Si të ekzekutoni magjistarin e konfigurimit të QuickBooks

Pasi të instaloni programin QuickBooks 2021, programi i instalimit mund të nisë automatikisht QuickBooks dhe më pas të nisë QuickBooks Setup. Ju gjithashtu mund të filloni QuickBooks Setup duke nisur programin QuickBooks në të njëjtën mënyrë që filloni çdo program dhe më pas duke zgjedhur File→New Company.

Duke marrë mirëseardhjen e madhe

Le të krijojmë biznesin tuaj! ekrani i QuickBooks Setup (shih figurën) shfaqet kur zgjidhni File→New Company. Ekrani ju bën të filloni të jepni disa informacione të përgjithshme rreth krijimit të një kompanie të re brenda QuickBooks. Ju ndoshta dëshironi të lexoni informacionin e këtij ekrani. Kur të jeni gati për të filluar, klikoni butonin Fillimi Express ose butoni Fillimi i Detajuar.

Dritarja e konfigurimit të QuickBooks, që tregon mesazhin e mirëseardhjes

Metoda Express Start

QuickBooks ofron një version të përshpejtuar të procesit të konfigurimit të QuickBooks, të cilin mund ta përdorni kur nuk dëshironi të personalizoni konfigurimin. Nëse klikoni butonin Express Start, QuickBooks mbledh pak informacion në lidhje me kompaninë tuaj dhe, bazuar në ato informacione, konfiguron një skedar kompanie që duhet të funksionojë për një biznes si i juaji.

Pasi të klikoni Express Start për të krijuar skedarin e kompanisë, QuickBooks ju kërkon të përshkruani njerëzit (klientët, shitësit dhe punonjësit) me të cilët bëni biznes, artikujt që shitni dhe llogarinë tuaj bankare. Ju i jepni këto përshkrime duke kaluar nëpër një seri ekranesh dhe duke plotësuar kutitë dhe fletët e punës në ekran.

Metoda e fillimit të detajuar

Butoni Fillimi i Detajuar, nëse klikohet, fillon Intervistën EasyStep, e cila ju përcjell nëpër një grup ekranesh plot me informacione që ju lejojnë të specifikoni më fort se si duhet të duket skedari i kompanisë që konfiguron QuickBooks.

Për të kaluar në ekranin tjetër në Intervistën EasyStep, klikoni butonin Next. Për të kaluar në ekranin e mëparshëm, klikoni butonin Prapa. Nëse dekurajoheni dhe doni të hiqni dorë, klikoni butonin Larg. Por përpiquni të mos dekurajoheni.

Furnizoni informacionin e kompanisë

Ekranet e para të Intervistës EasyStep mbledhin disa pjesë të rëndësishme të informacionit të përgjithshëm rreth biznesit tuaj, duke përfshirë emrin e kompanisë tuaj dhe emrin ligjor të firmës, adresën e kompanisë tuaj, industrinë në të cilën veproni, numrin tuaj federal të ID-së tatimore, muajin e parë të viti fiskal (zakonisht, janari), lloji i formularit të tatimit mbi të ardhurat që përdor firma juaj për të raportuar në IRS dhe industrinë ose llojin e kompanisë që po operoni (shitje me pakicë, shërbime etj.). Shfaqet ekrani i parë i Intervistës EasyStep.

Ekrani i parë i Intervistës EasyStep mbledh informacione të përgjithshme të kompanisë.

QuickBooks nuk është shumë i zgjuar në lidhje me rregullat e kontabilitetit tatimor për kompanitë me përgjegjësi të kufizuar (LLC). Një LLC mund të trajtohet si një pronësi e vetme nëse ka një pronar dhe si një partneritet nëse ka më shumë se një pronar. Por LLC-të mund të zgjedhin gjithashtu të trajtohen si korporata S ose korporata C. Nëse keni bërë një zgjedhje të tillë për LLC-në tuaj, sigurohuni që të tregoni se LLC është një korporatë S ose korporatë C.

Pas mbledhjes së këtij informacioni të përgjithshëm të kompanisë, QuickBooks krijon skedarin e të dhënave të kompanisë që ruan informacionin financiar të firmës suaj. QuickBooks sugjeron një emër të paracaktuar ose një skedar të dhënash QuickBooks bazuar në emrin e kompanisë. E tëra çfarë ju duhet të bëni është të pranoni emrin e sugjeruar dhe vendndodhjen e dosjes së sugjeruar (përveç nëse dëshironi të ruani skedarin e të dhënave në dosjen Documents, gjë që nuk është një ide e keqe).

