Kontabiliteti i inventarit në QuickBooks 2017

Për fat të mirë, shumica e kontabilitetit të inventarit që vazhdon në një biznes trajtohet automatikisht nga QuickBooks. Kur blini një artikull inventar duke shkruar një çek ose duke regjistruar një faturë të pagueshme, për shembull, QuickBooks rregullon automatikisht llogaritë tuaja të inventarit si për vlerën në dollarë të inventarit ashtu edhe për sasinë e artikujve. Kur i shisni një artikull të inventarit një klienti, QuickBooks përsëri rregullon automatikisht vlerën e dollarit të inventarit tuaj dhe rregullon numërimin e sasisë së artikujve që shisni.

Në thelb, e gjithë kjo do të thotë se QuickBooks mban një sistem të përhershëm inventar — një sistem inventar që ju lejon të dini në çdo kohë se çfarë sasie artikujsh keni në inventar dhe në çfarë vlere arrin inventari juaj. (Në të kaluarën, firmat më të vogla shpesh përdornin një sistem periodik të inventarit , që do të thoshte se pronarët e bizneseve nuk e dinin kurrë me saktësi vlerën e dollarit të inventarit të tyre ose numrin e sasisë për artikujt e inventarit që ata mbanin.)

Megjithëse gjithçka në paragrafin e mëparshëm përfaqëson një lajm të mirë, disa dhimbje koke të lidhura me inventarin kërkojnë pak magji kontabël. Në mënyrë të veçantë, nëse firma juaj mbart inventar, ju duhet të dini se si të merreni me inventarin e vjetëruar, asgjësimin e inventarit të vjetëruar dhe tkurrjen e inventarit.

Ballafaqimi me inventarin e vjetëruar

Inventari i vjetëruar i referohet artikujve që keni blerë për shitje, por rezulton se nuk janë të shitur. Ndoshta klientët nuk e duan më atë. Ndoshta ju keni shumë nga artikulli i inventarit dhe nuk do të jeni kurrë në gjendje të shisni gjithçka që mbani.

Në secilin rast, ju regjistroni faktin se vlera juaj e inventarit është në të vërtetë më e vogël se ajo për të cilën e keni blerë. Dhe ju dëshironi të regjistroni faktin se, në të vërtetë, paratë që keni shpenzuar për artikullin e vjetëruar janë një shpenzim. Supozoni se keni blerë një artikull prej 100 dollarësh që tani e kuptoni se është i vjetëruar. Si e regjistroni këtë vjetrim?

Hyrja në ditar 7: Regjistrimi i një lejimi për inventarin e vjetëruar

Siç tregon Ditari Entry 7, për të regjistruar vjetërsimin e një artikulli të inventarit 100 dollarë, fillimisht debitoni një llogari shpenzimi të quajtur diçka si "vjetërrimi i inventarit" për 100 dollarë. Më pas ju kreditoni një llogari kundër aktiveve të quajtur diçka si "Leja për inventarin e vjetëruar" për 100 dollarë.

Një llogari kundër aktiveve raportohet në bilanc menjëherë poshtë llogarisë së aktivit me të cilën lidhet. Llogaria kundër aktiveve, me gjendjen e saj negative të kredisë, zvogëlon vlerën neto të raportuar të llogarisë së aktivit. Nëse gjendja e llogarisë së inventarit është 3,100 dollarë dhe ju keni një kompensim për një llogari të vjetëruar të inventarit kundër aktiveve prej 100 dollarësh, bilanci neto i inventarit shfaqet si 3,000 dollarë. Me fjalë të tjera, llogaria kundër aktiveve zbritet nga llogaria e aktivit përkatës.

QuickBooks kërkon që ju të regjistroni vetë hyrjen në Journal 7, duke përdorur komandën Make Journal Entries.

Hedhja e inventarit të vjetëruar

Kur në fund të fundit asgjësoni inventarin e vjetëruar, ju regjistroni një hyrje në ditar si ky. Ky hyrje në ditar debiton llogarinë kundër aktiveve për 100 dollarë dhe krediton inventarin për 100 dollarë. Me fjalë të tjera, kjo hyrje në ditar heq vlerën e inventarit të vjetëruar si nga lejimi për llogarinë e inventarit të vjetëruar ashtu edhe nga vetë llogaria e inventarit. Ju e regjistroni këtë hyrje në ditar kur realisht, fizikisht e hidhni inventarin - kur paguani personin e mbeturinave për të tërhequr inventarin, për shembull, ose kur e hidhni inventarin në kazanin e madh prapa zyrës ose fabrikës suaj.

