Këshilla për menaxhimin e skedarëve QuickBooks 2019

Në rregull, nuk keni nevojë të shqetësoheni për skedarët e të dhënave në të cilat QuickBooks 2019 ruan informacionin tuaj financiar. QuickBooks bën pothuajse të gjitha punët e pista. Thënë kështu, ju keni disa detyra shtëpiake për t'u kujdesur.

Rezervimi i QuickBooks është (jo aq) i vështirë për t'u bërë

Rregulli udhëzues është që ju të bëni kopje rezervë sa herë që punoni për diçka që nuk do të dëshironit ta ribënit. Disa njerëz mendojnë se puna e një jave është e papërfillshme; të tjerë mendojnë se puna e një muaji është e papërfillshme.

Ja çfarë bën kjo autore për të rezervuar skedarët e saj. Ajo bën kopje rezervë çdo javë pasi fut të dhënat e saj për javën. Më pas ajo e vendos diskun (mund të përdorësh çdo disk të lëvizshëm, si një USB flash drive ose një CD të shkrueshme) në çantën e saj, në mënyrë që nëse ndodh diçka e tmerrshme (si një meteor që godet ndërtesën e zyrës), ajo të mos i humbasë të dyja. kompjuteri dhe disku rezervë me të dhënat.

Tingëllon si një sistem mjaft i mirë, a? Në fakt, kjo strategji ka problemet e saj:

• Për shkak se ajo bën kopje rezervë çdo javë, mund t'i duhet të rifusë të dhëna me vlerë sa një javë nëse kompjuteri rrëzohet në fund të javës. Nëse jeni dikush me vëllime të mëdha transaksionesh - nëse përgatitni qindra fatura ose shkruani qindra çeqe çdo javë, për shembull - ndoshta dëshironi të bëni kopje rezervë më shpesh, ndoshta çdo ditë.
• Një problem i dytë me strategjinë time është i mundshëm vetëm nga distanca, por gjithsesi vlen të përmendet: Nëse ndodh diçka e keqe me skedarët QuickBooks të ruajtur në hard diskun e kompjuterit, si dhe me skedarët e ruajtur në flash drive rezervë, CD-R, CD-RW ose ndonjë pajisje tjetër të lëvizshme për ruajtjen e të dhënave, ajo do të ngjitej në përrua proverbiale pa një vozis. (Një disk i lëvizshëm ka shumë më tepër gjasa të dështojë sesa një hard disk dhe është më e lehtë për t'u humbur.) Nëse ky skenar i rastit më të keq ndodh në të vërtetë, ajo do të duhet të fillojë nga e para që nga fillimi i vitit.

Disa njerëz, të cilët janë të kujdesshëm nga pikëpamja fetare, qarkullojnë tre grupe disqesh rezervë për të zvogëluar mundësinë që të ndodhë kjo fatkeqësi. Ata gjithashtu zhvendosin rregullisht një kopje jashtë vendit, si p.sh. në një kasafortë. Në këtë skenar, sa herë që krijoni kopje rezervë të të dhënave tuaja, ju mbishkruani grupin më të vjetër të disqeve rezervë.

Thuaj se i ruani të dhënat tuaja rezervë çdo javë dhe hard disku juaj jo vetëm që rrëzohet, por shpërthen edhe në një top flakë që ngrihet lart gjatë natës. Për të rivendosur skedarët tuaj, ju përdorni grupin më të fundit të kopjeve rezervë - një javë, maksimumi. Nëse diçka nuk është në rregull me ato skedarë, ju përdorni grupin tjetër më të fundit - dy javë të vjetra. Nëse diçka nuk është në rregull me ato skedarë, ju përdorni grupin e fundit - tre javë të vjetra. Në këtë mënyrë, ju keni tre shanse për të marrë një grup që funksionon - një pjesë e mirë e sigurisë për koston e disa disqeve shtesë ose pajisjeve ruajtëse.

