Si të bëni një kopje të skedarit të të dhënave QuickBooks 2014

QuickBooks 2014 e bën më të lehtë për kontabilistët të punojnë me skedarët e të dhënave të klientit. Merrni parasysh këtë skenar: Ju keni një klient që ka nevojë për ndihmë për të përfunduar periudhën kontabël të vitit.

Ju keni dy zgjedhje. Së pari, ju mund të shkoni me makinë drejt dyqanit të tij, me siguri duke u ngecur në trafik gjatë rrugës dhe ta gjeni veten duke pyetur veten nëse mund t'i faturoni klientit 150 dollarë për kohën tuaj të udhëtimit. Së dyti, mund ta bëni klientin të përdorë veçorinë e Kopjimit të Kontabilistit të QuickBooks për t'ju dërguar një kopje të skedarit të të dhënave QuickBooks.

Ju mund të rishikoni kopjen e skedarit të të dhënave nga ky kontabilist, të bëni çfarëdo rregullimesh ose ndryshimesh të përshtatshme dhe më pas t'i dërgoni ndryshimet që do të bëhen përsëri te klienti. Klienti mund t'i importojë lehtësisht këto ndryshime në skedarin e tij ekzistues QuickBooks dhe të shkojë në rrugën e tij të gëzuar. Mjaft i zoti, apo jo?

Klienti juaj krijon kopjen e kontabilistit të skedarit të të dhënave QuickBooks duke përdorur versionin e tij të QuickBooks dhe skedarin e të dhënave reale, dhe më pas ose krijon një skedar që ai ose ajo ju dërgon (si p.sh. përmes postës ose përmes postës elektronike) ose që Intuit, krijuesi i QuickBooks, ju dërgon. Për fat të mirë, procesi është shumë i drejtpërdrejtë në çdo mënyrë.

Ja çfarë duhet të bëjë klienti juaj nëse klienti do të kujdeset për dërgimin e skedarit tek ju:

Zgjidhni komandën Skedar → Kopja e Kontabilistit → Aktivitetet e Klientit → Ruaj skedarin.

QuickBooks shfaq një mesazh që pyet klientin nëse dëshiron

• Kopja e dosjes nga një kontabilist

• Një kopje portative ose rezervë e skedarit

Ju gjithashtu mund të krijoni një kopje të kontabilistit duke zgjedhur Skedar→ Krijo Kopje dhe më pas duke klikuar butonin Kopjo nga Kontabilisti.

Një skedar portativ është një kopje reale, e drejtpërdrejtë e skedarit të të dhënave QuickBooks që është pakësuar në madhësi, kështu që është më e lehtë për t'u lëvizur (si p.sh. duke dërguar skedarin me email si një bashkëngjitje). Një skedar rezervë është një kopje e dytë e skedarit QuickBooks që krijoni (zakonisht), kështu që do të keni një kopje të skedarit në rast se diçka e keqe ndodh me skedarin origjinal të të dhënave QuickBooks.

Zgjidhni Kopjen e Kontabilistit dhe më pas kliko Tjetër për të vazhduar.

Specifikoni datën e ndarjes.

Kur një klient klikon butonin Tjetër për të vazhduar me krijimin e kopjes së një llogaritari, QuickBooks i kërkon atij datën e ndarjes. Transaksionet që bien përpara kësaj date mund të modifikohen vetëm brenda kopjes së kontabilistit. Transaksionet që bien pas kësaj date mund të redaktohen si në kopjen e kontabilistit ashtu edhe në atë të klientit.

Kliko Next për të vazhduar.

Shfaqet një mesazh tjetër, i cili i thotë klientit se QuickBooks duhet të mbyllë të gjitha dritaret për të krijuar një kopje të kontabilistit. QuickBooks gjithashtu mund t'i thotë klientit të fusë një disk.

Kliko OK dhe fut diskun (nëse është e nevojshme).

QuickBooks shfaq një kuti dialogu të përditësuar të "Ruaj Kopjen e Kontabilistit".

Emërtoni kopjen e kontabilistit.

Përdorni kutinë File Name të kutisë së dialogut Save Accountant's Copy për të emërtuar kopjen e kontabilistit të skedarit të të dhënave QuickBooks. Nëse është e nevojshme, klienti mund të përdorë gjithashtu listën rënëse Save In për të specifikuar se ku duhet të ruhet kopja e kontabilistit e skedarit të të dhënave QuickBooks.

Klienti duhet të mbajë mend se ku ruhet kopja e skedarit të kontabilistit. Ky skedar i jepet llogaritarit - me e-mail ose postë kërmilli, ose në një disk - në mënyrë që ai të mund ta përdorë atë.

Krijo skedarin.

Pasi klienti emërton kopjen e kontabilistit të skedarit të të dhënave dhe tregon, nëse është e nevojshme, ku duhet të ruhet kopja e kontabilistit, klienti klikon Ruaj. QuickBooks ruan kopjen e një llogaritari të skedarit të të dhënave QuickBooks.

Më pas ky skedar i të dhënave i transmetohet kontabilistit nga klienti. Me fjalë të tjera, klienti duhet të dërgojë skedarin me postë elektronike ose e-mail.

Ofruesi juaj i postës elektronike mund të kufizojë madhësinë e bashkëngjitjeve (përfshirë skedarët QuickBooks) që mund të dërgoni përmes postës elektronike. Nëse gjëja e madhësisë ju shqetëson, mund të ngarkoni skedarin QuickBooks në faqen e internetit të Intuit duke zgjedhur File→ Kopja e Kontabilistit→ Aktivitetet e Klientit→ Dërgo te Kontabilisti. Intuit i dërgon kontabilistit një mesazh me një lidhje të klikueshme që ajo mund ta përdorë për të kapur skedarin.

Kopjet e kontabilistëve përdorin tre lloje skedarësh. Dosja e Transferimit të Kontabilistit (me shtesën e skedarit .qbx) është ajo që një klient krijon dhe ia jep kontabilistit. Kopja aktuale e Kontabilistit (me shtesën e skedarit .qba) është ajo me të cilën punon llogaritari pasi ai ose ajo hap skedarin e transferimit të kontabilistit. Së fundi, ekziston Skedari i Eksportit të Kontabilistit (me zgjerimin e skedarit .qby), i cili mban ndryshimet që kthehen te klienti.

Natyrisht, në fakt mund të mos jetë klienti juaj ai që i merr këto hapa; mund t'ju duhet të bëni punën e pistë. Sidoqoftë, në të dyja rastet, procesi funksionon kështu. Megjithatë, vini re se kursimet në kohë reale për llogaritarin dhe kursimet e kostos për klientin ndodhin kur mund ta detyroni klientin të zgjedhë komandën dhe të punojë me kutinë e dialogut.

Më pas, mund të ngarkoni kohën e faturueshme për të punuar në fakt me të dhënat e QuickBooks në vend që të përdorni skedarin.