако Timeslips одобри сметките, които изпращате на одиторската фирма и одиторската фирма изисква промени, можете да изчистите избраните сметки от раздела „Отмяна“ на прозореца „Етапи на фактури“, да ги редактирате, да ги отпечатате отново и да повторите процеса на отпечатване и електронна доставка.

Възможно е одиторска фирма да не оцени сметката ви, преди да сте готови да подадете друга. В този случай одобрите сметката, която вече сте изпратили, и, ако одиторската фирма изисква промени в нея, опитайте да я отмените. Ако не можете да отмените сметката, ще трябва да въведете кредитна транзакция за вземане на сметки за оригиналната сметка, да въведете отново данните, които са се появили в тази сметка, и да генерирате нова сметка, която да изпратите до одиторската фирма.

Разделяне на електронни сметки

Ако използвате функцията за разделяне на сметки в Timeslips, която ви позволява да установите правила за разпределяне или разделяне на таксите по сметка между хронометристите, имайте предвид, че различните одиторски фирми обработват разделното таксуване по различни начини. Някои го позволяват, но го игнорират, други го позволяват и го използват, а трети не го поддържат.