Si të përgatisni një memo krediti në QuickBooks 2021

Shënimet e kredisë mund të jenë mënyra të dobishme për të rregulluar gabimet e futjes së të dhënave që nuk i keni gjetur ose korrigjuar më parë. Shënimet e kredisë janë gjithashtu mënyra të dobishme për të trajtuar gjëra të tilla si kthimet dhe rimbursimet e klientëve. Nëse keni përgatitur një ose dy faturë në kohën tuaj, do të zbuloni se përgatitja e një memo krediti QuickBooks është shumë më e lehtë sesa përdorimi i metodave të modës së vjetër.

Hapat e mëposhtëm përshkruajnë se si të krijoni llojin më të ndërlikuar dhe më të përfshirë të memorandumit të kredisë: një memorandum krediti produkti. Megjithatë, krijimi i një shërbimi ose memorandumi profesional krediti funksionon në thelb në të njëjtën mënyrë. Ju thjesht plotësoni më pak fusha.

Për të krijuar një memorandum krediti produkti, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni Klientë → Krijoni memorandume/rimbursime kredie ose klikoni ikonën Rimbursime dhe kredite në seksionin Klient të faqes kryesore për të shfaqur dritaren Krijoni memorandume krediti/rimbursime (siç tregohet).

Dritarja "Krijoni memorandume/rimbursime kredie".

2. Identifikoni klientin dhe, nëse është e nevojshme, punën në menunë rënëse Customer: Job.

Ju mund të zgjidhni klientin ose punën nga lista duke klikuar mbi të.

3. (Opsionale) Specifikoni një klasë për memorandumin e kredisë.

Nëse po përdorni klasa për të kategorizuar transaksionet, aktivizoni menynë rënëse Klasa dhe zgjidhni klasën e duhur për memorandumin e kreditit.

4. Datoni memorandumin e kreditit (edhe pse vazhdimi i qëndrueshëm është fakultativ).

Shtypni Tab për të zhvendosur kursorin në kutinë e tekstit Data. Më pas vendosni datën e saktë në formatin MM/DD/VVVV.

5. (Opsionale) Futni një numër memo krediti.

QuickBooks sugjeron një numër memo krediti duke shtuar 1 në numrin e fundit të memories kreditore që keni përdorur. Mund ta pranoni numrin ose skedën në kutinë e tekstit Nr. Kredia për ta ndryshuar numrin në çfarëdo që dëshironi.

6. Rregulloni adresën e klientit, nëse është e nevojshme.

QuickBooks rrëmben adresën e faturimit nga lista e klientëve. Ju mund të ndryshoni adresën për memorandumin e kreditit duke zëvendësuar një pjesë të adresës së zakonshme të faturimit. Në mënyrë tipike, duhet të përdorni të njëjtën adresë për memorandumin e kreditit që përdorni për faturën ose faturat origjinale.

7. (Opsionale . . . lloj) Jepni numrin PO.

Nëse memorandumi i kredisë rregullon balancën totale të mbetur në një PO klienti, ndoshta duhet të futni numrin e PO në kutinë e tekstit Nr. PO.

Këtu është logjika ime për këtë sugjerim, për ata lexues që kujdesen: Nëse i keni faturuar klientit tuaj 1,000 dollarë në PO nr. 1984, që autorizon një blerje prej 1,000 dollarësh, ju keni përdorur të gjithë PO - të paktën sipas nëpunësit të llogarive të pagueshme të klientit, i cili përpunon faturat tuaja. Megjithatë, nëse siguroheni që një memorandum krediti për 1000 dollarë identifikohet si i lidhur me PO nr. 1984, ju në thelb lironi bilancin e blerjes prej 1000 dollarësh, që mund të nënkuptojë se mund të përdorni ose faturoni përsëri PO.

8. Nëse klienti kthen artikuj, përshkruani secilin artikull.

Zhvendosni kursorin në rreshtin e parë të kutisë së tekstit Artikull/Përshkrim/Sasi/Ramë/Shuma/Taksa. Në rreshtin e parë bosh të kutisë, aktivizoni menynë rënëse Item dhe më pas zgjidhni artikullin. QuickBooks plotëson kutitë e tekstit Përshkrim dhe Vlerësim me çfarëdo përshkrimi dhe çmimi të shitjes që keni futur në listën e artikujve. (Mund ta modifikoni këtë informacion nëse dëshironi, por ta bëni këtë nuk është e nevojshme.) Shkruani numrin e artikujve që klienti po i kthen (ose nuk po paguan) në kutinë e tekstit Sasia. (Pasi të futni këtë numër, QuickBooks llogarit shumën duke shumëzuar sasinë me normën.) Futni çdo artikull që klienti po kthen duke plotësuar rreshtat bosh të kutisë së listës.

