Si të krijoni një urdhër blerjeje QuickBooks 2019

Një urdhër blerjeje QuickBooks shërben për një qëllim të thjeshtë: i tregon një shitësi që dëshironi të blini një artikull. Në fakt, një urdhër blerje është një kontratë për blerje.

Shumë biznese të vogla nuk përdorin urdhra blerjeje. Por kur ato rriten në një madhësi të caktuar, shumë biznese vendosin t'i përdorin ato sepse porositë e blerjeve bëhen regjistrime të përhershme të artikujve që ata kanë porositur. Për më tepër, përdorimi i urdhrave të blerjes shpesh zyrtarizon procesin e blerjes në një kompani. Ju mund të vendosni, për shembull, që askush në firmën tuaj nuk mund të blejë ndonjë gjë që kushton më shumë se 100 dollarë nëse ai ose ajo nuk merr një urdhër blerje. Nëse vetëm ju mund të lëshoni urdhra blerjeje, ju keni kontrolluar në mënyrë efektive aktivitetet e blerjes përmes kësaj procedure.

Si të krijoni një urdhër blerjeje të vërtetë të QuickBooks

Për të përdorur QuickBooks për të krijuar porosi blerjeje, ndiqni këto hapa:

Tregojini QuickBooks se dëshironi të krijoni një porosi blerjeje duke zgjedhur Shitësit→ Krijo porosi blerjeje.

QuickBooks shfaq dritaren e shfaqur.

Nëse menyja e Shitësit nuk ofron një komandë "Krijo porosi blerjeje", QuickBooks nuk e di se ju dëshironi të krijoni porosi blerjeje.

Përdorni listën rënëse të Shitësit për të identifikuar shitësin nga i cili dëshironi të blini artikullin.

Lista rënëse e Shitësit liston secilin prej shitësve në listën tuaj të shitësve.

(Opsionale) Klasifiko blerjen, duke përdorur listën rënëse Klasa.

Ki parasysh se nuk shikon një listë rënëse të klasës nëse nuk e ke aktivizuar gjurmimin e klasës.

(Opsionale) Zgjidhni një adresë tjetër Ship To nga lista rënëse Ship To në këndin e sipërm djathtas.

Lista rënëse Ship To shfaq një listë të të gjithë klientëve, shitësve dhe punonjësve tuaj. Ju ndryshoni adresën Ship To duke zgjedhur një nga këta emra të tjerë. Pasi të zgjidhni një hyrje nga lista Ship To, QuickBooks plotëson kutinë e adresës Ship To me informacionin e duhur.

Konfirmoni datën e porosisë së blerjes.

Fillimisht, QuickBooks vendos datën aktuale të sistemit në kutinë Date. Sidoqoftë, duhet të konfirmoni që data që QuickBooks fut si datën e porosisë së blerjes është e saktë. Kjo është data e kontratës. Shpesh, data përcakton kushte kontraktuale, të tilla si numri i ditëve brenda të cilave artikulli do të dërgohet.

Konfirmoni numrin e porosisë së blerjes.

Numri i porosisë së blerjes, ose numri PO, identifikon në mënyrë unike dokumentin e porosisë së blerjes. QuickBooks numëron në mënyrë sekuenciale porositë e blerjeve për ju dhe vendos numrin e duhur në kutinë Nr. PO. Supozimi që bën QuickBooks për numrin e duhur të porosisë së blerjes është zakonisht i saktë. Nëse nuk është i saktë, mund të futni një numër zëvendësues.

Konfirmoni informacionin e shitësit dhe dërgesës në.

Blloku i shitësit dhe i anijes Për të bllokuar identifikimin e shitësit nga i cili po blini artikullin dhe adresën në të cilën dëshironi që shitësi të dërgojë dërgesën. Ky informacion duhet të jetë i saktë nëse lista juaj e shitësve është e përditësuar dhe ju keni përdorur saktë listën rënëse Ship To për të identifikuar, nëse është e nevojshme, një adresë alternative Ship To.

Sidoqoftë, konfirmoni që informacioni i treguar në këto dy blloqe adresash është i saktë. Nëse informacioni nuk është i saktë, sigurisht, rregullojeni. Ju mund të modifikoni informacionin e bllokut të adresave duke zgjedhur informacionin e pasaktë dhe më pas duke rishkruar çdo gjë që duhet të shfaqet.

Përshkruani çdo artikull që dëshironi të porosisni.

Ju përdorni kolonat e dritares Krijoni porositë e blerjes për të përshkruar në detaje çdo artikull që dëshironi të porosisni si pjesë e blerjes. Çdo artikull shkon në rreshtin e vet. Për të përshkruar një artikull që dëshironi të blini nga shitësi, jepni pjesët e mëposhtme të informacionit:

• Artikulli: Kolona Artikull është vendi ku regjistroni numrin unik të artikullit për artikullin që dëshironi të blini. Mos harroni se artikujt duhet të futen, ose të përshkruhen, në listën e artikujve. Gjëja kryesore që duhet të dini për listën e artikujve është se çdo gjë që dëshironi të shfaqni në faturë - ose, për këtë çështje, në një urdhër blerje - duhet të përshkruhet në skedarin e artikullit.

