Si të ndani skedarët QuickBooks 2020

Në rregull, këtu është një marrëveshje e mirë: Brenda QuickBooks, ju mund të konfiguroni lejet e përdoruesit, të cilat ju mundësojnë të specifikoni se kush ka qasje në cilat zona të skedarëve tuaj QuickBooks. Në fakt, ju gjithashtu mund të punoni me skedarin tuaj QuickBooks në një rrjet dhe në një mjedis me shumë përdorues duke përdorur një veçori të fuqishme të quajtur mbyllja e të dhënave.

Nëse punoni në një rrjet dhe duhet të përdorni ose thjesht dëshironi të mësoni rreth veçorive të rrjetit QuickBooks, lexoni këtë artikull. Nëse jeni i vetmi që përdorni QuickBooks, mund ta kaloni këtë artikull.

Ndarja e një skedari QuickBooks në një rrjet

Dy veçori të rëndësishme fuqizojnë aftësinë e rrjetit me shumë përdorues të QuickBooks: lejet e përdoruesit dhe mbyllja e regjistrimeve. Lejet e përdoruesit funksion i jep përdoruesit të shumta të një QuickBooks lejet fotografi parametrat unike për të hyrë në zonat e ndryshme të QuickBooks. Bllokimi i regjistrimeve, veçoria e dytë, mundëson që më shumë se një person të identifikohet dhe të punojë njëkohësisht me një skedar QuickBooks.

Lejet e përdoruesit

QuickBooks ju mundëson të vendosni lejet e përdoruesve në mënyrë që të mund t'u jepni përdoruesve të ndryshëm të QuickBooks privilegje të ndryshme. Jane Owner mund të jetë në gjendje të bëjë gjithçka që dëshiron sepse, në mënyrë metaforike, ajo është Da Man. Joe Clerk, megjithatë, mund të jetë në gjendje të fusë vetëm faturat. Joe, një nëpunës i ulët me gjykim dhe maturi ndoshta të dyshimtë, mund të mos ketë aftësinë për të parë pasqyrën e fitimit dhe humbjes së kompanisë, të printojë çeqe ose të regjistrojë pagesat e klientëve. Kjo ide ka kuptim në një nivel praktik, apo jo? Në një situatë në të cilën një grup njerëzish hyjnë në skedarin QuickBooks, ju dëshironi të siguroheni që informacioni konfidencial të mbetet konfidencial.

Ju gjithashtu dëshironi të siguroheni që njerëzit nuk mund të korruptojnë me dashje ose pa dashje të dhënat tuaja financiare. Ju nuk dëshironi që dikush të futë të dhëna të pasakta (ndoshta sepse ai pengohet në një zonë të programit QuickBooks ku nuk ka asnjë biznes). Dhe ju nuk dëshironi që dikush të regjistrojë transaksione mashtruese - të tilla si çeqe të rreme - që ajo të mund të marrë para në dorë.

Unë mendoj se nëse reflektoni mbi këto gjëra të lejeve të përdoruesit, do të kuptoni se "Hej, po, kjo ka kuptim!" Kështu që nuk do të flas më shumë për këtë. Më lejoni të përfundoj duke hedhur disa vëzhgime të përgjithshme rreth mënyrës se si vendosni se cilat leje përdoruesi janë të përshtatshme:

• Konfidencialiteti i të dhënave: Kjo çështje ndoshta ka të bëjë më shumë me filozofinë tuaj të menaxhimit. Sa më i hapur të jeni për gjëra, aq më pak duhet të shqetësoheni për njerëzit që kërkojnë gjëra. Megjithatë, dua të theksoj se lista e pagave është gjithmonë një temë prekëse. Nëse të gjithë e dinë se çfarë paguhen të tjerët, ndodhin disa diskutime interesante - por ju tashmë e dinit këtë.
• Korrupsioni i të dhënave: Lidhur me korrupsionin e të dhënave, duhet të dini se njerëzit zakonisht zbatojnë dy rregulla të përgjithshme:
  • Mos u jepni njerëzve akses te mjetet që nuk dinë t'i përdorin. Kjo kërkon vetëm telashe.
  • Sigurohuni që asnjë person të mos mund të vërshojë pa mbikëqyrje në disa zona të sistemit të kontabilitetit - veçanërisht nëse ai person regjistron ose trajton paratë e gatshme.