Dy komente përfundimtare në lidhje me strategjitë dhe taktikat rezervë:

• QuickBooks ofron një mjet rezervë në internet që mund ta përdorni gjithashtu për të zvogëluar rreziqet e humbjes së të dhënave tuaja nëse humbni kopjen rezervë. Nëse jeni vërtet i shqetësuar për sigurinë e të dhënave dhe keni 100 deri në 200 dollarë shtesë në vit, mund të dëshironi të përdorni rregullisht (çdo ditë?) shërbimin e rezervimit në internet QuickBooks.
• Ju mund të jeni në gjendje të kombinoni kopjen rezervë të të dhënave tuaja të QuickBooks me metodën tjetër të rezervimit. Kjo metodë mund të jetë një opsion tjetër manual në të cilin kopjoni skedarët në një pajisje ruajtëse të lëvizshme si ajo që ajo përdor. Ose mund të jeni në gjendje të përdorni një sistem tjetër rezervë në internet, siç është Carbonite , i cili përdor një sistem automatik për të siguruar të gjitha të dhënat tuaja.

Rezervimi i mënyrës së shpejtë dhe të pistë

Ju jeni të zënë. Nuk ke kohë të mashtrohesh. Ju thjesht dëshironi të bëni një punë të pranueshme të kopjimit dhe keni vendosur se sa shpesh planifikoni ta bëni atë. Tingëllon si situata juaj? Pastaj ndiqni këto hapa:

1. Futni një disk bosh në diskun e duhur ose lidhni një pajisje ruajtëse USB.

Mund të bëni kopje rezervë në çdo disk të lëvizshëm, duke përfshirë pajisjet e memories flash, disqet e ngurtë portativë dhe CD-të e shkruajtshme. Megjithatë, vini re se Intuit (prodhuesi i QuickBooks) rekomandon që të mos përdorni komandën e kopjimit të QuickBooks për të zhvendosur një skedar rezervë në një CD. Në vend të kësaj, rekomandon që të bëni kopje rezervë të skedarit në hard diskun tuaj dhe më pas të përdorni komandën e kopjimit të skedarit të Windows për të djegur skedarin në disk. Kjo qasje gjithëpërfshirëse tenton të zgjidhë disa nga problemet e shkrimit të CD-ve që hasin njerëzit kur bëjnë kopje rezervë direkt në një CD nga QuickBooks.

Dreq, ajo duhet të pranojë se ju mund të krijoni kopje rezervë në çdo disk fiks, si p.sh. hard disku ose disku i rrjetit, por avantazhi i një disku të lëvizshëm është se mund ta ruani atë në një vend tjetër. Si një kompromis, mund të përdorni një disk rrjeti. Zakonisht nuk dëshironi të përdorni hard diskun tuaj (megjithëse është më mirë se asgjë), sepse një nga fatkeqësitë që mund të ndodhin në të dhënat tuaja të QuickBooks është një dështim i diskut.

Ju gjithashtu mund të rezervoni skedarët tuaj QuickBooks në një zonë ruajtjeje në internet.

2. Nëse ruani të dhëna për më shumë se një kompani, sigurohuni që kompania të dhënat e së cilës dëshironi të rezervoni është kompania aktive.

Ju dëshironi të mbështesni kompaninë e duhur. Për të zbuluar nëse kompania e duhur është aktive, shikoni shiritin e titullit të dritares së aplikacionit QuickBooks, i cili emërton kompaninë aktive. (Nëse nuk ju kujtohet të keni vendosur skedarë të shumtë, mos u shqetësoni. Ndoshta keni vetëm një skedar - rasti i zakonshëm.)

Nëse përdorni QuickBooks në modalitetin me shumë përdorues, duhet të kaloni në modalitetin me një përdorues përpara se të bëni kopje rezervë të skedarit tuaj. Për ta bërë këtë, zgjidhni Skedar → Kalo në modalitetin me një përdorues.

3. Zgjidhni File → Backup Company → Create Local Backup për të filluar operacionin e rezervimit.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Krijo kopje rezervë.

