Si të konfiguroni përdorues shtesë të QuickBooks

Nëse më shumë se një person do të përdorë QuickBooks, ju dëshironi të konfiguroni përdorues shtesë. Ju nuk jeni të kufizuar në përdorimin e një fjalëkalimi për të kontrolluar aksesin në skedarin tuaj të të dhënave QuickBooks. Mund të konfiguroni disa fjalëkalime për skedarin e të dhënave QuickBooks. Ajo që është me të vërtetë e bukur në këtë praktikë është se ju mund t'i tregoni QuickBooks të lejojë disa përdorues dhe fjalëkalime të bëjnë vetëm disa gjëra.

Kjo tingëllon e ndërlikuar, por në të vërtetë nuk është. Pronari i biznesit, për shembull, mund të ketë një fjalëkalim që i lejon asaj të bëjë gjithçka. Por një nëpunës i ri kontabiliteti, për shembull, mund të ketë një fjalëkalim që i lejon atij vetëm të regjistrojë faturat në sistem.

Si të shtoni përdorues në QuickBooks Enterprise Solutions

Për të shtuar përdorues në QuickBooks Enterprise Solutions, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni Kompani → Përdoruesit → Vendosni Përdoruesit dhe Rolet.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Përdoruesi dhe Rolet (nuk shfaqet). Kjo kuti dialogu identifikon çdo përdorues për të cilin është konfiguruar qasja në QuickBooks dhe rolet që QuickBooks mund të plotësojnë kur përdorin QuickBooks. Lista e përdoruesve, e cila shfaqet në skedën Lista e përdoruesve të kutisë së dialogut, gjithashtu identifikon se kush është aktualisht i kyçur në sistem.

2. Tregojini QuickBooks se dëshironi të shtoni një përdorues duke klikuar butonin New.

Kur klikoni këtë buton, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut "Përdoruesi i ri".

3. Identifikoni përdoruesin dhe jepni një fjalëkalim.

Ju duhet t'i jepni secilit përdorues për të cilin po vendosni një emër përdoruesi. Ju e bëni këtë duke futur një emër të shkurtër - ndoshta emrin e përdoruesit - në kutinë Emri i përdoruesit. Pasi të identifikoni përdoruesin, futni fjalëkalimin e përdoruesit si në kutinë e tekstit "Fjalëkalimi" dhe në kutinë e tekstit "Konfirmo fjalëkalimin".

4. Identifikoni rolin(et) e përdoruesit.

Përdorni kutinë e listës së roleve të disponueshme për të zgjedhur rolet (ose detyrat) që përdoruesi plotëson. Më pas shtoni rolin e zgjedhur në listën e roleve të caktuara të përdoruesit duke klikuar butonin Shto. Për të hequr një rol nga një përdorues, zgjidhni rolin në kutinë e listës së roleve të caktuara dhe më pas klikoni Hiq.

Kutia e Përshkrimi në fund të kutisë së dialogut "Përdoruesi i ri" ju lejon të përshkruani rolin në më shumë detaje. Ju mund të futni llojin e përdoruesit të QuickBooks të cilit zakonisht mund t'i caktohet roli i zgjedhur, për shembull.

5. (Opsionale) Ndryshoni rolet sipas nevojës.

Ju mund të rregulloni rolet që caktoni (me ndihmën e QuickBooks). Për ta bërë këtë, kthehuni te kutia e dialogut Users and Roles, zgjidhni skedën Lista e roleve, klikoni rolin që dëshironi të ndryshoni dhe më pas klikoni butonin Edit. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Edit Role (nuk shfaqet), zgjidhni një aktivitet kontabël ose zonë në listën Zona dhe Aktivitetet dhe më pas përdorni butonat e radios në Nivelin e Qasjes në Zonë për të specifikuar se çfarë mund të bëjë një përdorues me rolin e zgjedhur. Mund të tregoni që përdoruesi nuk duhet të ketë akses duke zgjedhur butonin e radios Asnjë. Mund të tregoni se përdoruesi duhet të ketë akses të plotë duke zgjedhur butonin e radios Full. Nëse përdoruesi duhet të ketë akses të pjesshëm, ju zgjidhni butonin e pjesshëm dhe më pas kontrolloni ose pastroni (sipas rastit) kutitë e kontrollit Shiko, Krijo, Modifiko, Fshi, Printo dhe Shiko Bilancin.