• Përshkrimi: Në kolonën Përshkrim, ju përshkruani artikullin që zgjidhni. Ju gjithashtu mund të modifikoni fushën e Përshkrimi në mënyrë që të ketë kuptim për klientët ose shitësit.

• Sasia: Kolona Sasia specifikon sasinë e artikullit që dëshironi. Natyrisht, ju vendosni numrin e artikujve që dëshironi në këtë fushë.

• Norma: Kolona Rate specifikon çmimin për njësi ose tarifën për njësi për artikullin. Vini re se QuickBooks përdor etiketa të ndryshme për këtë kolonë në varësi të llojit të biznesit që keni krijuar.

• Klienti: Kolona Klienti identifikon klientin për të cilin po blihet artikulli.

• Klasa: Në kolonën Klasa, ju i klasifikoni artikujt e porosisë së blerjes në nivelin e artikullit dhe jo në nivelin e porosisë së blerjes. Ki parasysh se nuk do ta shikosh këtë kolonë nëse nuk e ke aktivizuar gjurmimin e klasës.

• Shuma: Kolona Shuma tregon totalin e shpenzuar për artikullin. QuickBooks llogarit shumën për ju duke e shumëzuar sasinë me normën (ose çmimin). Ju mund të modifikoni shumën e kolonës. Në këtë rast, QuickBooks rregullon normën (ose çmimin) në mënyrë që norma e sasisë herë të jetë gjithmonë e barabartë me shumën.

Ju vendosni një përshkrim të secilit artikull që duhet të përfshihet në porosinë e blerjes. Kjo do të thotë, për shembull, që nëse dëshironi të porosisni gjashtë artikuj nga një shitës, porosia juaj e blerjes duhet të përfshijë gjashtë rreshta informacioni.

Printoni porosinë e blerjes.

Qëllimi i regjistrimit të një porosie blerjeje në QuickBooks është krijimi i një regjistrimi zyrtar të një blerjeje. Pothuajse gjithmonë dëshironi t'ia transmetoni këtë urdhër blerje shitësit. Urdhri i blerjes i tregon shitësit saktësisht se çfarë dëshironi të blini dhe çmimin që jeni të gatshëm të paguani.

Për të printuar porosinë e blerjes, mund të klikoni butonin Printo. Ju gjithashtu mund t'i printoni porositë e blerjeve në një grup më vonë nëse zgjidhni kutinë e kontrollit Printo më vonë (e disponueshme në skedën kryesore) kur krijoni porosi blerjeje, ruani të gjitha porositë e blerjeve që dëshironi të printoni më vonë dhe më pas zgjidhni Skedarin → Print Forms→ Urdhërat e Blerjes komanda.

Ruani porosinë e blerjes.

Për të ruajtur porosinë tuaj të blerjes, klikoni ose butonin Ruaj & Mbyll ose butonin Ruaj & Ri. Nëse klikoni butonin "Ruaj dhe i ri", QuickBooks e ruan atë porosi blerjeje dhe rishfaq një version bosh të dritares "Krijoni porosi blerjeje" në mënyrë që të mund të regjistroni një porosi tjetër blerjeje.

Këshilla dhe truket për porositë e blerjeve në QuickBooks 2019

Këtu janë disa vëzhgime më të rëndësishme:

• Jo çdo blerje meriton një urdhër blerje. Nëse nuk jeni mësuar të punoni me porositë e blerjeve, është e lehtë të tejkaloni kur filloni të përdorni këtë mjet të dobishëm. Megjithatë, mbani në mend se jo të gjitha blerjet garantojnë urdhër blerje (shih artikullin vijues).
• Përdorni urdhrat e blerjeve për të menaxhuar blerjet. Në mënyrë tipike, bizneset përdorin urdhrat e blerjeve si një mënyrë për të kontrolluar dhe dokumentuar blerjet. Në fakt, shumë blerje nuk kërkojnë vërtet një urdhër blerje. Shumat që keni rënë dakord të blini që janë të dokumentuara përmes kontratave standarde - të tilla si faturat nga kompania e telefonit, kompania e gazit dhe qiradhënësi juaj - nuk kanë nevojë për urdhra blerjeje, natyrisht. Përveç kësaj, blerjet modeste, të tilla si furnizimet e zyrës, shpesh nuk kanë nevojë për porosi blerje. Ju duhet patjetër një mënyrë për t'i kontrolluar këto shpenzime, por urdhrat e blerjeve ndoshta nuk janë mënyra për t'u bërë.
• Merrni parasysh mjete të tjera kontrolli plotësuese. Kontrolle të tjera buxhetore, të tilla si "miratimi nga mbikëqyrësi" ose një buxhet i thjeshtë, shpesh funksionojnë po aq mirë.