Kutia e dialogut Krijo kopje rezervë.

4. Tregoju QuickBooks se ku dëshiron të kopjosh skedarin e të dhënave QuickBooks.

Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut "Krijo kopje rezervë" - ajo e shfaqur - specifikoni vendndodhjen për kopjen rezervë duke zgjedhur butonin e radios "Rezervimi në linjë" ose "Rezervimi lokal".

Për të kopjuar skedarin tuaj QuickBooks në nivel lokal, zgjidhni opsionin Local Backup.

5. Përshkruani se si QuickBooks duhet të rezervojë skedarin tuaj të të dhënave .

Kutia e dialogut Opsionet e rezervimit.

Me kutinë e parë të dialogut Krijoni kopje rezervë ende të shfaqur, klikoni butonin Options. QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Opsionet e rezervimit, ku ju specifikoni se si dhe kur QuickBooks rezervon skedarin tuaj të të dhënave:

• Zgjidh një vendndodhje të paracaktuar. Specifikoni se ku duhet të vendoset skedari rezervë. Ju mund ta bëni këtë ose duke futur emrin e rrugës së dosjes rezervë në kutinë Na tregoni se ku të ruajmë kopjet rezervë (mënyra e vështirë) ose duke klikuar butonin Browse dhe më pas duke përdorur kutinë e dialogut Browse for Folder që Windows shfaq për të zgjedhur një vendndodhja e paracaktuar e rezervimit.
• Rregulloni mirë operacionin e rezervimit. Kutia e dialogut "Opsionet e rezervimit" ofron disa kuti kontrolli që mund t'i përdorni për të rregulluar mirë operacionin e vjetër të rezervimit të QuickBooks. Kutia e kontrollit me titull Shtoni datën dhe kohën e kopjimit në emrin e skedarit, nëse zgjidhet, bën pikërisht atë që thotë. Kutia e kontrollit të titulluar Kufizoni numrin e kopjeve rezervë në këtë dosje në [X] i thotë QuickBooks të kufizojë numrin e kopjeve rezervë të skedarit tuaj QuickBooks që ruan në dosjen rezervë. Numri i paracaktuar i kopjeve rezervë që mbahen në dorë është tre, gjë që duhet të jetë mirë.
• Specifikoni rregullin e kujtesës rezervë. Mund të zgjidhni kutinë e zgjedhjes me titull "Më kujto të bëj kopje rezervë kur mbyll skedarin tim të kompanisë çdo [X] herë për t'i thënë QuickBooks që t'ju kujtojë herë pas here të bëni kopje rezervë. Si parazgjedhje, QuickBooks ju kujton çdo të katërtën herë që mbyllni një skedar të dhënash, por mund ta zëvendësoni vlerën në kutinë e tekstit për të specifikuar një frekuencë tjetër të kujtesës rezervë.
• Zgjidhni një opsion verifikimi të të dhënave. QuickBooks ofron tre opsione të verifikimit të të dhënave: Verifikimi i plotë (i sigurt, por i ngadalshëm), Verifikimi më i shpejtë (i shpejtë por jo aq i plotë) dhe Pa verifikim (ju kursen pak kohë tani në rrezikun e problemeve të mëdha më vonë). Opsioni i "Verifikimit të plotë" është ajo që QuickBooks dhe unë të dy rekomandojmë.

Kur të përfundoni me kutinë e dialogut Opsionet e rezervimit, klikoni OK dhe më pas klikoni Next. QuickBooks shfaq kutinë e dytë të dialogut Krijo kopje rezervë.

Kutia e dytë e dialogut Krijo kopje rezervë.

6. Përcaktoni kur QuickBooks duhet të rezervojë skedarin tuaj të të dhënave.

Kutia e dytë e dialogut e magjistarit të rezervimit ofron butona opsionesh që përdorni për të planifikuar kur dëshironi të bëni kopje rezervë. Për të treguar se dëshironi të bëni kopje rezervë në vend, zgjidhni butonin e radios "Ruaj tani".