Mund të shihni se çfarë aksesi ka fillimisht çdo rol duke zgjedhur një nga hyrjet në listën Zona dhe Aktivitetet. QuickBooks përdor butonat dhe kutitë e Nivelit të Qasjes në Zonë për të treguar cilësimet aktuale për rolin.

Si rregull i përgjithshëm, kur bëhet fjalë për kontrollet e kontabilitetit, ju dëshironi të siguroni një sasi minimale aksesi. Nëse dikush nuk ka nevojë për qasje në skedarin e të dhënave QuickBooks për detyrat e përditshme, duhet të zgjidhni butonin Asnjë. Nëse dikush ka nevojë për pak akses - ndoshta për të përgatitur vlerësimet e punës ose faturat - ju i jepni vetëm atë akses dhe asgjë më shumë. Në fund të këtij kapitulli, në "Mbajtja e kontrolleve të mira të kontabilitetit", unë flas për arsyen pse minimizimi i të drejtave dhe aksesit të përdoruesit është kaq i rëndësishëm. Por në fund të fundit është kjo: Sa më shumë mundësi që t'u jepni punonjësve ose nënkontraktorëve ose kontabilistëve për të kontrolluar sistemin e kontabilitetit të biznesit tuaj të vogël, aq më i madh është rreziku që dikush pa dashje ose qëllimisht të futë gabime në sistem. Gjithashtu, sa më të mëdha të jenë të drejtat dhe aksesi që jepni,

6. (Opsionale) Rishikoni lejet tuaja të përdoruesit.

Pasi të konfiguroni një përdorues, duhet (për të qenë të kujdesshëm) të rishikoni lejet që i keni dhënë përdoruesit. Për ta bërë këtë, klikoni skedën Lista e përdoruesve të kutisë së dialogut Përdoruesit dhe Rolet, zgjidhni përdoruesin dhe më pas klikoni butonin Shiko Lejet. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut të Lejeve të shikimit (nuk shfaqet), zgjidhni përdoruesin dhe më pas klikoni butonin Display për të parë dritaren e Lejeve të Shiko (nuk shfaqet), e cila shfaq një listë shumë të detajuar të asaj që përdoruesi mund dhe nuk mund të bëjë.

7. (Opsionale) Rishikoni modifikimet e rolit tuaj.

Nëse ndryshoni lejet e një roli, ndoshta dëshironi t'i rishikoni ato ndryshime. Për ta bërë këtë, klikoni në skedën Lista e roleve të kutisë së dialogut Përdoruesit dhe Rolet, zgjidhni rolin dhe më pas klikoni butonin Shiko Lejet. QuickBooks shfaq një version tjetër të dritares së Lejeve të shikimit që liston rolet që ju dhe QuickBooks keni vendosur. Zgjidhni rolin që dëshironi të rishikoni dhe më pas klikoni butonin Shiko Lejet. QuickBooks shfaq një version tjetër të dritares së Lejeve të shikimit, me një listë të detajuar të asaj që dikush me rolin mund dhe nuk mund të bëjë.

8. Pasi të keni mbaruar shqyrtimin e lejeve të përdoruesve dhe roleve, klikoni Mbyll për të mbyllur çdo dritare të hapur dhe më pas klikoni butonin Cancel ose Close për të mbyllur çdo kuti dialogu të hapur.

Nga kjo pikë e tutje, përdoruesi i ri mund të përdorë QuickBooks; të drejtat e tij ose të saj janë të kufizuara në atë që keni specifikuar.

Mund të jetë e rëndësishme të kontrolloni këtë seksion çdo disa muaj ose vite, në varësi të qarkullimit tuaj të punësimit dhe praktikave të kontabilitetit. Natyrisht, punonjësit ose kontabilistët e mëparshëm nuk duhet të kenë më role që i lejojnë ata të bëjnë ndryshime në dosjen tuaj. Dreq, ata ndoshta nuk duhet të kenë fare role! Dritarja e Lejeve të Shikimit të QuickBooks është një mënyrë e shkëlqyeshme për t'i parë këto të dhëna në internet dhe nëse dëshironi të printoni një kopje të informacionit të lejeve, gjithçka që duhet të bëni është të klikoni butonin Printo të dritares.

