Si të menaxhoni praktikën tuaj në QuickBooks Online Accountant

Përpara se të zhyteni në përdorimin e mjeteve të QuickBooks Online Accountant (QBOA) të disponueshme ndërsa punoni në kompaninë QBO të një klienti, hidhini një sy faqes "Puna" në panelin e navigimit, e cila funksionon si një mjet për menaxhimin e praktikës. Pasja e një mjeti të tillë në QBOA ju mundëson të centralizoni menaxhimin e praktikës, sepse të gjithë anëtarët e ekipit në firmën tuaj kanë akses në faqen e Punës në QBOA.

Është e rëndësishme të kuptoni që klientët tuaj nuk e shohin faqen e punës—ajo disponohet vetëm në QBOA, kështu që vetëm ju dhe anëtarët e ekipit tuaj e shihni faqen e Punës. Më tej, informacioni që çdo anëtar i ekipit sheh në faqen e Punës është specifik vetëm për klientët e tij—ata tek të cilët anëtari i ekipit tuaj ka akses.

Faqja e Punës ju mundëson të gjurmoni se çfarë duhet të ndodhë si për klientët, ashtu edhe për firmën tuaj. Dhe, megjithëse terminologjia e përdorur në faqen e Punës i referohet projekteve, kini parasysh se këto projekte janë krejtësisht të ndryshme nga projektet që klientët tuaj mund të krijojnë në QBO.

Pamja e rrjetit në QBOA

Kur klikoni Punoni në shiritin e navigimit, QBOA shfaq pamjen e paracaktuar të rrjetit të faqes. Pamja Grid shfaq kartat e detyrave të organizuara në intervalet e datave (përfundimi sot, këtë javë, javën tjetër dhe në 30 ditët e ardhshme).

Pamja e rrjetit të faqes së punës në QBOA.

Çdo kartë detyrash e një projekti të caktuar identifikon klientin për të cilin duhet të kryhet puna (ose firmën tuaj, nëse projekti nuk është për një klient) si dhe emrin e projektit. Në mënyrë unike në secilën kartë detyrash, do të gjeni emrin e detyrës.

Ju mund të kontrolloni disa nga ato që shihni në pamjen Grid të faqes Puna. Për shembull, mund të filtroni faqen për të shfaqur informacione për të gjithë klientët, firmën tuaj, klientë të veçantë ose anëtarë të veçantë të ekipit. Veçoria Puna përdor gjithashtu të dhëna në kompanitë e klientëve QBO për të shfaqur automatikisht afatet që duhet të përmbushni dhe gjërat që duhet të bëni, të tilla si afatet e listës së pagave dhe rakordimi i transaksioneve bankare të lidhura. Nëse nuk dëshironi ta shihni këtë informacion të krijuar automatikisht, mund të klikoni rrëshqitësin Nga QuickBooks.

Aktualisht, funksioni Puna sugjeron automatikisht veprime që duhen ndërmarrë lidhur vetëm me QBO; funksioni Puna nuk lidhet me produkte të tjera si ProConnect Tax Online.

Për shkak se pamja Grid organizon detyrat sipas datës së caktuar, nuk do të shihni asnjë lloj lidhjeje vizuale midis detyrave; domethënë, nuk shfaqen rreshta që lidhin detyrat me njëra-tjetrën, sepse pamja Grid nuk është një grafik rrjedhash.

Pamja e rrjetës nuk është e vetmja pamje e disponueshme në faqen e Punës; mund të lexoni për pamjen e listës dhe pamjen e kalendarit më vonë në këtë kapitull, pasi të diskutoj për krijimin e projekteve dhe detyrave.