Shënim: Vetë, dhe unë do të thotë shumë, herën e parë që të mbështetur QuickBooks dosjen tuaj duke përdorur Krijo komandën Backup, QuickBooks nuk ju pyes, kur ajo duhet të kthehet deri fotografi tuaj të të dhënave. Thjesht rezervon skedarin e të dhënave, duke e kapërcyer këtë hap.

7. Konfirmoni vendndodhjen dhe emrin e skedarit rezervë.

Me kutinë e dytë të dialogut të magjistarit të rezervimit të shfaqur, klikoni Next. QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Ruaj kopjen rezervë. Nëse e keni përfunduar me sukses hapin 5, tashmë keni specifikuar vendndodhjen e duhur të dosjes për skedarin rezervë. Vetëm për të qenë në anën e sigurt, konfirmoni që emri i skedarit dhe vendndodhja e dosjes të paraqitura në kutinë e dialogut "Ruaj kopjen rezervë" janë të sakta. Nëse vendndodhja e dosjes nuk është e saktë, zgjidhni një vendndodhje të re dosjeje nga menyja rënëse Save In. Nëse emri i skedarit nuk është i saktë, modifikoni emrin e treguar në kutinë e tekstit Emri i skedarit.

Kutia e dialogut Ruaj kopjen rezervë.

8. Klikoni Save.

QuickBooks bën kopje rezervë të skedarit tuaj të të dhënave dhe shfaq një kuti mesazhesh që ju thotë se ka rezervuar skedarin tuaj. Mesazhi jep gjithashtu emrin e skedarit rezervë dhe vendndodhjen e dosjes.

Rezervimi i skedarëve QuickBook në internet

Ju mund të bëni kopje rezervë të të dhënave tuaja në internet shpejt dhe me lehtësi. Nëse e bëni këtë, nuk keni më nevojë të mbani mend të bëni kopje rezervë dhe t'i hiqni ato jashtë vendit. Për të mësuar më shumë rreth rezervimit në internet, zgjidhni Skedar → Krijo kopje rezervë dhe më pas klikoni lidhjen Mësoni më shumë rreth QuickBooks Online Backup.

Shërbimi Online Backup është një ide mjaft e mirë nëse keni një lidhje të shpejtë në internet, por shërbimi kushton pak para. Në varësi të nivelit të shërbimit, ju paguani të paktën 100 deri në 200 dollarë në vit, por mund ta konfiguroni shërbimin në mënyrë që QuickBooks të rezervojë automatikisht të dhënat tuaja dhe madje edhe skedarë të tjerë të rëndësishëm rregullisht.

Dy pika përfundimtare në lidhje me përdorimin e opsionit të rezervimit në internet të QuickBooks:

• Vetëm për regjistrim, duhet të shqetësoheni për sigurinë. (Mund të lexoni më shumë rreth masave të sigurisë në faqen e internetit të QuickBooks, por të dhënat tuaja janë po aq të sigurta në internet sa janë në zyrën tuaj.)
• Shumica e njerëzve duhet të përdorin shërbimin "Online rezervë jashtë faqes" me çmimet që ofron Intuit duket si një marrëveshje vërtet e shkëlqyer për çdo biznes në të cilin skedarët e të dhënave QuickBooks janë të rëndësishëm.

Rikthimi i të dhënave të QuickBooks që keni rezervuar

Çfarë ndodh nëse humbni të gjitha të dhënat tuaja të QuickBooks? Para së gjithash, ju inkurajoj të ndiheni të vetëkënaqur. Merrni një filxhan kafe. Mbështetuni në karrigen tuaj. Gëzohuni për disa minuta. Ti, miku im, nuk ke asnjë problem. Ju ndoqët udhëzimet.

Mirë, mund të keni një ose dy probleme, por ndoshta mund të fajësoni PC gremlins për to. Nëse fatkeqësia që ju shkaktoi të humbisni të dhënat tuaja ka lënë në kosh edhe pjesë të tjera të kompjuterit tuaj, mund t'ju duhet të riinstaloni QuickBooks. Mund t'ju duhet gjithashtu të riinstaloni të gjithë softuerin tuaj të tjerë.

