Si të shtoni përdorues në QuickBooks Enterprise Solutions

Nëse më shumë se një person do të përdorë QuickBooks, ju dëshironi të konfiguroni përdorues shtesë. Për të shtuar përdorues në QuickBooks Enterprise Solutions, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni komandën Kompani → Përdoruesit → Vendosni përdoruesit dhe rolet.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Përdoruesi dhe Rolet. Kutia e dialogut "Përdoruesit dhe rolet" identifikon çdo përdorues për të cilin është konfiguruar qasja në QuickBooks dhe rolet që QuickBooks mund të plotësojnë kur përdorin QuickBooks. Lista e përdoruesve, e cila shfaqet në skedën Lista e përdoruesve të kutisë së dialogut, gjithashtu identifikon se kush është aktualisht i kyçur në sistem.

Tregoju QuickBooks se dëshiron të shtosh një përdorues duke klikuar butonin New.

Kur klikoni këtë buton, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut "Përdoruesi i ri".

Identifikoni përdoruesin dhe jepni një fjalëkalim.

Ju duhet t'i jepni secilit përdorues për të cilin po vendosni një emër përdoruesi. Ju e bëni këtë duke futur një emër të shkurtër - ndoshta emrin e përdoruesit - në kutinë Emri i përdoruesit. Pasi të identifikoni përdoruesin, futni fjalëkalimin e përdoruesit si në kutinë e tekstit "Fjalëkalimi" dhe në kutinë e tekstit "Konfirmo fjalëkalimin".

Identifikoni rolin(et) e përdoruesit.

Përdorni kutinë e listës së roleve të disponueshme për të zgjedhur rolet (ose detyrat) që përdoruesi plotëson. Më pas shtoni rolin e zgjedhur në listën e roleve të caktuara të përdoruesit duke klikuar butonin Shto. Për të hequr një rol nga një përdorues, zgjidhni rolin në kutinë e listës së roleve të caktuara dhe më pas klikoni Hiq.

Kutia e Përshkrimi në fund të kutisë së dialogut "Përdoruesi i ri" përshkruan rolin në më shumë detaje, duke përfshirë llojin e përdoruesit të QuickBooks të cilit zakonisht mund t'i caktohet roli i zgjedhur.

(Opsionale) Ndryshoni rolet sipas nevojës.

Ju mund të rregulloni rolet që ju (me ndihmën e QuickBooks) i caktoni. Për ta bërë këtë, zgjidhni skedën Rolet e kutisë së dialogut Users and Roles, klikoni rolin që dëshironi të ndryshoni dhe më pas klikoni butonin Edit.

Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Edit Role, zgjidhni një aktivitet kontabël ose zonë në listën Zona dhe Aktivitetet dhe më pas përdorni butonat e Nivelit të Qasjes në Zonë për të specifikuar se çfarë mund të bëjë një përdorues me rolin e zgjedhur. Mund të tregoni që përdoruesi nuk duhet të ketë akses duke zgjedhur butonin e radios Asnjë.

Mund të tregoni se përdoruesi duhet të ketë akses të plotë duke zgjedhur butonin e radios Full. Nëse përdoruesi duhet të ketë akses të pjesshëm, ju zgjidhni butonin e pjesshëm dhe më pas kontrolloni ose pastroni (sipas rastit) kutitë Krijo, Modifiko, Fshi, Printo dhe Shiko Bilancin. Klikoni OK për të ruajtur çdo ndryshim në role dhe për t'u kthyer në kutinë e dialogut "Përdoruesit dhe rolet".

Mund të shihni se çfarë aksesi ka fillimisht çdo rol duke zgjedhur një nga hyrjet në listën Zona dhe Aktivitetet. QuickBooks përdor butonat dhe kutitë e Nivelit të Qasjes në Zonë për të treguar cilësimet aktuale për rolin.

Si rregull i përgjithshëm, kur bëhet fjalë për kontrollet e kontabilitetit, ju dëshironi të siguroni një sasi minimale aksesi. Nëse dikush nuk ka nevojë për qasje në skedarin e të dhënave QuickBooks për detyrat e përditshme, duhet të zgjidhni butonin Asnjë.

Nëse dikush ka nevojë për pak akses - ndoshta për të përgatitur vlerësimet e punës ose faturat - ju i jepni vetëm atë akses dhe asgjë më shumë.

Sa më shumë mundësi t'u jepni punonjësve ose nënkontraktorëve ose kontabilistëve për të frekuentuar sistemin tuaj të kontabilitetit, aq më i madh është rreziku që dikush pa dashje ose qëllimisht të futë gabime në sistem. Gjithashtu, sa më të mëdha të jenë të drejtat dhe aksesi që jepni, aq më e lehtë do t'jua bëjë dikujt që t'ju vjedhë.

(Opsionale) Rishikoni lejet tuaja të përdoruesit.

Pasi të konfiguroni një përdorues, duhet (për të qenë të kujdesshëm) të rishikoni lejet që i keni dhënë përdoruesit. Për ta bërë këtë, klikoni skedën Lista e përdoruesve të kutisë së dialogut Përdoruesit dhe Rolet, zgjidhni përdoruesin dhe më pas klikoni butonin Shiko Lejet.

Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut View Permissions, zgjidhni përdoruesin dhe më pas klikoni butonin Display për të parë dritaren View Permissions, e cila shfaq një listë shumë të detajuar të asaj që përdoruesi mund dhe nuk mund të bëjë.

(Opsionale) Rishikoni modifikimet e rolit tuaj.

Nëse bëni ndryshime në lejet e një roli, ndoshta dëshironi t'i rishikoni ato ndryshime. Për ta bërë këtë, klikoni në skedën Lista e roleve të kutisë së dialogut Përdoruesit dhe Rolet, zgjidhni rolin dhe më pas klikoni butonin Shiko Lejet. QuickBooks shfaq një version tjetër të kutisë së dialogut Lejet e shikimit që liston rolet që ju dhe QuickBooks keni vendosur.

Zgjidhni rolin që dëshironi të rishikoni dhe më pas klikoni butonin Shiko Lejet. QuickBooks shfaq një version tjetër të dritares së Lejeve të shikimit, me një listë të detajuar të asaj që dikush me rolin mund dhe nuk mund të bëjë.

Pasi të keni mbaruar shqyrtimin e lejeve të përdoruesve dhe roleve, klikoni Mbyll për të mbyllur çdo dritare të hapur dhe më pas klikoni butonin Anulo ose Mbyll për të mbyllur çdo kuti dialogu të hapur.

Nga kjo pikë e tutje, përdoruesi i ri mund të përdorë QuickBooks; megjithatë, të drejtat e tij ose të saj janë të kufizuara në atë që keni specifikuar.

Kontabilistët shpesh duan të shohin të drejtat që kanë përdorues të veçantë. Kjo është veçanërisht e vërtetë nëse auditoheni nga CPA-ja juaj si pjesë e mbylljeve vjetore. (Ju mund të auditoheni nëse banka dëshiron pasqyra financiare të audituara, për shembull.)

Dritarja e Lejeve të Shikimit të QuickBooks është një mënyrë e shkëlqyeshme për t'i parë këto të dhëna në internet dhe nëse dëshironi të printoni një kopje të informacionit të lejeve, gjithçka që duhet të bëni është të klikoni butonin Printo të dritares.