Ruajtja e dokumenteve në QuickBooks

Sa kohë duhet të mbani raportet e vjetra, kopjet e faturave dhe pjesë të tjera të informacionit kontabël? Fatkeqësisht, nuk ka një përgjigje të vetme për këto pyetje. Megjithatë, këtu janë disa gjëra për të menduar:

• Merrni parasysh nëse pala tjetër në një transaksion do të dëshirojë ndonjëherë informacionin. Për shembull, nëse po grindeni në mënyrë kronike me një shitës nëse keni paguar ndonjë faturë, ka kuptim të qëndroni tek ato fatura të shitësit dhe çdo regjistrim i pagesës suaj për aq kohë sa mund të vazhdojë debati.

  Kjo do të thotë që çdo dokument që dokumenton faturat dhe pagesat e shitësit nuk duhet domosdoshmërisht të mbahet nëse nuk keni ndonjë problem.

• Merrni parasysh kërkesat e kontabilitetit tatimor. Sipas ligjit (shumë njerëz nuk e kuptojnë këtë), një biznesi duhet të mbajë të dhënat e kontabilitetit në mënyrë që të raportojë fitimet, humbjet, të ardhurat dhe zbritjet e tij tek Shërbimi i të Ardhurave të Brendshme. Kjo do të thotë që çdo gjë që ju nevojitet për të llogaritur fitimet tuaja ose për të vërtetuar elementët e llogaritjeve tuaja duhet të ruhet.

  Sidoqoftë, ekziston një statut kufizimesh që zakonisht zgjat tre vjet nga data kur keni dorëzuar për herë të fundit deklaratën. Kjo do të thotë që në shumicën e rasteve, nuk keni nevojë të mbani dokumente që janë më të vjetra se tre vjet pas kthimit me të cilin lidhet. Me fjalë të tjera, nëse keni të dhëna nga viti 2009 dhe keni dorëzuar deklaratën tatimore të vitit 2009 më 15 mars 2010, deri më 16 mars 2013, nuk duhet (në shumicën e rasteve) të mbani të gjitha ato dokumente të vjetra.

  Statuti i kufizimeve dikton që ju duhet të jeni në gjendje të hidhni gjërat e vjetra. Një fjalë kujdesi është në rregull, sepse ekzistojnë disa përjashtime nga ky statut trevjeçar i kufizimeve:

  • Nëse keni qenë vërtet të ngathët dhe, për shkak të ngadalësisë suaj, keni hequr të ardhurat bruto mbi 25 për qind të asaj që tregon kthimi juaj, statuti i kufizimeve është i barabartë me gjashtë vjet.

  • Nëse nuk është paraqitur asnjë deklaratë ose është paraqitur një deklaratë mashtruese, nuk ekziston statuti i kufizimeve.

  • Shtetet pa taksa mbi të ardhurat (si shteti i Uashingtonit) përdorin një sërë rregullash të ndryshme dhe mund të përdorin një statut më të gjatë kufizimesh. Shteti i Uashingtonit, për shembull, thotë se statuti i kufizimeve zgjat katër vjet, jo tre.

• Merrni parasysh të dhënat e vjetra që mund t'ju nevojiten në të ardhmen për të llogaritur një artikull për deklaratën tuaj tatimore. Këto të dhëna duhet të mbahen. Për shembull, nëse keni blerë një fabrikë 30 vjet më parë, mbani ato të dhëna blerjeje deri në 3 (ose 6) vjet pasi ta keni shitur fabrikën.

• Konsideroni se në disa industri ekzistojnë rregulla ose rregullore të tjera për ruajtjen e dokumenteve. Për shembull, nëse jeni mjek, ju mbani të dhënat tuaja të vjetra të pacientit - dhe kjo mund të përfshijë informacionin e kontabilitetit të pacientit - për më shumë se vetëm tre vjet. Këto rregulla të tjera të ruajtjes së dokumenteve ndryshojnë sipas industrisë. Zbuloni se cilat janë rregullat për industrinë tuaj.

• Merrni parasysh rrezikun e ruajtjes së informacionit konfidencial për një kohë të gjatë. Së fundi, megjithëse mund të meditoni të gjitha pikat e mësipërme dhe të arrini në përfundimin se duhet t'i mbani të dhënat tuaja financiare në përjetësi, vini re se kjo qasje gjithashtu krijon rreziqe. Sa më shumë dokumentacion financiar të arkivoni, aq më e lehtë në disa raste mund të jetë që ky informacion të humbasë ose të vidhet.

  Ju nuk do të dëshironit, për shembull, të ruani të dhëna kaq shumë vitesh sa të duhet të merrni me qira një magazinë në një pjesë të keqe të qytetit vetëm për të ruajtur gjërat.

Duke përmbledhur, si i kuptoni këto sugjerime të paqarta? Dilni me një supozim të përafërt për sa kohë mendoni se duhet të qëndroni me gjëra.

Nëse nuk jeni duke bërë asgjë kriminale, mashtruese ose të ngathët, hidhni çdo gjë që është mbi pesë vjeç. Ndani dokumentet që mund t'i hidhni çdo vit në kuti. Etiketoni kutitë me numrin e vitit. Etiketoni gjithashtu kutitë me një shënim si "Hiqni në 2016" vetëm që të dini se kur mund t'i hidhni ato gjëra jashtë.

Ju mund të dëshironi të mendoni dy herë për hedhjen e të dhënave financiare. Mos i hidhni të dhënat tuaja personale ose, natyrisht, të dhënat e klientëve: së pari copëtoni dokumentet.

Meqë ra fjala, disa dyqane të furnizimeve me arkë të mëdha ofrojnë shërbime të copëtimit në dyqane me çmime të arsyeshme.