Përdorimi i QuickBooks për të menaxhuar inventarin në një firmë prodhuese

Ndjekja e inventarit në një firmë prodhuese është më e vështirë se në llojet e tjera të bizneseve. Kur përmbledh gjithçka në thelbin e saj në QuickBooks, problemi buron nga disa kërkesa të ndërlikuara të kontabilitetit:

• Në një mjedis prodhimi, prodhuesi kombinon artikujt e lëndëve të para në artikuj të produkteve të gatshme. Kjo do të thotë - dhe kjo është pjesa sfiduese - që procesi i prodhimit zvogëlon numrin dhe vlerën e inventarit për disa artikuj (lëndët e para ose përbërësit) dhe në të njëjtën kohë rrit numrin dhe vlerën e artikujve të tjerë të produkteve të gatshme.
• Në një mjedis prodhimi, rregullat thonë se nuk llogaritet vetëm vlera e artikujve në vlerat e inventarit të produkteve të gatshme. Ju gjithashtu llogarisni koston e punës dhe shpenzimet e përgjithshme të fabrikës të përdorura në prodhimin e artikujve.

QuickBooks zgjidh problemin e parë në lidhje me inventarin e prodhimit, por nuk e zgjidh apo adreson problemin e dytë. Për fat të mirë, për sa kohë që jeni një prodhues i vogël, ndoshta nuk keni nevojë të shqetësoheni shumë për problemin e dytë. Ju duhet të pyesni CPA-në tuaj për këtë. Por mos u shqetësoni - Kongresi dhe Shërbimi i të Ardhurave të Brendshme kanë ofruar një sërë boshllëqesh që e bëjnë më të lehtë kontabilitetin për djemtë e vegjël.

Trajtimi i inventarit të prodhuar në mënyrë të thjeshtë

Nëse jeni duke përdorur QuickBooks Pro ose disa versione të mëparshme të QuickBooks Premier, nuk keni mundësinë të llogarisni prodhimin e inventarit në QuickBooks. Më e mira që mund të bëni është të gruponi artikujt për t'i kombinuar në artikuj individualë në faturën e një klienti.

Kjo qasje tingëllon e ngathët, por nuk është aq e keqe sa mund të mendoni në fillim. Mund të zgjidhni të shfaqni vetëm artikullin e grupit në një faturë klienti. Kjo do të thotë - t'i kthehemi shembullit të luleshitës që shet trëndafila dhe vazo të kuqe - që luleshitësi mund të "prodhojë" një vazo kristal me një duzinë trëndafila të kuq dhe më pas të tregojë artikullin e prodhuar si një artikull grupor në faturën e klientit.

E vetmja gjë që është problematike në lidhje me qasjen "thjesht përdorni një artikull në grup" është se nuk ju jep një mënyrë për të gjurmuar vlerat e inventarit të mallrave të gatshme.

Kryerja e kontabilitetit të inventarit në QuickBooks

Për të llogaritur prodhimin e inventarit në QuickBooks Premier ose QuickBooks Enterprise Solutions, ju shtoni artikujt e montimit të inventarit në listën e artikujve për ato artikuj që prodhoni. Ju gjithashtu regjistroni prodhimin e artikujve ndërsa … mirë, i prodhoni ato.

Supozoni se Pine Lake Porcelain kryesisht blen dhe rishit filxhanë kafeje dhe shkurre të tjera prej porcelani. Por supozoni gjithashtu se një herë në vit, Pine Lake Porcelain mbledh një koleksion filxhanësh kafeje të kuqe në një set dhuratash në kuti për ditën e Shën Valentinit. Në këtë rast, QuickBooks mund të regjistrojë montimin e një grupi dhuratash në kuti që kombinon, për shembull, katër filxhanë kafeje të kuqe, një kuti kartoni dhe pak mbështjellës letre.

Shtimi i artikujve të montimit të inventarit

Për të përshkruar artikujt e prodhuar, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni Listat → Lista e artikujve.\

QuickBooks shfaq dritaren e Listës së Artikujve.

Klikoni butonin Item në dritaren Item List dhe zgjidhni New nga lista drop-down.

QuickBooks shfaq dritaren e artikullit të ri.

Zgjidhni artikullin Asambleja e Inventarit nga lista rënëse Lloji.

QuickBooks shfaq versionin e Asamblesë së Inventarit të dritares së artikullit të ri.

Specifikoni llogarinë që do të përdorni për të gjurmuar koston e këtij artikulli kur e shesni.

QuickBooks sugjeron llogarinë e kostos së mallrave të shitura. Megjithatë, nëse keni krijuar llogari të tjera për COGS-in tuaj, zgjidhni llogarinë tjetër të përshtatshme.

Përshkruani artikullin e prodhuar.

Shkruani një përshkrim të artikullit që dëshironi të shfaqet në dokumentet që shohin klientët tuaj, si p.sh. faturat. (QuickBooks sugjeron të njëjtin përshkrim që keni përdorur në kutinë e tekstit Përshkrimi mbi transaksionet e blerjeve si parazgjedhje.)

Shkruani shumën që ngarkoni për artikullin në kutinë e Çmimit të Shitjes.