Nëse është e mundur, përdorni një sistem miqsh ku njerëzit bëjnë gjëra së bashku në mënyrë që njerëzit të kontrollojnë gjithmonë punën e njerëzve të tjerë - edhe nëse vetëm në mënyrë indirekte. Ndoshta Joe regjistron një faturë, por Jane gjithmonë e shkurton çekun për të paguar faturën. Ndoshta Raul regjistron faturat e klientëve, por Chang i dërgon ato. Ndoshta Sauli regjistron faturat e parave të gatshme, por Beth i depoziton ato. E shihni modelin, apo jo? Nëse dy persona merren me një ngjarje të caktuar ekonomike - përsëri, veçanërisht një që përfshin para - është një ide vërtet e mirë që Joe dhe Jane, Raul dhe Chang dhe Saul dhe Beth të shikojnë mbi supet e njëri-tjetrit.

Mbyllja e rekordit

Mënyra më e lehtë për të kuptuar mbylljen e të dhënave është ta krahasoni atë me varietetin tjetër të kyçjes: mbylljen e skedarëve. Shumica e programeve të tjera përdorin mbylljen e skedarëve. Mbyllja e skedaritdo të thotë që nëse një person në rrjet ka, të themi, një dokument të përpunimit të tekstit të hapur, askush tjetër në rrjet nuk mund ta hapë dhe më pas ta modifikojë atë dokument. Të tjerët mund të jenë në gjendje të hapin një kopje të dokumentit që mund ta ruajnë në kompjuterët e tyre, por nuk mund ta modifikojnë dokumentin origjinal. Sistemi operativ bllokon dokumentin origjinal (skedarin) në mënyrë që vetëm një person të mund të mashtrojë me skedarin në të njëjtën kohë. Ky bllokim siguron integritetin e të dhënave dhe ndryshimet që njerëzit bëjnë në të dhëna. (Nëse ky biznes për sigurimin e integritetit duket i çuditshëm, mendoni për vështirësinë për t'u siguruar që ndryshimet e të dy njerëzve të përfundojnë në një dokument të përpunimit të tekstit që të dy njerëzit po e modifikojnë njëkohësisht.)

Bllokimi i regjistrimit funksionon ndryshe. Me kyçjen e rekordit, më shumë se një person në rrjet mund të hapë dhe modifikojë të njëjtin skedar menjëherë, por vetëm një person mund të punojë me një regjistrim specifik.

Një rekord është një pjesë e një skedari. Për shembull, në një skedar faturash që ju detyroheni shitësve, skedari është i gjithë koleksioni i faturave. Faturat individuale janë regjistrime brenda dosjes dhe më shumë se një person mund të hapë dosjen e faturave. Megjithatë, faturat individuale - të dhënat individuale që përbëjnë dosjen - bllokohen kur një person kap një procesverbal.

Ky informacion mund të duket si shumë konfuzion, por dallimi midis skedarëve dhe regjistrimeve brenda një skedari është ajo që e bën të mundur ndarjen e skedarëve. Në QuickBooks, për shembull, nëse Jane po fut një faturë për Alpha Company në një skedar, Joe mund të modifikojë një faturë për Beta Corporation sepse të dy faturat janë rekorde të ndryshme. Megjithatë, për shkak të mbylljes së të dhënave, Jane nuk mund të mashtrojë me faturën e Beta Corporation që Joe po redakton. Dhe Joe - përsëri, për shkak të mbylljes së rekordit - nuk mund të përballet me faturën e kompanisë Alpha që po hyn Jane.

E riparaqitur në përgjithësi, nuk ka dy njerëz që mund të modifikojnë të njëjtin rekord në një skedar në të njëjtën kohë. Bllokimi i regjistrimeve u mundëson punonjësve të përdorin një skedar në një mjedis me shumë përdorues, sepse lejon më shumë se një person të punojnë me një skedar.