Në rastin e artikujve të inventarit, QuickBooks supozon se artikujt që po shfaqni në një memo krediti kthehen në inventar. Ju dëshironi të rregulloni numërimin fizik të inventarit nëse kthehen artikujt e pashitur.

Ashtu si me faturat, ju mund të vendosni sa më shumë artikuj në një memo krediti që dëshironi. Nëse nuk keni hapësirë ​​të mjaftueshme në një faqe të vetme, QuickBooks vazhdon të shtojë faqe në memorandumin e kreditit derisa të mbaroni. Informacioni i përgjithshëm, natyrisht, shkon në faqen e fundit.

9. Përshkruani çdo zë të veçantë që duhet të përfshijë memorandumi i kredisë.

Nëse dëshironi të lëshoni një memo krediti për artikujt e tjerë që shfaqen në faturën origjinale - mallra, zbritje, tarifa të tjera etj. - shtoni përshkrimet e secilit artikull në listën e artikujve.

Për të shtuar përshkrime të këtyre artikujve, aktivizoni menynë rënëse Artikulli i rreshtit tjetër bosh dhe më pas zgjidhni artikullin e veçantë. (Ju e aktivizoni listën duke klikuar fushën për ta kthyer atë në një menu me zbritje dhe më pas duke klikuar shigjetën poshtë të fushës për të hyrë në meny.) Pasi QuickBooks të plotësojë kutitë e tekstit Përshkrimi dhe Vlerësimi, modifikoni këtë informacion (nëse është e nevojshme). Futni çdo artikull të veçantë - nëntotalin, zbritjen, transportin e mallrave, e kështu me radhë - që po rendisni në memorandumin e kreditit.

Nëse dëshironi të përfshini një artikull Zbritje, duhet të vendosni një artikull Nëntotal në memorandumin e kreditit pas inventarit ose artikujve të tjerë që keni zbritur. Pastaj ngjitni një artikull Zbritje direkt pas artikullit Nëntotal. Kur e bëni këtë, QuickBooks llogarit zbritjen si përqindje të nëntotalit.

10. (Opsionale) Shto një mesazh klienti.

Aktivizoni menunë rënëse të Mesazhit të Klientit dhe zgjidhni një mesazh të zgjuar të klientit.

11. Specifikoni taksën e shitjes.

Zhvendosni kursorin te kutia e listës së taksave, aktivizoni menynë rënëse dhe më pas zgjidhni taksën e saktë të shitjes.

12. (Opsionale, por një ide vërtet e mirë) Shto një memo.

Ju mund të përdorni kutinë e tekstit Memo për të shtuar një përshkrim memo në memorandumin e kreditit. Ju mund ta përdorni këtë përshkrim për të shpjeguar arsyet tuaja për lëshimin e memorandumit të kredisë dhe për të kryqëzuar faturën ose faturat origjinale, për shembull. Vini re se fusha Memo printohet në deklaratën e klientit.

13. Nëse dëshironi të vononi printimin e kësaj memorandumi krediti, zgjidhni kutinë e zgjedhjes Printo më vonë.

Dua ta shtyj të flasësh për atë që bën zgjedhja e kutisë "Printo më vonë" derisa të përfundoj diskutimin e krijimit të memo kreditit. Mbulimi i printimit të faturave dhe shënimeve të kredisë shfaqet në një seksion të mëvonshëm.

14. Ruani memorandumin e kreditit.

Për të ruajtur një memo të plotësuar krediti, kliko butonin Ruaj & Ri ose Ruaj & Mbyll. QuickBooks shfaq një kuti dialogu që pyet se çfarë dëshironi të bëni me memo krediti: Mbani kreditin, jepni një rimbursim ose aplikoni kredinë në një faturë. Bëni zgjedhjen tuaj duke klikuar butonin që korrespondon me atë që dëshironi të bëni. Nëse zgjidhni "Aplikoni në faturë", QuickBooks kërkon disa informacione shtesë. QuickBooks ruan shënimin e kreditit që është në ekran dhe, nëse keni klikuar "Ruaj dhe ri", shfaq një dritare boshe "Krijo memorandume krediti/rimbursime" në mënyrë që të mund të krijosh një memo tjetër krediti. (Vini re se mund të shkoni përpara dhe me radhë përmes memo-ve të kreditit që keni krijuar më parë duke klikuar butonat Tjetër dhe të Mëparshëm.) Kur të keni mbaruar krijimin e memo-ve të kreditit, mund të klikoni butonin Mbyll të formularit të memo kreditit.

Nëse tregoni se dëshironi të printoni një çek rimbursimi, QuickBooks shfaq dritaren "Write Checks" dhe automatikisht plotëson çekun, duke e lidhur atë me memo.