Si të shtoni përdorues në QuickBooks Pro dhe Premier

Për të konfiguruar përdorues shtesë në QuickBooks Pro dhe QuickBooks Premier, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni Kompania→ Vendos përdoruesit dhe fjalëkalimet → Vendos përdoruesit.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Lista e përdoruesve, e cila identifikon çdo përdorues për të cilin është konfiguruar qasja në QuickBooks dhe që aktualisht janë të kyçur në sistem.

Kutia e dialogut Përdoruesit

2. Tregojini QuickBooks se dëshironi të shtoni një përdorues duke klikuar butonin Shto përdorues.

QuickBooks shfaq kutinë e parë të dialogut Set Up User Password and Access, siç tregohet.

Kutia e dialogut Konfiguro fjalëkalimin e përdoruesit dhe aksesin

3. Identifikoni përdoruesin dhe jepni një fjalëkalim.

Jepini çdo përdoruesi për të cilin po vendosni një fjalëkalim një emër përdoruesi duke futur një emër të shkurtër - ndoshta emrin e parë të përdoruesit - në kutinë Emri i përdoruesit. Pasi të identifikoni përdoruesin, futni fjalëkalimin e përdoruesit si në kutinë e tekstit "Fjalëkalimi" dhe në kutinë e tekstit "Konfirmo fjalëkalimin".

4. Klikoni Next për të vazhduar dhe më pas tregoni nëse dëshironi të kufizoni aksesin për përdoruesin e ri.

Kur QuickBooks shfaq kutinë e dytë të dialogut Set Up User Password and Access, tregoni nëse dëshironi të kufizoni aksesin dhe të drejtat për përdoruesin, siç tregohet. Nëse dëshironi të kufizoni aksesin dhe të drejtat (të drejtat janë thjesht gjërat që përdoruesi mund të bëjë), zgjidhni butonin e radios Zonat e zgjedhura të QuickBooks. Nëse dëshironi që përdoruesi të jetë në gjendje të bëjë çdo gjë, zgjidhni butonin e radios Të gjitha zonat e QuickBooks. Nëse tregoni se përdoruesi i ri duhet të ketë akses në të gjitha fushat e QuickBooks, keni përfunduar me konfigurimin e fjalëkalimit të përdoruesit dhe mund të kapërceni hapat e mbetur.

Vendosja e aksesit për përdoruesin

5. Klikoni Next për të vazhduar dhe më pas përshkruani aksesin në informacionet dhe detyrat e shitjeve dhe llogarive të arkëtueshme.

Kur të përfundoni hapin 4, QuickBooks shfaq kutinë e tretë të dialogut "Konfiguro fjalëkalimin dhe aksesin e përdoruesit" - i pari nga një seri kuti dialogu që ju udhëzon në një intervistë, duke bërë pyetje të hollësishme se çfarë lloj aksesi duhet të ketë çdo përdorues në një zonë të caktuar . Në lidhje me aktivitetin e shitjeve, për shembull, QuickBooks pyet për aksesin në transaksione (të tilla si fatura, memorandume krediti dhe informacione të llogarive të arkëtueshme). Ju mund të tregoni se përdoruesi nuk duhet të ketë akses duke zgjedhur butonin e radios No Access (shih figurën e mëposhtme). Ju mund të tregoni se përdoruesi duhet të ketë akses të plotë duke zgjedhur butonin e radios "Qasja e plotë". Nëse përdoruesi duhet të ketë akses të pjesshëm, ju zgjidhni butonin e radios Akses selektive dhe më pas zgjidhni një nga butonat ndihmës: Krijo vetëm transaksione, Krijo dhe printo transaksione,

Kutia e dialogut Ndrysho fjalëkalimin e përdoruesit dhe aksesin

6. Klikoni Next dhe më pas përshkruani blerjet dhe të drejtat e llogarive të pagueshme.

Kur të përfundoni Hapin 5 duke klikuar "Tjetër", QuickBooks shfaq kutinë e katërt të dialogut "Konfiguro fjalëkalimin dhe aksesin e përdoruesit" (nuk shfaqet), e cila ju lejon të specifikoni se çfarë aksesi ka ky përdorues i ri në zonat e blerjeve dhe llogarive të pagueshme. Mund të zgjidhni butonin e radios No Access. Mund të zgjidhni butonin e radios Access Full. Ose mund të zgjidhni një terren të mesëm duke zgjedhur butonin e radios Akses selektive dhe një nga butonat ndihmës. Të njëjtat rregulla për vendosjen e të drejtave dhe aksesit që zbatohen për zonën e blerjeve dhe llogarive të pagueshme zbatohen për zonën e shitjeve dhe llogarive të arkëtueshme.