Instalimi i QuickBooks për përdorim në rrjet

Për të instaluar QuickBooks për përdorim në rrjet, fillimisht duhet të instaloni QuickBooks në të gjithë kompjuterët në rrjet që duhet të kenë akses dhe të punojnë me skedarin QuickBooks. Kjo detyrë nuk është e ndërlikuar. Ju nuk keni nevojë të instaloni QuickBooks në ndonjë mënyrë fantastike për të qenë në gjendje të ndani skedarët QuickBooks.

Ju duhet të blini një kopje të QuickBooks për çdo kompjuter që do të ekzekutojë programin. Nëse keni tre kompjuterë në të cilët dëshironi të përdorni QuickBooks, duhet të blini tre kopje të QuickBooks. Ose mund të blini një version special të licencës me shumë vende të QuickBooks. Nëse përpiqeni të instaloni një kopje të vetme të QuickBooks (me një kod të vetëm kyç) në shumë kompjuterë, QuickBooks nuk do të lejojë që dy kompjuterë që përdorin të njëjtin kod çelësi të ndajnë një skedar në modalitetin shumëpërdorues.

Kur krijoni skedarin që dëshironi të ndani, duhet të siguroheni që ta ruani skedarin në një vend ku përdoruesit e tjerë të QuickBooks mund ta qasen atë. Kjo do të thotë, mund t'ju duhet të ruani skedarin në një server. Ju gjithashtu mund ta ruani skedarin në një kompjuter klient për sa kohë që caktoni lejet e ndarjes ose për dosjen ose për diskun në të cilin ruani skedarin QuickBooks.

Një tjetër gjë e rëndësishme: Kushdo që krijon skedarin QuickBooks bëhet automatikisht administrator i skedarit. Administratori i skedarit ka akses në të gjitha zonat e skedarit dhe konfiguron përdoruesit e tjerë të skedarëve, kështu që nuk dëshironi që dikush të konfigurojë skedarin QuickBooks. Ose pronari i biznesit ose drejtuesi i kontabilitetit janë të përshtatshëm për këtë punë. Në çdo rast, personi që krijon skedarin duhet të jetë një person i rregullt i besueshëm në zyrë, i cili është lehtësisht i arritshëm për çdo pyetje ose problem që lind. Gjithashtu, ky person ndoshta duhet të ketë një sfond të fortë në kontabilitet. Shih seksionin e mëposhtëm për më shumë detaje.

Vendosja e lejeve të përdoruesit

Ju mund t'i tregoni QuickBooks se kush tjetër do të përdorë skedarin dhe të caktoni lejet për këta persona të tjerë gjatë konfigurimit të QuickBooks ose më vonë.

Lejet e përdoruesit në Enterprise Solutions

Për të vendosur lejet në Enterprise Solutions, ndiqni këto hapa:

1. Tregojini QuickBooks se dëshironi të vendosni lejet e përdoruesit.

Zgjidhni komandën Kompani → Përdoruesit → Vendosni përdoruesit dhe rolet. QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Përdoruesit dhe Rolet (nuk shfaqet).

2. Tregoni që dëshironi të konfiguroni një përdorues të ri.

Klikoni butonin New në mënyrë që QuickBooks të shfaqë kutinë e dialogut "Përdorues i ri" (nuk shfaqet) i cili liston një sërë rolesh kontabël që një përdorues i QuickBooks mund të plotësojë. Këto role i japin një përdoruesi aftësinë për të kryer detyrat e duhura të kontabilitetit me programin QuickBooks. Kutia e Përshkrimi në fund të kutisë së dialogut përmbledh detyrat që dikush në një rol të caktuar mund të pritet të kryejë.

3. Zgjidhni rolin që përputhet më mirë me përdoruesin që po përshkruani dhe më pas klikoni Shto.

Pronarët, meqë ra fjala, duhet të kenë rolin Full Access në mënyrë që të mund të bëjnë gjithçka që duan. Vini re se mund t'i jepni një përdoruesi më shumë se një rol.