Si të krijoni projekte dhe detyra

Mund të përdorni faqen e punës për të krijuar kërkesa klientësh. Në lidhje me menaxhimin e praktikës, ju përdorni faqen e Punës për të krijuar projekte, të cilat përfaqësojnë gjërat që duhen bërë. Ju zbërtheni çdo projekt në detyra, të cilat janë nëngrupe të projektit që ofrojnë më shumë detaje rreth asaj që duhet bërë për të përfunduar projektin. Ju krijoni detyra si pjesë e një projekti, por mund të caktoni anëtarë të ndryshëm të ekipit në detyra të ndryshme në të njëjtin projekt. Projektet janë zakonisht gjëra të përgjithshme që duhet t'i përmbushni brenda një afati të caktuar, dhe detyrat përshkruajnë gjërat specifike që duhet të bëni për të përfunduar projektin.

Ndërsa krijoni një projekt, ju caktoni një datë afati për projektin dhe ju caktoni datat e duhura për secilën detyrë në projekt. Ju identifikoni klientin me të cilin projekti është i lidhur dhe anëtarin e ekipit që ka përgjegjësinë për projektin. Ose, mund të specifikoni që projekti është një projekt i brendshëm që prek firmën tuaj, por jo ndonjë nga klientët tuaj.

QBOA përmban shabllone projektesh që ju ndihmojnë të krijoni me shpejtësi projektet e nevojshme zakonisht, të tilla si Kontabiliteti Mujor ose Mbajtja e Klientit. Kur përdorni një nga këto shabllone, QBOA krijon jo vetëm projektin, por të gjitha detyrat që lidhen me projektin. Më pas mund ta modifikoni projektin sipas nevojës.

Krijimi i një projekti

Për t'u përpjekur ta mbajmë këtë informacion sa më të lehtë për t'u ndjekur, ne do të krijojmë projekte veçmas nga krijimi i detyrave—edhe pse ju mund, dhe ndoshta do të krijoni detyra kur krijoni projekte. Për të krijuar një projekt, ndiqni këto hapa:

1 . Kliko Puna në panelin e navigimit.

QBOA shfaq faqen e punës për firmën tuaj.

2 . Klikoni Krijo projektin në këndin e sipërm të djathtë të faqes.

QBOA hap një panel në anën e djathtë të faqes që përdorni për të krijuar një projekt.

Krijimi i një projekti duke përdorur një shabllon.

3 . Nëse projekti juaj bie në një nga kategoritë e paracaktuara të modelit të pagave dy-javore, taksat e klientit në bord, kontabilitetit mujor ose vjetor, zgjidhni shabllonin nga kutia e listës së Modelit të Projektit.

QBOA shton detyrat e lidhura me shabllonin e projektit në projekt, duke i caktuar çdo detyre një datë të caktuar të "nesër".

4 . Plotësoni një emër për projektin.

Nëse keni zgjedhur një model projekti, QBOA plotëson emrin e projektit duke përdorur emrin e shabllonit të projektit.

5 . Nga kutia e listës së firmës ose klientit, zgjidhni klientin QBO me të cilin lidhet projekti.

Nëse projekti vlen vetëm për firmën tuaj dhe asnjë klient, zgjidhni Firma ime.

6 . Caktoni një datë të caktuar të projektit.

Data e caktuar që keni caktuar për projektin është një kufizim; nëse shtoni detyra në projekt, nuk do të jeni në gjendje të caktoni datat e duhura për detyrat që ndodhin pas përfundimit të projektit.

7 . Duke përdorur kutinë e listës Assigned To, caktojeni projektin një prej anëtarëve të ekipit tuaj.

Nëse dëshironi, mund të shtoni detaje për projektin.

Disa projekte, si rakordimi i një deklarate bankare, duhet të përsëriten rregullisht; për ato projekte, klikoni rrëshqitësin Përsëritni për të vendosur afatin kohor që QBOA duhet të përdorë për të përsëritur projektin.

Puna me detyrat

Tani që keni krijuar një projekt, mund të punoni me detyrat e projektit. Ti mundesh

• Shtoni dhe fshini detyrat,
• Ndryshoni datat e duhura që QBOA u cakton detyrave dhe
• Riorganizoni rendin e detyrave në një projekt.

