Vendosja e rregullave në QuickBooks Online për të pranuar transaksione

QuickBooks Online përpiqet të mësojë zakonet tuaja ndërsa rishikoni transaksionet e shkarkuara; ju mund ta ndihmoni procesin duke vendosur rregulla që QBO duhet të ndjekë. Kur vendosni rregulla, ju përshpejtoni procesin e rishikimit sepse, në mënyrë efektive, i tregoni QBO-së paraprakisht se si të trajtojë disa lloje transaksionesh.

Si funksionojnë rregullat

Supozoni, për shembull, që blini gaz për makina për përdorim biznesi nga stacionet e benzinës Shell dhe paguani gjithmonë duke përdorur një kartë krediti që keni lidhur me një institucion financiar në QBO. Në mënyrë efektive, ju dëshironi të kategorizoni të gjitha transaksionet në stacionet Shell në llogarinë tuaj të shpenzimeve të karburantit.

Mund ta caktoni manualisht kategorinë në një nga këto transaksione dhe të prisni që QBO të "mësojë" preferencën tuaj, ose mund të vendosni një rregull që QBO ta ndjekë. Kur vendosni një rregull, ju specifikoni informacione të tilla si llogaritë dhe llojet e transaksioneve (paratë hyrëse ose jashtë) për të cilat rregulli duhet të zbatohet.

Ju mund të krijoni një rregull që prek të gjitha llogaritë ose një rregull që prek llogari të veçanta.

Ju më pas identifikoni kriteret që duhet të plotësojnë transaksionet individuale përpara se QBO të veprojë mbi transaksionet. Së fundi, ju përcaktoni informacionin që QBO duhet t'u caktojë transaksioneve që plotësojnë kriteret. Për shembull, mund të specifikoni një lloj transaksioni dhe një kategori.

Rregullat që vendosni mund të funksionojnë në një nga dy mënyrat:

• QBO mund të përdorë rregullin tuaj për të sugjeruar ndryshime në transaksionet e shkarkuara që më pas i rishikoni dhe miratoni. Ose
• Ju mund të vendosni që QBO të zbatojë automatikisht rregullin për të gjitha transaksionet që ai përcakton se përputhen me kushtet e rregullit dhe t'i shtoni ato transaksione në QBO.

Kur përdorni qasjen e parë, QBO identifikon, në skedën Për Rishikim të faqes së Bankës dhe Kartave të Kreditit, transaksionet për të cilat gjen dhe pret të zbatojë një rregull. Ju mund t'i identifikoni këto transaksione sepse, në kolonën Kategori ose Përputhje, ato shfaqin një ikonë Rregulli.

QBO përdor ikona të ndryshme për të identifikuar transaksionet që përputhen me rregullat, por që nuk janë shtuar ende në kompaninë tuaj dhe transaksionet e shtuara automatikisht nga rregullat.

Qasja e dytë mund të duket e rrezikshme, por në të vërtetë nuk është. Edhe pse QBO e zbaton automatikisht rregullin, ju prapë mund të bëni ndryshime në transaksionet që QBO i pranon automatikisht.

Krijimi i një rregulli

Ju vendosni cilindo lloj rregulli - atë që sugjeron ndryshime dhe ju duhet t'i rishikoni ato, dhe atë që shton automatikisht transaksionet bazuar në një rregull - duke përdorur të njëjtat hapa. Ka vetëm një hap ku i bëni gjërat ndryshe.

Zgjidhni Transaksionet → Banka.

Shfaqet faqja Banka dhe Kartat e Kreditit.

Në anën e djathtë të faqes, klikoni shigjetën poshtë pranë butonit Përditëso dhe zgjidhni Menaxho rregullat.

QBO shfaq faqen e Rregullave.

Klikoni butonin Rregulli i ri në këndin e sipërm të djathtë të faqes së Rregullave.

QBO shfaq kutinë e dialogut Rule.

Jepini rregullit një emër - një emër që do të jetë kuptimplotë për ju.

Identifikoni nëse rregulli zbatohet për paratë që vijnë në QBO ose paratë që rrjedhin nga QuickBooks dhe zgjidhni llogaritë në të cilat dëshironi të zbatohet rregulli.

Përdorni seksionin "Kur një transaksion përmbushet" për të vendosur kriteret që QBO duhet të përdorë kur shqyrton transaksionet e shkarkuara për të përcaktuar nëse duhet zbatuar rregulli për to.

Ju mund të vendosni disa kritere duke përdorur butonin "Shto linjë" dhe mund të specifikoni që një transaksion duhet të plotësojë të gjitha ose ndonjë nga kriteret. Specifikimi i "të gjitha" është më i rreptë dhe QBO është më selektiv për zbatimin e rregullit.

Kutia e parë e listës në seksion ju mundëson të specifikoni nëse QBO duhet të krahasojë përshkrimin e transaksionit, tekstin e bankës ose shumën e transaksionit me një kusht që ju vendosni. Për ata që pyesin mendjen atje, Përshkrimi (përshkrimi i transaksionit) i referohet tekstit që shfaqet në kolonën përshkrim të faqes së Bankës dhe Kartave të Kreditit. Opsioni Teksti i Bankës i referohet përshkrimit të Detajeve të Bankës që banka shkarkon; ju mund të shikoni përshkrimin e Detajeve të Bankës nëse klikoni ndonjë transaksion të shkarkuar. Përshkrimi i Detajeve të Bankës shfaqet në fund të majtë të transaksioneve që po modifikohen.

Në fund të kutisë së dialogut Rregulli, vendosni informacionin që dëshironi të zbatojë QBO për transaksionet që plotësojnë kriteret e rregullit. Ju mund të zgjidhni një ose më shumë nga sa vijon:

• Zgjidhni llojin e transaksionit që QBO duhet t'i caktojë transaksionit.
• Zgjidhni përfituesin e pagesës dhe një ose më shumë kategori për t'u aplikuar për transaksionet që plotësojnë kushtet e rregullit.
• Opsionale, shtoni një Memo për çdo transaksion që plotëson kushtet e rregullit.
• Zgjidhni kutinë e zgjedhjes "Shto automatikisht te librat e mi" nëse dëshironi që QBO të shtojë automatikisht transaksionet që plotësojnë kushtet e rregullit në kompaninë tuaj.

  Ky është hapi "i ndryshëm" nga ai që e gjeni në hyrje të këtyre hapave. Nëse zgjidhni këtë kuti, nuk keni nevojë të miratoni transaksione për të cilat QBO zbaton këtë rregull. Por ju gjithmonë mund të bëni ndryshime në transaksionet e shtuara automatikisht.

Klikoni Ruaj.

Pasi të krijoni një rregull, mund të përdorni kolonën Veprimet e faqes së Rregullave për ta kopjuar atë (në mënyrë që të mos keni nevojë të krijoni rregulla të ngjashme nga e para) dhe për të fshirë rregullat që nuk i dëshironi më. Dhe, nëse keni nevojë të redaktoni një rregull, klikoni butonin Edit në kolonën Veprimet për të rihapur kutinë e dialogut Rregulli dhe për të bërë ndryshime.

Kontabilistë, ju mund të ndihmoni klientët tuaj dhe të kurseni pak kohë nëse eksportoni dhe importoni rregullat midis kompanive QBO.