Kutia e dialogut Emri i skedarit për kompaninë e re

Personalizimi i QuickBooks

Pasi QuickBooks mbledh informacionin e përgjithshëm të kompanisë të përmendur në paragrafët e mësipërm, Intervista EasyStep ju bën disa pyetje shumë specifike rreth mënyrës se si e drejtoni biznesin tuaj në mënyrë që të mund të vendosë preferencat e QuickBooks. Preferencat, në fakt, aktivizojnë ose çaktivizojnë veçori të ndryshme të kontabilitetit të QuickBooks, duke kontrolluar kështu funksionimin dhe pamjen e programit. Këtu janë llojet e pyetjeve që kërkon Intervista EasyStep për të vendosur preferencat e QuickBooks:

• A mban firma juaj inventarin?
• Dëshironi të gjurmoni inventarin që blini dhe shisni?
• A mbledhni taksën e shitjes nga klientët tuaj?
• Dëshironi të përdorni porositë e shitjeve për të gjurmuar porositë e klientëve dhe porositë e kthyera?
• Dëshiron të përdorësh QuickBooks për të ndihmuar me listën e pagave të punonjësve?
• A keni nevojë të gjurmoni monedha të shumta brenda QuickBooks sepse keni të bëni me klientët dhe shitësit në vende të tjera dhe a kanë rregullisht këta njerëz guximin t'ju paguajnë ose t'ju faturojnë në një monedhë të ndryshme nga ajo që përdor vendi juaj?
• Dëshironi të gjurmoni kohën që ju ose punonjësit tuaj shpenzojnë në punë ose projekte për klientët?
• Si dëshironi t'i trajtoni faturat dhe pagesat (futni çeqet drejtpërdrejt, ose futni faturat në fillim dhe pagesat më vonë)?

Si të vendosni datën tuaj të fillimit

Ndoshta vendimi kryesor që merrni në ngritjen e çdo sistemi kontabiliteti është dita në të cilën filloni të përdorni sistemin tuaj të ri. Kjo ditë quhet data e konvertimit. Në mënyrë tipike, ju dëshironi të filloni të përdorni një sistem kontabiliteti në ditën e parë të vitit ose ditën e parë të një muaji të ri. Prandaj, një pyetje tjetër e madhe që ju bëhet është në lidhje me datën e konvertimit. Ju kërkohet të identifikoni datën e fillimit duke përdorur kutinë e dialogut të treguar.

Kutia e dialogut EasyStep Intervistë që ju lejon të zgjidhni datën e fillimit

Koha më e lehtë për të filluar përdorimin e një sistemi të ri kontabiliteti është fillimi i vitit. Arsyeja? Mund të futni një bilanc më të thjeshtë prove. Në fillim të vitit, për shembull, ju shkruani vetëm bilancet e llogarisë së aktiveve, detyrimeve dhe kapitalit të pronarit.

Në çdo kohë tjetër, ju gjithashtu futni bilancet e llogarive të të ardhurave dhe shpenzimeve nga viti në ditë. Në mënyrë tipike, ju keni informacionin e të ardhurave dhe shpenzimeve nga viti deri më tani në dispozicion vetëm në fillim të muajit. Për këtë arsye, e vetmja datë tjetër e mundshme e fillimit që mund të zgjidhni është fillimi i një muaji.

Në këtë rast, ju merrni shumat e të ardhurave nga viti në datë deri në fund të muajit të mëparshëm nga sistemi juaj i mëparshëm i kontabilitetit. Nëse keni përdorur Sage 50 Accounting, për shembull, merrni shumat e të ardhurave dhe shpenzimeve nga viti deri më sot nga Sage.

Pasi të keni dhënë datën e fillimit, të keni dhënë informacionin bazë të kompanisë, të keni identifikuar shumicën e preferencave tuaja të kontabilitetit dhe të keni identifikuar datën në të cilën dëshironi të filloni të përdorni QuickBooks, pothuajse keni mbaruar.

Nëse klikoni butonin Largo, QuickBooks ju lë në programin QuickBooks, gati për të shkuar në punë. Megjithatë, procesi i Intervistës EasyStep nuk është i humbur përgjithmonë. Për t'u rikthyer në intervistë, thjesht hapni skedarin që ishit në proces të konfigurimit. Kur ta bëni këtë, Intervista EasyStep rinis.

Rishikoni skemën e sugjeruar të llogarive

Në fund të Intervistës EasyStep, bazuar në informacionin që jepni për llojin e industrisë suaj dhe formularin e deklaratës tatimore që depozitoni në IRS, QuickBooks sugjeron një grup fillestar llogarish, të cilat kontabilistët e quajnë një skemë llogarish . Këto llogari janë kategoritë që përdorni për të gjurmuar të ardhurat, shpenzimet, aktivet, detyrimet dhe kapitalin e pronarit. Kjo figurë tregon ekranin që shfaq Intervista EasyStep për t'ju shfaqur këto llogari.

