Si të modifikoni dhe riorganizoni raportet në QuickBooks 2016

Ju mund të keni vënë re se kur QuickBooks shfaq dritaren e dokumentit të raportit, shfaq gjithashtu një rresht butonash: Personalizo Raportin, Komento mbi Raportin, Ndaj modelin, Memorize, Printo, E-Mail, Excel, etj. Poshtë këtij shiriti të veglave janë disa lista zbritëse që kanë të bëjnë me datat, një listë rënëse e quajtur Kolonat dhe një listë rënëse e quajtur Sort By. (Jo të gjitha këto lista janë të disponueshme në çdo dritare të dokumentit të raportit.)

Ju nuk keni nevojë të shqetësoheni për këto butona dhe lista. Lexojeni diskutimin që vijon vetëm nëse ndiheni rehat, të relaksuar dhe me të vërtetë të qetë, mirë?

Duke modifikuar

Kur klikoni butonin Personalizo Raportin, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Modifiko Raportin. Nga kjo kuti dialogu, ju mund të ndryshoni informacionin e shfaqur në një raport dhe mënyrën e renditjes së informacionit (skedën Display); të dhënat e përdorura për të gjeneruar raportin (skeda Filters); informacionet e kokës dhe të fundit (në mënyrë të parashikueshme, skeda Header/Footer); dhe llojin dhe madhësinë e printimit të përdorur për një raport (skeda Fonts & Numbers).

Kutia e dialogut Modify Report.

Komentimi i një raporti

Mund të shënoni një raport me komente (një veçori e re në QuickBooks 2015). Për ta bërë këtë, klikoni butonin Koment mbi Raportin. Kur QuickBooks shfaq panelin e komenteve në fund të dritares së raportit, klikoni butonin pranë vlerës së raportuar që dëshironi të komentoni dhe më pas klikoni në panelin e komenteve për të shkruar vërejtjet tuaja.

Për të ruajtur komentet tuaja, klikoni butonin Ruaj në panelin e komenteve. Për të ruajtur raportin tuaj dhe të gjitha komentet që keni shtuar, klikoni butonin Ruaj në këndin e sipërm majtas të dritares së raportit. Për të hyrë në këto raporte të ruajtura më vonë, zgjidhni Raportet → Raportet e komentuara. Vini re se gjithashtu mund të printoni dhe dërgoni me email një raport të komentuar me komente duke përdorur butonat Print dhe E-Mail, të cilët shfaqen në pjesën e sipërme majtas të dritares së raportit.

Dritarja e raportit me panelin e komenteve që shfaqet.

Ndarja e shablloneve

Nëse punoni në një mjedis QuickBooks me shumë përdorues dhe krijoni një raport të personalizuar, mund ta ndani këtë raport me përdorues të tjerë. Për ta bërë këtë, klikoni butonin Share Template. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Share Template, emërtoni dhe përshkruani raportin e përbashkët duke përdorur kutitë e tekstit Titulli i Raportit dhe Përshkrimi. Pastaj klikoni butonin Share.

Memorizimi

Nëse luani me butonat e mbetur, mund të ruani çdo specifikim të raportit të personalizuar që krijoni. Thjesht klikoni butonin Memorize. QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Memorize Report, e cila thjesht ju kërkon të jepni një emër për raportin e personalizuar dhe caktoni raportin e memorizuar në një grup raporti.

Pasi të emërtoni dhe caktoni raportin e personalizuar, QuickBooks e rendit atë sa herë që zgjidhni Raportet → Raportet e memorizuara dhe më pas klikoni grupin e raporteve. Ju gjithashtu mund të përdorni Raportet e Memorizuara nga pjesa e sipërme e ekranit të Qendrës së Raporteve. Sa herë që dëshironi të përdorni raportin tuaj special, gjithçka që duhet të bëni është ta zgjidhni atë nga lista dhe të klikoni butonin Raport.

QuickBooks memorizon orientimin e printimit me raportin, kështu që nëse orientimi i printimit nuk është ashtu siç dëshironi për raportin, fillimisht duhet ta ndryshoni duke zgjedhur File → Printer Setup. Zgjidhni orientimin që dëshironi të mësoni përmendësh, klikoni OK dhe më pas memorizoni raportin.

Dërgimi me email

Nëse klikoni butonin E-Mail, QuickBooks shfaq një listë rënëse komandash që ju lejon t'i dërgoni një email një libri pune Excel ose një version PDF të raportit dikujt tjetër. Kur zgjidhni një nga komandat që thotë se dëshironi të dërgoni një raport me email, ajo që bën QuickBooks varet nëse QuickBooks sheh që ju keni një program emaili tashmë të konfiguruar dhe instaluar.

Nëse QuickBooks nuk sheh ndonjë program të tillë, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Edit E-Mail Information. Nëse QuickBooks e sheh një program të tillë, QuickBooks nis programin e postës elektronike dhe e shton raportin si një bashkëngjitje në një mesazh të ri.

Eksportimi

Nëse klikoni butonin Excel dhe zgjidhni Krijo një fletë pune nga menyja rënëse, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Dërgo raport në Excel. Ju mund ta përdorni këtë kuti dialogu për të krijuar një raport Excel që mban të njëjtin informacion siç tregohet në raport. Zgjidhni butonin e radios Krijoni fletën e re të punës për të krijuar një libër të ri pune në Excel me informacionin e raportit dhe butonin e radios Përditëso një fletë pune ekzistuese për të shtuar raportin në një libër pune ekzistues të Excel.

Kutia e dialogut Dërgo raport në Excel.

Ju gjithashtu mund të jeni fantastik duke eksportuar një skedar me vlera të ndara me presje (CSV) (këto skedarë mund të hapen nga programe të tjera elektronike të fletëllogaritjes dhe nga programet e bazës së të dhënave) në një skedar specifik të librit të punës Excel, dhe duke klikuar butonin Advanced për të shfaqur një kuti dialogu tjetër që ju lejon të kontrolloni se si formatohet informacioni i eksportuar.

Ndoshta një sugjerim miqësor? Mos ngurroni të eksperimentoni me të gjitha opsionet e veçanta të eksportimit. Vetëm mos harroni se pasi të eksportoni një raport të QuickBooks në një libër pune të ri, bosh në Excel, mund të bëni gjithashtu ndonjë nga këto gjëra të këndshme - formatim special e kështu me radhë - atje.

Butonat dhe kutitë e tjera

Nëse dëshironi të shihni se si funksionojnë gjërat Hide Header, Collapse dhe Dates, thjesht hidhni petë. Ju nuk mund të lëndoni asgjë.

Nëse ndryshoni datat e raportit, klikoni butonin Rifresko për të përditësuar raportin. Për të vendosur opsionet e rifreskimit për raportet, zgjidhni Ndrysho → Preferencat. Pastaj klikoni ikonën "Raportet dhe grafikët" në listën në të majtë dhe klikoni në skedën Preferencat e mia nëse është e nevojshme. Klikoni një nga opsionet Raportet dhe Grafikët dhe më pas klikoni OK.