QuickBooks Pro dhe Premier në një mjedis me shumë përdorues

Ju nuk jeni të kufizuar në përdorimin e vetëm një fjalëkalimi për të kontrolluar aksesin në skedarin tuaj të të dhënave QuickBooks. Për të konfiguruar përdorues shtesë në QuickBooks Pro dhe QuickBooks Premier, ndiqni këto hapa:

1 Zgjidhni komandën Kompania→ Vendos përdoruesit dhe fjalëkalimet → Vendosni përdoruesit.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Lista e përdoruesve, e cila identifikon çdo përdorues për të cilin është konfiguruar qasja në QuickBooks dhe që aktualisht janë të kyçur në sistem.

2 Tregoju QuickBooks se dëshiron të shtosh një përdorues duke klikuar butonin Shto përdorues.

QuickBooks shfaq kutinë e parë të dialogut Set Up User Password and Access.

3 Identifikoni përdoruesin dhe jepni një fjalëkalim.

Jepini çdo përdoruesi për të cilin po vendosni një fjalëkalim një emër përdoruesi duke futur një emër të shkurtër - ndoshta emrin e parë të përdoruesit - në kutinë Emri i përdoruesit. Pasi të identifikoni përdoruesin, futni fjalëkalimin e përdoruesit si në kutinë e tekstit "Fjalëkalimi" dhe në kutinë e tekstit "Konfirmo fjalëkalimin".

4 Klikoni Next për të vazhduar dhe më pas tregoni nëse dëshironi të kufizoni aksesin për përdoruesin e ri.

Kur QuickBooks shfaq kutinë e dytë të dialogut Set Up User Password and Access, tregoni nëse dëshironi të kufizoni aksesin dhe të drejtat për përdoruesin. Nëse dëshironi të kufizoni aksesin dhe të drejtat (të drejtat janë thjesht gjërat që përdoruesi mund të bëjë), zgjidhni butonin e radios Zonat e zgjedhura të QuickBooks.

Nëse dëshironi që përdoruesi të jetë në gjendje të bëjë çdo gjë, zgjidhni butonin e radios Të gjitha zonat e QuickBooks. Nëse tregoni se përdoruesi i ri duhet të ketë akses në të gjitha fushat e QuickBooks, keni përfunduar me konfigurimin e fjalëkalimit të përdoruesit. Ju mund të kaloni hapat e mbetur.

5 Klikoni Next për të vazhduar dhe më pas përshkruani aksesin në informacionin dhe detyrat e shitjeve dhe llogarive të arkëtueshme.

Pasi të keni përfunduar hapin 4, QuickBooks shfaq kutinë e tretë të dialogut të Konfigurimit të Fjalëkalimit të Përdoruesit dhe Qasjes. Ky është i pari nga një seri kuti dialogu që ju përcjellin në një intervistë, duke bërë pyetje të hollësishme se çfarë lloj aksesi duhet të ketë çdo përdorues në një zonë të caktuar.

Për shembull, në lidhje me aktivitetin e shitjeve, QuickBooks pyet për aksesin në transaksione (të tilla si fatura, shënime krediti dhe informacione të llogarive të arkëtueshme). Ju mund të tregoni se përdoruesi nuk duhet të ketë akses duke zgjedhur butonin e radios Pa Access.

Ju mund të tregoni se përdoruesi duhet të ketë akses të plotë duke zgjedhur butonin e radios Full Access. Nëse përdoruesi duhet të ketë akses të pjesshëm, ju zgjidhni butonin e radios "Qasja selektive" dhe më pas zgjidhni një nga butonat ndihmës "Qasja përzgjedhëse": Krijo vetëm transaksione, Krijo dhe printo transaksione ose Krijo transaksione dhe krijo raporte.

6 Klikoni Next dhe më pas përshkruani blerjet dhe të drejtat e llogarive të pagueshme.

Pasi të keni përfunduar Hapin 5 duke klikuar "Tjetër", QuickBooks shfaq kutinë e katërt të dialogut "Konfiguro fjalëkalimin dhe aksesin e përdoruesit", e cila ju lejon të specifikoni se çfarë aksesi ka ky përdorues i ri në zonat e blerjeve dhe llogarive të pagueshme. Mund të zgjidhni butonin e radios No Access. Mund të zgjidhni butonin e radios Access Full.

Ose mund të zgjidhni një bazë të mesme duke zgjedhur butonin e radios "Qasja selektive" dhe një nga butonat ndihmës "Aksesi përzgjedhës". Të njëjtat rregulla për vendosjen e të drejtave dhe aksesit që zbatohen për zonën e blerjeve dhe llogarive të pagueshme zbatohen për zonën e shitjeve dhe llogarive të arkëtueshme.

7 Klikoni Next dhe më pas përshkruani të drejtat dhe aksesin e mbetur të përdoruesit.

Kur klikoni butonin Tjetër që shfaqet në fund të çdo versioni të kutisë së dialogut "Konfiguro fjalëkalimin e përdoruesit dhe aksesin", QuickBooks shfaq disa versione të tjera të kutisë së dialogut që përdor për t'ju pyetur në lidhje me të drejtat dhe aksesin e përdoruesit.

Për shembull, pasi përshkruani se cilat të drejta janë të përshtatshme për përdoruesin në zonën e blerjeve dhe llogarive të pagueshme, QuickBooks pyet për zonën e kontrollit dhe kartës së kreditit. Më pas pyet për zonën e inventarit. Më pas, pyet për listën e pagave. Pastaj pyet për aktivitetet e përgjithshme, të ndjeshme të kontabilitetit. Më në fund, QuickBooks pyet për aksesin në aftësitë e raportimit financiar.

8 Specifikoni nëse përdoruesi mund të ndryshojë ose fshijë transaksionet.

Pasi të keni kaluar në afërsisht një duzinë versionesh të kutive të dialogut "Konfiguro fjalëkalimin e përdoruesit dhe qasjen" që pyesin për fusha specifike të kontabilitetit, QuickBooks shfaq faqen "Ndryshimi ose fshirja e transaksioneve" të dialogut "Konfiguro fjalëkalimin dhe aksesin e përdoruesit".

Faqja Ndryshimi ose Fshirja e Transaksioneve ju lejon të tregoni se një përdorues mund ose nuk mund të ndryshojë transaksionet e regjistruara përpara datës së mbylljes. Në përgjithësi, ju dëshironi të kufizoni aftësitë e një përdoruesi për të ndryshuar ose fshirë transaksionet.

9 Klikoni Next dhe më pas rishikoni vendimet tuaja për të drejtat.

Kur klikoni Next, QuickBooks shfaq versionin përfundimtar të kutisë së dialogut Set Up User Password and Access, e cila identifikon të drejtat e përdoruesit që i keni caktuar ose lejuar. Ju mund ta përdorni këtë kuti dialogu për të rishikuar të drejtat që ka dikush.

Nëse e kuptoni se i keni caktuar gabimisht të drejtat, klikoni butonin Prapa për t'u kthyer përsëri nëpër kutitë e dialogut tek ai ku keni bërë një gabim. Ndryshoni caktimin e të drejtave dhe klikoni butonin Next për t'u kthyer në dritaren përfundimtare të kutisë së dialogut Set Up User Password and Access.

10Kur të përfundoni me rishikimin e të drejtave dhe aksesit të përdoruesit, klikoni Finish.

Nga kjo pikë e tutje, përdoruesi i ri do të jetë në gjendje të përdorë QuickBooks; megjithatë, të drejtat e tij ose të saj janë të kufizuara në atë që keni specifikuar.