Nëse dëshironi të ndryshoni të drejtat e një përdoruesi ekzistues, zgjidhni përdoruesin në skedën Lista e përdoruesve dhe më pas klikoni butonin Edit. QuickBooks shfaq kutinë e dialogut "Modifiko përdoruesin" (jo në foto), e cila i ngjan kutisë së dialogut "Përdoruesi i ri" dhe ju lejon të ndryshoni rolin ose rolet e një përdoruesi.

4. Klikoni OK për t'u kthyer në kutinë e dialogut Users and Roles.

Ju mund të rishikoni lejet (në thelb, listën e aftësive që lejon QuickBooks) për një person të caktuar ose një rol të paracaktuar. Për të parë lejet që ka një përdorues, zgjidhni skedën Lista e përdoruesve në kutinë e dialogut "Përdoruesit dhe rolet", klikoni butonin Shiko lejet, zgjidhni përdoruesin në kutinë e listës dhe më pas klikoni butonin "Shfaq". QuickBooks shfaq një kuti të madhe dialogu që identifikon në mënyrë specifike se çfarë mund të bëjë përdoruesi. Për të parë lejet që ka një rol i caktuar, zgjidhni skedën Lista e roleve të kutisë së dialogut "Përdoruesit dhe rolet", klikoni butonin Shiko lejet, zgjidhni rolin dhe më pas klikoni butonin "Shfaq".

Lejet e përdoruesit në QuickBooks Pro dhe Premier

Për të vendosur lejet në QuickBooks Pro ose QuickBooks Premier, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni komandën Company→Set Up Users and Passwords→Set Up Users.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Lista e përdoruesve (referojuni figurës).

Kutia e dialogut Lista e përdoruesve

2. Klikoni butonin Shto përdorues.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Set Up User Password and Access, të cilën e përdorni për të shtuar përdorues të rinj dhe për të specifikuar fjalëkalime.

Vendosni kutinë e dialogut për fjalëkalimin dhe aksesin e përdoruesit

3. Shkruani një emër përdoruesi dhe fjalëkalim të personit shtesë që dëshironi të jetë në gjendje të përdorë skedarin QuickBooks; pastaj shkruani përsëri fjalëkalimin në kutinë e tekstit Konfirmo fjalëkalimin.

Rifutja e fjalëkalimit konfirmon që e keni shkruar saktë fjalëkalimin herën e parë.

Nga kjo pikë, kur dikush hap skedarin QuickBooks, QuickBooks kërkon një emër përdoruesi dhe fjalëkalim. Pra, që një person tjetër të ketë akses në skedarin QuickBooks, ajo duhet të fusë emrin e përdoruesit dhe fjalëkalimin që keni vendosur.

4. Specifikoni aksesin e përdoruesit.

QuickBooks shfaq një kuti dialogu që pyet nëse dëshironi që personi të ketë akses në të gjitha zonat e skedarit QuickBooks ose vetëm në disa zona.

Nëse specifikoni se dëshironi të jepni akses vetëm në disa zona - rasti i zakonshëm, ndoshta - QuickBooks shfaq një seri kutish dialogu që ju mundësojnë të vendosni lejet për secilën zonë. Ju zgjidhni butonin e opsionit No Access për të bërë një zonë të caktuar (siç janë gjërat bankare) jashtë kufijve për përdoruesin, zgjidhni butonin e opsionit All Areas of QuickBooks për t'i dhënë përdoruesit lejen për të krijuar dhe printuar transaksione dhe raporte në zonë, ose zgjidhni butonin e opsionit Zonat e zgjedhura të QuickBooks për t'i dhënë përdoruesit akses të pjesshëm në zonë. Nëse zgjidhni opsionin Zonat e zgjedhura, duhet të specifikoni aksesin e kufizuar duke kaluar nëpër faqet e magjistarit dhe duke përshkruar me detaje rigoroze aksesin që dëshironi të ketë përdoruesi. Ju gjithashtu mund të specifikoni nëse aplikacionet e tjera (siç është TurboTax) do të kenë akses në të dhënat e QuickBooks.