Pasi të kënaqeni mjaftueshëm (dhe ta bashkoni përsëri kompjuterin, nëse ishte shkaku i katastrofës), bëni me kujdes sa vijon për të rivendosur të dhënat tuaja QuickBooks:

1. Merrni skedarët tuaj rezervë.

Gjeni kopjen rezervë që keni krijuar dhe ngarkoni atë në diskun e duhur (për një disk) ose në portën USB (për një makinë gishti ose burim të jashtëm). Nëse jeni duke punuar me një disk të jashtëm, bëni çdo gjë të veçantë që duhet të bëni për të hyrë në atë pajisje, si p.sh. ndezni energjinë e diskut të jashtëm.

2. Filloni QuickBooks dhe zgjidhni File→ Open or Restore Company.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Open ose Restore Company.

Kutia e dialogut "Hap ose rivendos kompaninë".

3. Tregoni që dëshironi të rivendosni një kopje rezervë të skedarit tuaj të të dhënave QuickBooks; pastaj klikoni Next.

Si e bëni këtë është e qartë, apo jo? Zgjidhni butonin e radios "Rivendosni një kopje rezervë".

4. Tregoju QuickBooks nëse keni bërë kopje rezervë në nivel lokal ose online; pastaj klikoni Next.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Open or Restore Company (nuk shfaqet).

5. Zgjidhni butonin e opsionit Local Backup për të treguar se keni bërë një kopje rezervë lokale dhe më pas klikoni Next.

6. Identifikoni skedarin rezervë që dëshironi të përdorni; pastaj klikoni Open.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Open Backup Copy. Nëse e dini emrin e skedarit dhe vendndodhjen e kompanisë, mund ta vendosni këtë informacion në kutitë e dhëna. Nëse nuk e dini këtë informacion, përdorni menynë rënëse Look In për të identifikuar diskun që përmban skedarin që dëshironi të rezervoni; më pas zgjidhni skedarin rezervë që dëshironi të rivendosni dhe klikoni Open. QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Open or Restore Company (nuk shfaqet), duke ju thënë se hapi tjetër (ku specifikoni vendndodhjen e restaurimit) është shumë i rëndësishëm.

Kutia e dialogut Hap kopjen rezervë.

7. Specifikoni se ku do të vendoset skedari i restauruar; pastaj kliko përsëri Next.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Ruaj skedarin e kompanisë si. Përdorni kutinë e tekstit "Emri i skedarit" dhe menynë rënëse "Ruaj në" këtu për të identifikuar skedarin që dëshironi të zëvendësoni.

Kutia e dialogut Ruaj skedarin e kompanisë si.

Nëse e dini emrin e skedarit dhe vendndodhjen e kompanisë, mund ta vendosni këtë informacion në kutitë e tekstit të dhëna. Nëse nuk e dini këtë informacion, përdorni menynë rënëse Save In për t'u siguruar që e vendosni skedarin e rivendosur në dosjen e duhur në diskun e duhur.

8. Klikoni Save.

Nëse skedari që po përpiqeni të rivendosni ekziston tashmë, ju shihni një kuti mesazhi që ju tregon këtë.

9. Klikoni Po për të mbishkruar dhe zëvendësuar skedarin me atë të ruajtur në diskun rezervë ose klikoni Jo për të mbajtur kopjen origjinale.

QuickBooks mund t'ju kërkojë fjalëkalimin tuaj për të verifikuar që keni leje administrative për të rivendosur skedarin. Pastaj, nëse gjithçka shkon në rregull, ju shihni një kuti mesazhi që thotë kështu. Merrni frymë një psherëtimë të thellë lehtësimi dhe falenderoni.

