Бутони на прозореца за отчет на QuickBooks 2013

Прозорецът за отчет на QuickBooks 2013 обикновено предоставя девет различни бутона: Персонализиране на отчет, Споделяне на шаблон, Запомняне, Печат, имейл, Excel, Скриване на заглавка, Сгъване и Обновяване. Можете да разберете какво правят тези командни бутони чрез експериментиране.

Бутонът Modify Report показва диалоговия прозорец Modify Report. Можете да използвате този команден бутон, за да персонализирате отчет.

Бутонът Запомняне показва диалоговия прозорец Запомняне на отчет. Диалоговият прозорец Запомняне на отчет ви позволява да запаметите или да запазите за постоянно определен набор от настройки за създаване на отчет. След като запомните тези настройки, по-късно можете да създадете точно същия отчет, като изберете запаметения отчет от подменюто Отчети→ Запомнени отчети.

Можете да запишете запомнен отчет в групата за запаметени отчети, а също и в група запомнени отчети. За да направите това, поставете отметка в квадратчето Запиши в запаметена група отчети. След това използвайте падащия списък Save in Memorized Report Group, за да изберете групата отчети, в която трябва да бъде запазен запаметения отчет.

The Print командния бутон ви позволява да отпечатвате в доклада. Когато щракнете върху Print, QuickBooks (понякога след малко досада) показва диалоговия прозорец Print Reports. Диалоговият прозорец Печат на отчети ви позволява да изберете как трябва да се отпечатва отчетът и къде да се отпечатва.

Например, разделът Настройки ви позволява да изберете принтера, да изберете ориентация на страницата (портретна или пейзажна), да посочите, че искате да отпечатате само диапазон от страници на отчета, и да контролирате разбиването на страници.

Разделът Margins на диалоговия прозорец Print Reports ви позволява да посочите полетата, които QuickBooks трябва да използва на страниците с отпечатани отчети. Посочвате горното, дясното, долното и лявото поле в инчове.

Щракнете върху бутона Визуализация, предоставен в диалоговия прозорец Печат на отчети, за да се покаже прозорецът Визуализация. Прозорецът за преглед показва как изглеждат вашите отпечатани страници с отчети. Прозорецът за преглед също включва бутони за страница към предишната и следващата страница на отчета, за увеличаване и намаляване на отчета и за отпечатване на отчета на хартия.

След като използвате раздела Настройки и полета, за да посочите как QuickBooks трябва да отпечата отчет, щракнете върху Печат. QuickBooks изпраща отчета на вашия принтер.

Най- E - командния бутон поща ви позволява да електронна поща копие от доклада като прикачен файл. Когато щракнете върху Имейл, QuickBooks стартира вашата програма за електронна поща вместо вас.

Ако щракнете върху бутона Excel , QuickBooks показва подменю, от което можете да изберете Създаване на нов работен лист или Актуализиране на съществуващ работен лист. Изберете Създаване на нов работен лист, за да покажете диалоговия прозорец Изпращане на отчет в Excel. Диалоговият прозорец Изпращане на отчет в Excel ви позволява да вземете информацията в отчет и да я копирате във файл, който програма за електронни таблици, като например Microsoft Excel, може лесно да отвори.

Можете да изпратите копието в нова електронна таблица на Excel, в съществуваща електронна таблица на Excel или във файл .csv (стойности, разделени със запетая), който може да бъде отворен от почти всяка програма за електронна таблица или база данни.

За да копирате отчета в нова работна книга, изберете опцията Създаване на нов работен лист на Excel и след това опцията В нова работна книга. За да копирате отчета в нов работен лист в съществуваща работна книга, изберете радио бутоните Създаване на нов работен лист и В съществуваща работна книга и след това въведете пътя и името на работната книга в текстовото поле, което QuickBooks отваря, след като щракнете върху бутона за избор.

Ако не знаете пътя и името на работната книга, щракнете върху бутона Преглед и след това използвайте диалоговия прозорец, който QuickBooks показва, за да намерите файла на работната книга.

Ако искате да замените съществуваща електронна таблица на Excel с новия отчет, който изпращате в Excel, щракнете върху опцията Замяна на съществуващ работен лист на Excel и след това, когато QuickBooks отвори текстово поле и добави бутона Преглед, или въведете пътя и името на работната книга в текстовото поле или щракнете върху бутона Преглед, отидете до работната книга и я изберете.

И накрая, ако искате да копирате информацията за отчета в .csv файл (файлов формат, който може да бъде отворен от всяка програма за електронна таблица или база данни), изберете радио бутона Файл, разделен със запетая (csv).

Ако щракнете върху бутона Разширени в диалоговия прозорец Изпращане на отчет в Excel, QuickBooks показва диалоговия прозорец Разширени опции на Excel.

Този диалогов прозорец ви позволява да контролирате какво форматиране QuickBooks копира в Excel (направете това с квадратчетата за отметка на Опции за форматиране), да включвате или изключвате определени функции за форматиране на Excel (направете това с квадратчетата за отметка на функциите на Excel) и да настроите предварително отпечатване на работна книга информация в Excel (направете това с радио бутоните Опции за печат).

Всички тези неща са свързани с това как работи Excel. Ако ви е удобно да работите с Excel, продължете и направете желаните промени. Ако не ви е удобно да работите с Excel, продължете и приемете предложенията по подразбиране на QuickBooks. Можете да промените всички тези неща по-късно, доста лесно, в Excel.

Бутонът Скриване на заглавка и бутонът Сгъване променят начина, по който отчетът се показва в прозореца на отчета и, ако е отпечатан, на страницата.

Щракнете върху бутона Hide Header, за да премахнете информацията за заглавката, като например името на компанията. Ако скриете заглавката, можете да щракнете върху бутона Скриване на заглавката отново, за да замените заглавката.

Бутонът Свиване свива детайлите в отчета. QuickBooks не показва подсметките в свития отчет – само сметки.

За да разгънете отчет, който сте свили преди това, щракнете върху бутона Разгъване. QuickBooks заменя бутона за свиване с бутона за разширяване, когато прозорецът на отчета показва свити отчет.

Бутонът Refresh указва на QuickBooks да актуализира информацията на отчета за промени във файла с данни на QuickBooks. В началото това звучи налудничаво, но всъщност можете да оставите прозорците на отчетите отворени. Това означава, че прозорецът на отчета може да показва отчет за печалбата и загубата, например от преди седмица.

Ако сте въвели няколко транзакции през последната седмица, данните в отчета може вече да не са правилни. Когато щракнете върху бутона Обнови, QuickBooks знае, че трябва да актуализира отчета за най-новите промени.

QuickBooks обикновено ви подканва да актуализирате отчет за промени във файла с данни на QuickBooks. Ако обаче не следвате предложението на QuickBooks за актуализиране, по-късно можете да щракнете върху Обнови, за да актуализирате.