Hyrja në ditar 8: Regjistrimi i asgjësimit të inventarit

Në përgjithësi, një nga gjërat që duhet të bëni çdo vit për arsye të kontabilitetit tatimor është të merreni me inventarin tuaj të vjetëruar. Rregullat tatimore në përgjithësi thonë se ju nuk mund të shlyeni inventarin e vjetëruar nëse nuk e dispononi atë për qëllime të të ardhurave. Në mënyrë tipike, megjithatë, ju mund të shkruani inventarin në vlerën e tij të likuidimit. Një zhvlerësim i tillë funksionon në të njëjtën mënyrë si një zhvlerësim për inventarin e vjetëruar. Sidoqoftë, një regjistrim mund të jetë pak i ndërlikuar nëse nuk e keni bërë kurrë më parë, kështu që mund të dëshironi të konsultoheni me këshilltarin tuaj tatimor.

Një pikë tjetër shumë e rëndësishme në lidhje me regjistrimin e asgjësimit të inventarit të vjetëruar: Brenda QuickBooks, ju regjistroni asgjësimin e inventarit duke rregulluar numrin fizik të artikujve të artikujve të inventarit. Në fakt, ju nuk futni një hyrje në ditar si ai i paraqitur në Ditarin Hyrja 8. Ju rregulloni llogaritë e inventarit për inventarin e vjetëruar. Ky rregullim do të reduktonte automatikisht bilancin e llogarisë së inventarit. Kur QuickBooks ju pyet se cilën llogari të debitojë, ju specifikoni lejimin për llogarinë e vjetëruar të inventarit.

Ballafaqimi me tkurrjen e inventarit

Dhimbja tjetër kronike e inventarit me të cilën duhet të përballen shumë pronarë biznesi dhe menaxherë biznesi është tkurrja e inventarit. Ka shumë të ngjarë, ndonjëherë për arsyet më të pafajshme, që të dhënat tuaja të inventarit të mbivlerësojnë numrin e sasisë së artikujve. Kur kjo të ndodhë, ju duhet të rregulloni të dhënat tuaja. Në thelb, ju dëshironi të zvogëloni vlerën e dollarit të inventarit tuaj dhe numrin e sasisë së artikujve tuaj të inventarit.

QuickBooks bën këtë hyrje në ditar që ju të regjistroni këtë ngjarje. Ky regjistrim i ditarit debiton një llogari të përshtatshme shpenzimesh - në Ditarin Hyrja 9, llogaria e shpenzimeve quhet "Shpenzim i tkurrjes" - për 100 dollarë. Një hyrje në ditar gjithashtu duhet të kreditojë llogarinë e inventarit për 100 dollarë.

Hyrja në ditar 9: Regjistrimi i tkurrjes së inventarit

Brenda QuickBooks, në fakt nuk regjistroni një hyrje zyrtare në ditar si ai i paraqitur këtu. Ju përdorni diçka të quajtur një fletë pune e numërimit fizik për të rregulluar sasitë e numërimit të artikujve tuaj të inventarit në çfarëdo që ato janë në të vërtetë. Kur bëni këtë rregullim, QuickBooks krediton automatikisht gjendjen e llogarisë së inventarit dhe rregullon numërimin e sasisë. QuickBooks kërkon gjithashtu që të jepni llogarinë e shpenzimeve që duhet të debitojë për tkurrjen.

Në kohët e vjetra, bizneset krahasonin të dhënat e tyre kontabël me numërimet fizike të artikujve të inventarit vetëm një herë në vit. Në fakt, numërimi fizik vjetor i inventarit ishte një ritual i dhimbshëm që kaluan shumë shpërndarës dhe shitës me pakicë. Këto ditë, shumica e bizneseve kanë zbuluar se funksionon shumë më mirë të organizoni numërimin e inventarit fizik gjatë gjithë vitit. Kjo qasje, e quajtur numërimi i ciklit, do të thotë që ju ndoshta po i krahasoni të dhënat tuaja të kontabilitetit me numërimet fizike për artikujt tuaj më të vlefshëm disa herë në vit.

Për artikujt tuaj mesatarisht të vlefshëm, ndoshta po i krahasoni të dhënat tuaja të kontabilitetit të inventarit me numërimet fizike një ose dy herë në vit. Me artikujt tuaj më pak të vlefshëm të inventarit, ju ndoshta i krahasoni regjistrimet e inventarit me numërimet fizike vetëm në mënyrë të parregullt dhe mund të pranoni një shkallë të pasaktësive. Në vend që të numëroni vidhat në ndonjë kosh, për shembull, mund ta peshoni koshin dhe më pas të bëni një vlerësim të numrit të vidave.

Në çdo rast, ju dëshironi një sistem që ju lejon të krahasoni të dhënat tuaja të kontabilitetit me llogaritjet tuaja fizike. Tkurrja e inventarit dhe vjetërimi i inventarit përfaqësojnë kosto reale të të bërit biznes që nuk do të regjistrohen në të dhënat tuaja kontabël në asnjë mënyrë tjetër.