Kur rivendosni një skedar, ju zëvendësoni versionin aktual të skedarit me versionin rezervë të ruajtur në mediumin rezervë. Mos rivendosni një skedar për argëtim. Rivendosni një skedar vetëm nëse versioni aktual është hedhur në kosh dhe dëshironi të filloni nga e para duke përdorur versionin e ruajtur në diskun rezervë.

Duhet të rifusni gjithçka që keni futur që kur keni bërë kopjen rezervë. Jeni të mërzitur. Me fat, nuk ka kaluar shumë kohë që kur keni mbështetur.

Përdorimi i Kopjes së Kontabilistit

Ndërsa jam në temën e gjërave të pastrimit të shtëpisë që mund të bëni me skedarët tuaj QuickBooks, unë do të përmend veçorinë e Kopjimit të Kontabilistit.

Më lejoni të filloj duke thënë se nuk më pëlqen vërtet kjo veçori. Në përvojën time - dhe firma ime u shërben qindra bizneseve të vogla duke përdorur QuickBooks - Kopja e Kontabilistit nuk funksionon aq mirë në praktikë. Por ju mund të dëshironi ta provoni gjithsesi.

Kopja e një kontabilisti lejon llogaritarin tuaj të bëjë rregullime në një kopje të veçantë të skedarit tuaj të të dhënave QuickBooks ndërkohë që ju vazhdoni të vendosni transaksionet tuaja ditore në skedarin kryesor. Kur llogaritari juaj kthen skedarin e përditësuar, ju mund t'i bashkoni ndryshimet përsëri në skedarin kryesor.

Për të përdorur veçorinë e Kopjimit të Kontabilistit, zgjidhni Skedar→ Krijo kopje. Zgjidhni opsionin Kopjimi i Kontabilistit dhe më pas ndiqni udhëzimet në ekran. Ndryshimet e kontabilistit mund t'i importoni më vonë. Nëse keni nevojë për ndihmë me këtë funksion, bisedoni me kontabilistin tuaj.

Asnjëherë nuk duhet të përmirësoni në një version më të ri të QuickBooks ndërkohë që kontabilisti juaj është ende duke punuar me Kopjen e Kontabilistit. Të paktën, nuk duhet ta bëni këtë nëse planifikoni të përdorni ndryshimet e kontabilistit. Nëse një kopje aktive e kontabilistit është në përdorim, ekrani juaj do ta deklarojë këtë fakt në krye, pranë emrit të kompanisë.

Puna me skedarë portativë

QuickBooks përfshin një veçori portative të skedarëve. Një skedar portativ është një version më i vogël dhe i kondensuar i skedarit të të dhënave QuickBooks. Skedari portativ është mjaft i vogël, në fakt, saqë ndoshta mund ta dërgoni me email tek llogaritari juaj, motra juaj në Portland ose mua.

Për të krijuar një skedar portativ, zgjidhni Skedar → Krijo Kopje. Kur QuickBooks shfaq kutinë e parë të dialogut Save Copy ose Backup, zgjidhni butonin e opsionit Portable Company File, klikoni Next dhe më pas ndiqni udhëzimet në ekran. Procesi, nga rruga, i ngjan procesit të rezervimit. Më duket shumë e lehtë ta ruaj skedarin në desktop. Më pas mund ta bashkëngjitni lehtësisht në emailin tuaj dhe ta dërgoni. Pasi pala tjetër të marrë skedarin, mund ta tërhiqni kopjen tuaj në koshin e riciklimit. Dosja juaj e vërtetë mbetet e paprekur. (Një skedar portativ zakonisht duhet të jetë 10 MB ose më i vogël për transmetim përmes shumicës së shërbimeve të postës elektronike.)

Për të hapur një skedar portativ, një person (ky mund të jetë kontabilisti juaj, motra juaj në Portland ose unë) duhet të zgjedhë File→ Open or Restore Company. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Open or Restore Company, ky person tjetër thjesht specifikon skedarin që dëshiron të hapë si skedar portativ dhe më pas ndjek udhëzimet në ekran.