Tregoni nëse artikulli i prodhuar i nënshtrohet tatimit mbi shitjen duke përdorur listën rënëse të Kodit Tatimor.

Përdorni listën rënëse të llogarisë së të ardhurave për të specifikuar llogarinë që dëshironi që QuickBooks të përdorë për të gjurmuar të ardhurat nga shitja e artikullit.

Identifikoni komponentët që hyjnë në artikullin e përfunduar.

Përdorni listën Bill of Materials për të identifikuar artikujt individualë të komponentëve dhe sasitë e nevojshme për të bërë montimin e inventarit. Çdo artikull përbërës shkon në një rresht të veçantë në listë. Për të mos qenë shumë i tepërt, por vini re se identifikoni si elementin përbërës ashtu edhe numrin e artikujve përbërës të nevojshëm.

Identifikoni llogarinë e aktivit.

Specifikoni llogarinë tjetër të aktivit aktual që dëshironi që QuickBooks të përdorë për të gjurmuar vlerën e këtij artikulli të inventarit.

Zgjidhni një pikë ndërtimi.

Përdorni kutitë e Build Point për të specifikuar sasinë më të ulët të inventarit të këtij artikulli që mund të mbetet përpara se të prodhoni më shumë. Kur niveli i inventarit bie në këtë sasi, QuickBooks shton një rikujtues në listën e Përkujtuesve, duke ju njoftuar se duhet të bëni më shumë nga artikulli.

Injoroni kutitë On Hand dhe Vlera totale.

E shihni kutinë në dorë? Lëreni të vendosur në zero. Të futësh një numër tani do të thotë të regjistrosh një transaksion të pakategorizuar dhe nuk dëshiron ta bësh këtë. Vazhdoni dhe lëreni fushën e vlerës totale të vendosur në zero gjithashtu.

Lëreni bosh kutinë Si Nga ose shkruani datën aktuale.

Nuk ka rëndësi.

Versioni i Asamblesë së Inventarit të dritares së artikullit të ri.

Regjistrimi i prodhimit ose montimit të artikujve

Për të ndërtuar një asamble, zgjidhni komandën Shitësit → Aktivitetet e Inventarit → Ndërtoni Asambletë. QuickBooks shfaq dritaren e Build Assemblies. E tëra çfarë bëni është të zgjidhni gjënë që dëshironi të ndërtoni nga lista rënëse e Artikujve të Kuvendit dhe më pas futni sasinë që ju (ose ndonjë bashkëpunëtor i pafat) keni ndërtuar në kutinë Sasia për të ndërtuar në këndin e poshtëm djathtas. Pastaj klikoni ose butonin Build & Close ose Build & New. (Klikoni butonin Build & New nëse dëshironi të regjistroni montimin e disa artikujve të tjerë.)

Versioni Build Assemblies i dritares së artikullit të ri.

Këtu janë disa gjëra për të mbajtur mend rreth komandës Build Assemblies:

• Në këndin e sipërm djathtas të dritares, QuickBooks tregon sasinë e montimit që keni në dorë dhe numrin e klientëve që kanë bërë porosi. Ky është një informacion mjaft i dobishëm për t'u pasur, kështu që mbani mend se është atje.
• Një tabelë në dritaren e Build Assemblies ju tregon se çfarë hyn në produktin tuaj. Jo se ju intereson, por kjo është një faturë materialesh.
• Në fund të listës së faturave të materialeve, QuickBooks ju tregon numrin maksimal të asambleve që mund të bëni, duke pasur parasysh zotërimet tuaja aktuale të inventarit.
• Kur ndërtoni një artikull, QuickBooks rregullon numrin e artikujve të inventarit. Nëse bëni komplete dhuratash në kuti, secila me katër filxhanë të kuq dhe dy fasule mbështjellëse, QuickBooks zvogëlon numrin e artikujve të gotave të kuqe dhe fasuleve të mbështjelljes dhe rrit numrin e artikujve të kompleteve të dhuratave në kuti kur regjistroni ndërtimin e montimit.

Disa nga komponentët e përdorur në një montim mund të mos jenë artikuj të inventarit. Ju mund të përdorni pjesë pa inventar në një asamble.

Menaxhimi i shumë vendndodhjeve të inventarit

QuickBooks Enterprise Solutions ju lejon të përballeni me sfidën e mbajtjes së të dhënave të ruajtjes së inventarit në vende të shumta. Për të aktivizuar këtë aftësi, të quajtur Ndjekja e avancuar e inventarit, zgjidhni komandën Edit → Preferences, klikoni Artikujt dhe Inventari, klikoni në skedën Preferencat e Kompanisë dhe më pas kliko butonin Cilësimet e Avancuara të Inventarit.

Nëse jeni duke përdorur versionin Enterprise Solutions të QuickBooks, QuickBooks shfaq kutitë e dialogut që ju lejojnë të krijoni një listë të vendeve të inventarit, dhe gjithashtu shton fusha në dritaret dhe kutitë e dialogut të duhur në mënyrë që të mund të gjurmoni artikujt e inventarit sipas sajtit. Nëse nuk jeni duke përdorur versionin Enterprise Solutions të QuickBooks, QuickBooks shfaq informacion se si mund të përmirësoni në Enterprise Solutions.