Përcaktimi i zonave që mund të hyjë një përdorues

5. Rishikoni aksesin e përdoruesit.

Pasi të keni mbaruar kalimin nëpër kutitë e dialogut Set Up User Password dhe Access, QuickBooks shfaq një përmbledhje të lejeve për një përdorues. Klikoni butonin Prapa nëse duhet të ktheheni dhe të ndryshoni lejet për një zonë, ose klikoni Finish për të treguar se keni mbaruar duke specifikuar se çfarë mund të bëjë përdoruesi i caktuar. QuickBooks shfaq përsëri kutinë e dialogut Lista e përdoruesve, me përdoruesin e ri të shtuar. Klikoni "Shto përdorues" për të shtuar një përdorues tjetër të ri, kliko "Modifiko përdoruesin" për të modifikuar përdoruesin e zgjedhur ose kliko "Mbyll" për të mbyllur kutinë e dialogut.

Një përdorues mund të identifikohet dhe të hapë një skedar QuickBooks nga çdo kompjuter në rrjet për sa kohë që kompjuteri ka të instaluar QuickBooks dhe ka akses në rrjet në skedarin QuickBooks. Nëse një person përpiqet të hapë një zonë të kufizuar ose të kryejë një veprim të paautorizuar, megjithatë, QuickBooks shfaq një kuti mesazhi që tregon se personit i mungojnë lejet e nevojshme për të kryer veprimin.

Specifikimi dhe puna në modalitetin me shumë përdorues

Që më shumë se një person të punojë me një skedar QuickBooks menjëherë, përdoruesit duhet të punojnë me skedarin QuickBooks në modalitetin shumëpërdorues. Personi i parë që hap skedarin duhet të specifikojë modalitetin e shumëpërdoruesve që të tjerët të mund të hapin skedarin. Për të specifikuar modalitetin e shumëpërdoruesve, zgjidhni File–>Kalo në modalitetin e shumëpërdoruesve. Ju mund të thoni se jeni duke punuar në modalitetin e shumëpërdoruesve sepse shiriti i titullit QuickBooks e tregon këtë. Kur njerëzit e tjerë hapin skedarin QuickBooks, ai hapet automatikisht në modalitetin me shumë përdorues. Që një përdorues tjetër të punojë në modalitetin me një përdorues, përdoruesit e tjerë duhet të mbyllin skedarin QuickBooks dhe përdoruesi që dëshiron të punojë në modalitetin me një përdorues duhet të zgjedhë File–>Switch to Single-User Mode.

Ndarja e një skedari QuickBooks përmes një rrjeti përfshin disa truke. Së pari, duhet të siguroheni që askush që është në modalitetin me një përdorues nuk po përdor skedarin që dëshironi të hapni. Nëse dikush po përdor skedarin dhe ju përpiqeni ta hapni atë, QuickBooks shfaq një mesazh që tregon se dikush po përdor skedarin e kompanisë në modalitetin me një përdorues. Thuaji personit të kalojë në modalitetin e shumëpërdoruesve dhe më pas kliko butonin Provo sërish.

Sapo filloni të krijoni ose modifikoni një transaksion, QuickBooks bllokon transaksionin. Në këtë mënyrë, askush tjetër nuk mund ta modifikojë transaksionin ndërsa ju punoni në të. Mund të dalloni nëse keni një transaksion të hapur në modalitetin e redaktimit nga ajo që shfaq QuickBooks në shiritin e titullit në krye të formularit: Redaktimi i transaksionit. Përdoruesit e tjerë mund ta hapin transaksionin ndërsa ju e modifikoni atë në modalitetin e modifikimit, por ata nuk mund të bëjnë ndryshime në të derisa të përfundoni.

Nëse përpiqeni të redaktoni një transaksion që bashkëpunëtori juaj Harriet e ka tashmë të hapur në modalitetin e redaktimit, për shembull, QuickBooks shfaq një mesazh që lexon (dhe këtu, e parafrazoj) Më falni, Bubba. Harriet po punon me atë transaksion. Duhet të ktheheni më vonë.