1 . Shtoni një detyrë në një projekt duke klikuar butonin Shto një detyrë në fund të listës së detyrave.

QBOA shfaq një formular për informacionin e detyrës (shih figurën e mëposhtme).

Jepni emrin e detyrës dhe datën e duhur dhe caktojeni atë një anëtari të ekipit të firmës.

2 . Jepni një emër detyre, datën e duhur, anëtarin e ekipit të cilit dëshironi t'i caktoni detyrën dhe çdo detaj përkatës në lidhje me detyrën, të tilla si komandat QBO të përdorura për të përmbushur detyrën.

Nuk ka kufi për numrin e detyrave që mund të krijoni.

3 . Për të punuar me një detyrë tjetër, palos atë me të cilën po punoni aktualisht duke klikuar "Palos" në këndin e poshtëm djathtas të kartës së detyrave.

Ju nuk kurseni detyra individuale; në vend të kësaj, ju ruani projektin, i cili ruan informacionin e detyrës.

4 . Për të fshirë një detyrë ose për të ndryshuar informacionin e saj, klikoni detyrën.

QBOA shfaq detajet e detyrës.

Klikoni një detyrë për ta modifikuar ose fshirë ose zvarriteni për ta rirenditur.

• Për të ndryshuar detyrën, thjesht jepni informacionin e ri.
• Për të fshirë detyrën, klikoni lidhjen Hiq.

5 . Për të ndryshuar pozicionin e një detyre në projekt, paloseni atë dhe më pas tërhiqni simbolin katror në skajin e djathtë të një detyre lart ose poshtë.

Mund të shihni simbolin që tërhiqni për të rirenditur një detyrë.

6 . Klikoni Save për të ruajtur projektin dhe detyrat e tij.

QBOA rishfaq faqen e punës dhe projektet dhe detyrat tuaja të reja shfaqen në të.

Si të përditësoni statusin e detyrës në QBOA

Ndërsa përparoni në një detyrë, mund ta përditësoni statusin e saj drejtpërdrejt nga pamja e rrjetit të faqes së Punës. Klikoni shigjetën poshtë në një kartë detyrash për të ndryshuar statusin e saj.

Përdorni shigjetën poshtë në një kartë detyre ose projekti për të shfaqur listën e statuseve të disponueshme.

Detyrat mund të kenë statusin për të bërë, në progres, të bllokuara ose të kryera. Ju përdorni statusin e bllokuar kur diçka ju pengon të përfundoni një detyrë.

Si të redaktoni dhe fshini informacionin e projektit

Ju mund të modifikoni çdo projekt ose detyrë përveç atyre të krijuara automatikisht nga një kompani QBO—mund t'i fshehni ose shfaqni ato detyra të krijuara automatikisht vetëm duke përdorur rrëshqitësin Nga QuickBooks.

Pavarësisht nga pamja që po shfaqni në faqen e punës, për të modifikuar çdo projekt ose detyrë që keni krijuar, klikoni çdo detyrë në projekt. QBOA më pas hap panelin Edit Project në anën e djathtë të ekranit dhe shfaq informacionin e detyrës që keni klikuar.

Ju mund të ndryshoni informacionin e projektit duke redaktuar pjesën e sipërme të panelit Redakto projektin. Mund të fshini çdo projekt nga paneli Edit Project duke klikuar ikonën e koshit në këndin e poshtëm majtas të panelit (shih figurën e mëposhtme).

Fshini ose kopjoni një projekt ose krijoni një shabllon prej tij.

Shumë nga projektet që krijoni janë të ngjashme me njëri-tjetrin, ndaj kurseni pak punë dhe dublikojeni një projekt ekzistues për të krijuar një të ri. Ju gjithashtu mund të përdorni një projekt ekzistues për të krijuar një shabllon për projekte të ngjashme të mëvonshme. Nga paneli Edit Project, dublikojeni projektin duke klikuar butonin Duplicate. Për të krijuar një shabllon nga projekti, klikoni Krijo shabllon.