7. Klikoni Next dhe më pas përshkruani të drejtat dhe aksesin e mbetur të përdoruesit.

Kur klikoni butonin Tjetër në fund të secilit version të kutisë së dialogut "Konfiguro fjalëkalimin e përdoruesit dhe aksesin", QuickBooks shfaq disa versione të tjera të kutisë së dialogut që përdor për t'ju pyetur rreth të drejtave dhe aksesit të përdoruesit. Pasi të përshkruani se cilat të drejta janë të përshtatshme për përdoruesin në zonën e blerjeve dhe llogarive të pagueshme, për shembull, QuickBooks pyet për zonën e kontrollit dhe kartës së kreditit. Më pas pyet për zonën e inventarit. Më pas, pyet për listën e pagave, e ndjekur nga pyetjet në lidhje me aktivitetet e përgjithshme, të ndjeshme të kontabilitetit. Më në fund, QuickBooks pyet për aksesin në aftësitë e raportimit financiar.

Ju kufizoni të drejtat në secilën prej këtyre fushave të tjera në të njëjtën mënyrë që bëni për shitjet dhe llogaritë e arkëtueshme dhe për zonat e blerjeve dhe llogarive të pagueshme. Prandaj, nuk do të përshkruaj se si e zgjidhni vazhdimisht butonin e opsionit "Pa qasje", butonin e opsionit "Qasja e plotë" ose butonin "Qasje selektive". Vetëm jini të kujdesshëm ndërsa kaloni nëpër ekrane, duke kufizuar të drejtat e përdoruesit. Ju dëshironi që përdoruesit të kenë të drejtat e nevojshme për të bërë punën e tyre, por ju nuk dëshironi t'u jepni atyre më shumë të drejta sesa kanë nevojë.

8. Specifikoni nëse përdoruesi mund të ndryshojë ose fshijë transaksionet.

Pasi të keni kaluar afërsisht një duzinë versionesh të kutive të dialogut "Konfiguro fjalëkalimin e përdoruesit dhe qasjen" që pyesin për fusha specifike të kontabilitetit të biznesit të vogël, QuickBooks shfaq faqen "Ndryshimi ose fshirja e transaksioneve" të kutisë së dialogut "Konfiguro fjalëkalimin e përdoruesit dhe aksesin". (nuk tregohet). Faqja Ndryshimi ose Fshirja e Transaksioneve ju lejon të tregoni nëse një përdorues mund të ndryshojë transaksionet e regjistruara përpara datës së mbylljes. Në përgjithësi, ju dëshironi të kufizoni aftësinë e një përdoruesi për të ndryshuar ose fshirë transaksionet.

9. Klikoni Next dhe më pas rishikoni vendimet tuaja për të drejtat.

Kur klikoni Next, QuickBooks shfaq versionin përfundimtar të kutisë së dialogut Set Up User Password and Access (nuk tregohet), i cili identifikon të drejtat e përdoruesit që i keni caktuar ose lejuar. Ju mund ta përdorni këtë kuti dialogu për të rishikuar të drejtat që ka dikush. Nëse e kuptoni se i keni caktuar gabimisht të drejtat, klikoni butonin Prapa për t'u kthyer përsëri nëpër kutitë e dialogut tek ai ku keni bërë një gabim. Ndryshoni caktimin e të drejtave dhe klikoni butonin Next për t'u kthyer në dritaren përfundimtare të kutisë së dialogut Set Up User Password and Access.

10. Kur të përfundoni me rishikimin e të drejtave dhe aksesit të përdoruesit, klikoni Finish.

Nga kjo pikë e tutje, përdoruesi i ri do të jetë në gjendje të përdorë QuickBooks; të drejtat e tij ose të saj janë të kufizuara në atë që keni specifikuar.