Duke përdorur një gjurmë auditimi

Për disa arsye kurioze, në botën e kontabilitetit pas Bernie Madoff, njerëzit janë shumë më të interesuar për veçorinë e Gjurmës së Auditimit të QuickBooks. Për shkak të këtij interesi të rinovuar, më lejoni të ndaj tre gjërat që duhet të dini rreth përdorimit të veçorisë së Gjurmës së Auditimit të QuickBooks:

• Një gjurmë auditimi është thjesht një listë ndryshimesh. Gjurma e Auditimit të QuickBooks - i cili është një raport i thjeshtë që rendit ndryshimet në skedarin e të dhënave QuickBooks - ju lejon të shihni se kush ka ndryshuar çfarë.
• Nuk mund ta çaktivizoni funksionin e gjurmës së auditimit në versionet e fundit të QuickBooks. Prandaj, çdo ndryshim që bëni (ose që bën dikush tjetër në zyrën tuaj) në QuickBooks regjistrohet.
• Mund të printoni raportin e gjurmës së auditimit duke zgjedhur Raportet → Kontabilist dhe taksat → Gjurmë auditimi.

Përdorimi i një fjalëkalimi mbyllës

QuickBooks nuk kërkon prej jush - apo edhe t'ju lejojë - "të mbyllni" muajt dhe vitet, siç bënin sistemet e vjetra manuale të kontabilitetit. (Kur keni "mbyllur" një periudhë të vjetër kontabël, ju në fakt keni zero llogaritë e të ardhurave dhe shpenzimeve dhe më pas keni transferuar shumën neto në llogaritë e kapitalit të pronarit.)

Sidoqoftë, QuickBooks ju lejon të përdorni një datë mbylljeje dhe fjalëkalim. Data e mbylljes e pengon dikë që të hyjë në transaksione më herët se data e specifikuar. Nëse vendosni një fjalëkalim mbylljeje, për shembull, dikush duhet ta japë atë fjalëkalim përpara se të hyjë në një transaksion ose të ndryshojë një transaksion të datës përpara datës së mbylljes. Nëse nuk vendosni një fjalëkalim mbyllës, paralajmërohet dikush që përpiqet të hyjë ose të ndryshojë një transaksion të datës përpara datës së mbylljes, por ai person mund të krijojë ose ndryshojë përsëri hyrjen.

Për të caktuar një datë mbylljeje, zgjidhni Edit→ Preferences, klikoni ikonën e Kontabilitetit, klikoni në skedën Preferencat e Kompanisë dhe më pas kliko butonin Vendos datën/Fjalëkalimin në mënyrë që QuickBooks të shfaqë kutinë e dialogut Cakto datën e mbylljes dhe fjalëkalimin. Ju shkruani datën e mbylljes (ndoshta fundi i vitit më të fundit të përfunduar) në kutinë e tekstit "Data e mbylljes" dhe më pas futni fjalëkalimin (dy herë): në kutinë e tekstit "Fjalëkalimi i datës së mbylljes" dhe në kutinë e tekstit "Konfirmo fjalëkalimin". Shënim: Zgjidhni kutinë e kontrollit të titulluar Përjashtoni vlerësimet, urdhrat e shitjeve dhe porositë e blerjeve nga kufizimet e datës së mbylljes, në mënyrë që të mos humbni aksesin në këto transaksione si pjesë e mbylljes.

Kutia e dialogut Vendos datën e mbylljes dhe fjalëkalimin.

Mos vendosni një datë mbylljeje dhe fjalëkalim në një skedar QuickBooks që dëshironi t'i dërgoni kontabilistit tuaj në mënyrë që ai ose ajo të mund të përgatisë deklaratën tuaj tatimore. Kontabilisti juaj tatimor ndoshta do të duhet të bëjë ndryshime në skedarin tuaj QuickBooks për të sinkronizuar gjërat midis të dhënave tuaja dhe deklaratës suaj tatimore. Ju dëshironi të "bllokoni" vitin paraardhës vetëm pasi të jetë përfunduar deklarata juaj tatimore.