Единични дейности за таксуване за време в QuickBooks 2014

През повечето време редовите позиции, които се показват във фактура, са позиции, които описвате в списъка с артикули и след това определяте количествено директно във фактурата. Въпреки това, в някои предприятия за услуги, вие всъщност може да продадете много единици от един и същи артикул. Ако искате да записвате сервизни дейности, когато се случват, изберете командата Клиенти→ Въведете време→ Време/Въведете единична дейност.

QuickBooks показва прозореца Time/Enter Single Activity.

За да запишете време или да запишете една дейност, запишете датата на дейността в полето Дата. Използвайте полето Име, за да идентифицирате лицето, което извършва услугата. В полето Клиент:Работа посочете клиента или работата, за която се извършва услугата.

Изберете подходящия елемент на услугата от падащия списък Елемент на услугата и (ако проследявате служител) подходящия елемент от заплатата от падащия списък Елемент за заплати. Ако проследявате класове, предвидливо, можете също да използвате падащия списък Клас, за да класифицирате дейността.

Използвайте полето Бележки, за да запишете кратко, подходящо описание на услугата. Това описание се появява във фактурата, така че внимавайте за това, което пишете.

След като опишете или предоставите тази обща информация за услугата, имате два начина да запишете времето, прекарано в услугата:

• Ръчно записване на времето: Можете ръчно да записвате времето, прекарано в дейност, като използвате полето Продължителност, за да въведете времето. Ако сте прекарали 10 минути, например, въведете 0:10 в полето Продължителност. Ако сте прекарали 3 часа и 40 минути, въведете 3:40 в полето Продължителност.

• Накарайте QuickBooks да записва времето: Можете също така да накарате QuickBooks да записва времето, което сте прекарали в дейността. Просто щракнете върху бутона Старт в полето Продължителност, когато стартирате дейността, и щракнете върху бутона Стоп, когато спрете дейността. Ако искате да поставите на пауза таймера (докато приемате телефонно обаждане, например), щракнете върху бутона Пауза.

След като опишете дейността, която извършвате в прозореца Време/Въвеждане на единична дейност, щракнете върху бутона Запиши и ново или Запиши и затвори, за да запишеш информацията за дейността.

Проверете дали квадратчето за таксуване (в горния десен ъгъл на прозореца Време/Въвеждане на единична дейност) е избрано. Избирайки полето „Таксуеми“, вие казвате на QuickBooks, че трябва да съхранява този запис на подлежаща на таксуване дейност за по-късно включване във фактура.

Можете да използвате бутоните Предишен и Следващ, които се появяват в горната част на прозореца Време/Въвеждане на единична активност, за да прелиствате напред-назад през вашите записи за времето на дейност. Имайте предвид също, че бутонът за правопис също е наличен. Щракнете върху бутона Правопис, за да проверите правописа на описанието на бележките, което въвеждате – което е добра идея, защото тази информация ще се появи във фактура по-късно.

За да добавите време за таксуване и цена към фактура, създайте фактурата по обичайния начин. След като идентифицирате клиента (и ако сте въвели време за клиента) и ако сте проследявали времето или разходите за клиента, QuickBooks показва поле за съобщение, което пита дали искате да таксувате за някое от времето или разходите .

Ако посочите „да“, QuickBooks показва диалоговия прозорец Избор на време за таксуване и разходи.

Разделът Време на диалоговия прозорец Избор на време за таксуване и разходи показва всяко от времената, които сте записали за клиент. За да добавите тези времена към фактурата, щракнете върху колоната Използване за времето. (Колоната Използване е най-лявата колона, показваща отметка.)

Или, ако искате да изберете всички времена, щракнете върху бутона Избор на всички. След това щракнете върху OK. QuickBooks добавя всяко от тези времена за таксуване към фактурата като отделни редове. Следващата фигура показва как информацията за времето за таксуване се появява в прозореца Създаване на фактури.