Si të ndryshoni të drejtat e përdoruesve në Enterprise Solutions

Ju mund të modifikoni të drejtat që i caktoni një përdoruesi. Për ta bërë këtë në QuickBooks Enterprise Solutions, zgjidhni Kompani → Përdoruesit → Vendosni përdoruesit dhe rolet për të shfaqur kutinë e dialogut Përdoruesit dhe Rolet (nuk shfaqet).

Për të ndryshuar të drejtat e një përdoruesi pas shqyrtimit të tyre, zgjidhni përdoruesin dhe klikoni butonin Edit. QuickBooks shfaq kutinë e dialogut "Modifiko përdoruesin" (nuk tregohet), e cila i ngjan shumë kutisë së dialogut "Përdoruesi i ri" që përdorni për të konfiguruar përdoruesin dhe për të përshkruar të drejtat e tij ose të saj. Ju përdorni kutitë e tekstit "Emri i përdoruesit", "Fjalëkalimi" dhe "Konfirmo fjalëkalimin" për të ndryshuar informacionin e përdoruesit. Ju mund të përdorni listën e roleve të disponueshme, listën e roleve të caktuara dhe butonat Shto dhe Hiq për të ndryshuar atë që përdoruesi mund të bëjë brenda QuickBooks; pastaj klikoni Mbyll kur të keni mbaruar.

Për të kopjuar një përdorues (mund të dëshironi të shtoni një përdorues të dytë me leje që pasqyrojnë lejet e disa përdoruesve të tjerë), në kutinë e dialogut "Përdoruesit dhe roli", zgjidhni përdoruesin që dëshironi të klononi dhe më pas klikoni "Dublikoni". Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Duplicate User (nuk shfaqet), përfundoni përshkrimin e përdoruesit të ri dhe klikoni OK.

Për të hequr një përdorues, përdorni gjithashtu kutinë e dialogut Përdoruesi dhe Rolet. Thjesht zgjidhni përdoruesin dhe më pas klikoni butonin Fshi. QuickBooks ju kërkon të konfirmoni fshirjen tuaj. Kur klikoni butonin Po për konfirmim, QuickBooks heq përdoruesin.

Si të ndryshoni të drejtat e përdoruesit në QuickBooks Pro dhe Premier

Ju mund të modifikoni të drejtat që i caktoni një përdoruesi në QuickBooks Pro ose Premier. Për ta bërë këtë, zgjidhni Kompania→ Vendosni përdoruesit dhe fjalëkalimet → Vendosni përdoruesit për të shfaqur kutinë e dialogut Lista e përdoruesve (shih figurën).

Kutia e dialogut Lista e përdoruesve

Për të parë të drejtat që ka një përdorues i caktuar, zgjidhni përdoruesin në listë dhe më pas klikoni butonin View User. Kur ta bëni këtë, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut View User Access (shih figurën e mëposhtme). Kjo kuti dialogu tregon të njëjtin informacion si versioni përfundimtar i kutisë së dialogut Set Up User Access and Password, që është kutia e dialogut që përdorni fillimisht për të specifikuar se çfarë të drejtash duhet të ketë një përdorues. Klikoni butonin Lë për të mbyllur kutinë e dialogut Shiko qasjen e përdoruesit.

Kutia e dialogut Shiko qasjen e përdoruesit

Për të ndryshuar të drejtat e një përdoruesi pas shqyrtimit të tyre, zgjidhni përdoruesin dhe më pas klikoni butonin Edit User. QuickBooks kalon nëpër të njëjtin grup kuti dialogu që përdorni për të konfiguruar përdoruesin dhe për të përshkruar të drejtat e tij. Ju përdorni butonat Next dhe Back për të bërë gjëra të tilla si ndryshimi i emrit të përdoruesit ose fjalëkalimit, për të specifikuar nëse përdoruesi duhet të jetë i kufizuar në aksesin e tij dhe — nëse është e nevojshme — për të kufizuar aksesin e përdoruesit në një aktivitet të caktuar brenda QuickBooks.

Për të hequr një përdorues, përdorni gjithashtu kutinë e dialogut Lista e përdoruesve. Thjesht zgjidhni përdoruesin dhe më pas klikoni butonin Fshi përdoruesin. QuickBooks ju kërkon të konfirmoni fshirjen tuaj (shih figurën e mëposhtme). Kur klikoni butonin Po për konfirmim, QuickBooks heq përdoruesin.

Kutia e dialogut Fshi përdoruesin