Megjithëse mund të modifikoni informacionin e projektit dhe detyrës, nuk mund të ndryshoni një projekt në detyrë ose një detyrë në projekt.

Për të mbyllur panelin Edit Project, klikoni X në këndin e sipërm djathtas të panelit.

Si të punoni në pamjen e Listës

Pamja e rrjetit të faqes "Puna" është e kufizuar në atë që mund të shfaqë, sepse kartat marrin mjaft pjesë të pasurisë së paluajtshme të ekranit. Ju mund t'i shikoni projektet dhe detyrat tuaja në pamjen e Listës, siç tregohet këtu, duke klikuar butonin Pamja e Listës në këndin e sipërm djathtas të faqes së Punës (vetëm poshtë butonit Krijo projektin).

Faqja e punës në pamjen e listës.

Nga kjo pamje, ju keni në dispozicion filtra shtesë. Përveç filtrimit për një klient, një anëtar ekipi dhe një lloj pune (projekt, detyrë ose kërkesë klienti), ju gjithashtu mund të filtroni sipas statusit dhe të caktoni një interval datash me interes për ju. Dhe, ju ende mund të redaktoni çdo projekt ose detyrë; thjesht klikoni kudo në linjën e projektit ose detyrës për të shfaqur panelin Edit Project të shfaqur më parë.

Si të punoni në pamjen e Kalendarit

Pamja e kalendarit shfaq detyrat e duhura për çdo datë të zgjedhur. Në kalendar, do të shihni numrin e detyrave që duhen bërë në çdo datë. Kur klikoni një datë, QBOA përdor anën e djathtë të pamjes së Kalendarit për të shfaqur detyrat e duhura në atë datë.

Pamja e kalendarit paraqet detyrat e projektit sipas datës së caktuar.

Komunikoni me anëtarët e ekipit për punën

Me rrezikun e deklarimit të qartë, komunikimi është parësor kur punoni në një mjedis ekipor. QBOA ju mundëson të jepni njoftime me email për një sërë veprimesh që lidhen me projektet dhe detyrat që shfaqen në faqen e punës. Për të specifikuar njoftimet që dëshironi që QBOA t'i dërgojë ekipit tuaj, klikoni lidhjen Njoftimet në krye të faqes së Punës për të shfaqur skedën "Njoftimet" në kutinë e dialogut "Cilësimet e kompanisë".

Vendosni njoftime me email për anëtarët e ekipit në lidhje me punën.

Klikoni lapsin në këndin e sipërm djathtas të seksionit Email për të aktivizuar dhe çaktivizuar njoftimet me email për veprime të ndryshme që ndodhin në faqen e punës. Klikoni Ruaj kur të përfundoni, e ndjekur nga U krye për t'u kthyer në QBOA.

Çdo anëtar i ekipit kontrollon njoftimet që merr. Si parazgjedhje, çdo anëtar i ekipit merr njoftime për detyrat e reja dhe datat e duhura si parazgjedhje, por, për të konfiguruar pjesën tjetër të këtyre njoftimeve, secili nga anëtarët e ekipit tuaj duhet të identifikohet në llogarinë e tij personale QBOA dhe të ndryshojë këto cilësime.

Nëse organizata juaj përdor Slack, një mjet bashkëpunimi që ndihmon ekipin tuaj të lidhet, ju mund ta integroni Slack me QBOA. Shtoni aplikacionin në QBOA duke klikuar Lidhu Tani në faqen e punës. Nëse e keni fshehur më parë reklamën për Slack, klikoni butonin Connect Work to Slack në skedën Njoftimet e kutisë së dialogut Cilësimet e kompanisë.

Slack ofron një version falas të përshtatshëm për ekipet e vogla që duan të provojnë Slack; versioni falas ka disa kufizime. Slack ofron gjithashtu dy versione "me pagesë": Standard dhe Plus; kostoja e këtyre versioneve varet nga numri i përdoruesve aktivë të Slack në muaj.