Ekrani i Intervistës EasyStep ju tregon llogaritë e rekomanduara të të ardhurave dhe shpenzimeve.

Llogaritë që QuickBooks shënon me një çek, siç shpjegon ekrani, janë llogaritë e rekomanduara. Nëse nuk bëni asgjë tjetër, këto llogari të kontrolluara janë ato që do të përdorni (të paktën për të filluar) brenda QuickBooks. Ju mund të hiqni një llogari të sugjeruar duke klikuar shenjën. QuickBooks heq shenjën e kontrollit, që do të thotë se llogaria nuk do të jetë pjesë e grafikut përfundimtar të llogarive. Ju gjithashtu mund të klikoni një llogari për të shtuar një shenjë kontrolli dhe për ta përfshirë llogarinë në skemën fillestare të llogarive.

Mund të klikoni butonin Rivendos rekomandimet në fund të listës për t'u kthyer në grafikun fillestar të rekomanduar të llogarive (nëse keni bërë ndryshime që më vonë vendosni se nuk i dëshironi).

Kur skema e sugjeruar e llogarive ju duket në rregull, klikoni Tjetër. Është mirë të pranosh atë që sugjeron QuickBooks sepse mund të ndryshosh skemën e llogarive më vonë.

Shtoni informacionin tuaj në dosjen e kompanisë

Pavarësisht nëse përdorni metodën Express Start për krijimin e një skedari kompanie ose metodën e Fillimit të Detajuar/Intervistës EasyStep, pasi ju dhe QuickBooks të vendosni skedarin e kompanisë, QuickBooks ju kërkon të vendosni informacionin tuaj në skedarin e kompanisë.

Ekrani i konfigurimit të QuickBooks që ju kërkon të futni informacionin tuaj në skedarin e kompanisë

Konsumatorët, shitësit dhe punonjësit

Për të përshkruar klientët, shitësit dhe punonjësit, klikoni butonin e parë Shto. QuickBooks pyet nëse është e mundur t'i marrësh këto të dhëna nga një vend tjetër, si p.sh. një program email ose shërbim emaili (Outlook, Gmail, e kështu me radhë), ose nëse dëshiron t'i futësh manualisht informacionet në një fletë pune. Me siguri do të futni informacionin me dorë, kështu që klikoni butonin e duhur dhe më pas klikoni Vazhdo. Kur QuickBooks shfaq një dritare të fletës së punës (shih figurën e mëposhtme), futni çdo klient, shitës ose punonjës në rreshtin e vet dhe sigurohuni që të përfshini informacionin për emrin dhe adresën. Klikoni Vazhdo (nuk shfaqet) kur të përfundoni. Më pas QuickBooks pyet (duke përdorur një ekran që nuk e shfaq këtu) nëse dëshironi të futni bilancet e hapjes - shumat që i detyroheni ose ju detyroheni - për klientët dhe shitësit.

Ekrani i konfigurimit të QuickBooks mbledh informacione për njerëzit me të cilët bëni biznes.

Shërbimet dhe artikujt e inventarit që shitni

Për të përshkruar gjërat që shitni, klikoni butonin e dytë Shto. QuickBooks pyet për gjërat që shitni - nëse shet shërbime, nëse shet artikuj të inventarit dhe nëse dëshiron të gjurmosh ndonjë artikull të tillë të inventarit që shet, për shembull. Përgjigjuni këtyre pyetjeve duke klikuar butonin e opsionit që përputhet me situatën tuaj dhe më pas klikoni Vazhdo.

Kur QuickBooks shfaq një dritare të fletës së punës (nuk shfaqet), përshkruani çdo artikull që shitni në një rresht të veçantë të fletës së punës. Gjithashtu, sigurohuni që të përshkruani çdo artikull të inventarit që mbani në momentin që konvertoni në QuickBooks. Klikoni Vazhdo kur të përfundoni. Nëse shisni më shumë se një lloj artikulli, duhet ta përsërisni këtë proces për çdo lloj artikulli.

Llogaritë bankare të biznesit

Për të përshkruar llogarinë tuaj bankare të biznesit (ose llogaritë bankare), klikoni butonin e tretë Shto. Kur QuickBooks shfaq dritaren e fletës së punës Shtoni llogaritë tuaja bankare (nuk shfaqet), jepni emrin, numrin e llogarisë dhe gjendjen e secilës llogari bankare në datën e konvertimit. Kur të përfundoni futjen e këtij informacioni, klikoni Vazhdo.