Duke punuar me butonat e dritares së raportit të QuickBooks 2018

Dritarja e Raportit zakonisht ofron dhjetë butona: Personalizo Raportin, Komento mbi Raportin, Ndaj modelin, Memorizo, Printo, E-mail, Excel, Fshihe kokën, Kolaps dhe Rifresko. Ju mund të zbuloni se çfarë bëjnë këta butona komandues duke eksperimentuar. Nëse nuk keni kohë për këtë, lexoni seksionet e mëposhtme.

Butoni Personalizo Raportin

Butoni Customize Report shfaq kutinë e dialogut Modify Report.

Koment në butonin Raport

Duke klikuar butonin "Komenti në raport" shfaqet dritarja "Komenti mbi Raportin" (i shfaqur). Për të përdorur kutinë e dialogut Komenti mbi Raportin, klikoni një vlerë raporti që dëshironi të shënoni me një koment. QuickBooks më pas hap një kuti komentesh në fund të dritares, shkruani komentin tuaj dhe më pas klikoni butonin Ruaj.

Dritarja e komenteve në raport.

Kur të keni mbaruar komentimin e raportit, duhet të ruani raportin e shënuar. Bëni këtë duke klikuar një buton OK kur QuickBooks pyet nëse dëshironi të ruani raportin e komentuar. Më vonë, kur të printoni raportin, mund të përfshini komentet tuaja. (Ky është një mjet i shkëlqyeshëm për kontabilistët dhe kontabilistët që duan të shpjegojnë se çfarë kuptimi kanë numrat për lexuesit e tjerë të pasqyrave financiare.) Ju printoni një raport të komentuar të ruajtur duke zgjedhur raportin nga menyja Raportet→Raportet e komentuara.

Butoni i ndarjes së shabllonit

Butoni Share Template, të cilin QuickBooks e mundëson pasi të keni personalizuar një raport në një farë mënyre, ju lejon të ndani cilësimet tuaja të personalizuara të raportit (jo të dhënat) me përdoruesit e tjerë të QuickBooks. Kur klikoni këtë buton, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Share Template (nuk shfaqet). Përdorni kutinë e dialogut për t'i dhënë një emër shabllonit të raportit tuaj (idealisht një emër i zgjuar, ju lutem), përshkruani raportin tuaj të personalizuar me disa fjalë të zgjedhura, jepni emrin dhe adresën tuaj të emailit dhe përdorni butonat e opsioneve të ofruara për të treguar nëse dëshironi të qëndroni anonim. Kur klikoni Share, QuickBooks ngarkon shabllonin tuaj të raportit në një faqe interneti Intuit ku njerëzit e tjerë mund ta kapin shabllonin dhe ta përdorin atë.

Butoni i memorizimit

Butoni Memorize shfaq kutinë e dialogut Memorize Report, e paraqitur këtu. Kutia e dialogut "Memorize Raporti" ju lejon të mësoni përmendësh ose të ruani përgjithmonë një grup të caktuar cilësimesh të krijimit të raportit. Pasi t'i mësoni përmendësh këto cilësime, mund të krijoni saktësisht të njëjtin raport duke zgjedhur raportin e memorizuar nga nënmenyja Raporte→ Raporte të Memorizuara.

Kutia e dialogut Memorize Report.

Mund të ruani një raport të memorizuar në Grupin e Raportit të Memorizuar. Për ta bërë këtë, zgjidhni kutinë e kontrollit "Ruaj në grupin e raportit të memorizuar". Më pas përdorni listën rënëse Save in Memorized Report Group për të zgjedhur grupin e raportit në të cilin duhet të ruhet raporti i memorizuar.

Butoni i printimit

Butoni i komandës Printo në shiritin e menysë së sipërme shfaq një listë rënëse me dy opsione: Raporto dhe Ruaj si PDF. Nëse klikoni Raporto, QuickBooks (ndonjëherë pas pak bezdi) shfaq kutinë e dialogut Print Reports, e shfaqur këtu, e cila ju lejon të zgjidhni se si duhet të printohet raporti dhe ku duhet të printohet. Skeda e Cilësimeve, për shembull, ju lejon të zgjidhni printerin, të zgjidhni një orientim të faqes (qoftë portret ose peizazh), të specifikoni nëse dëshironi të printoni vetëm një gamë të faqeve të raportit, të kontrolloni thyerjen e faqes dhe të rregulloni dimensionet (gjerësia dhe lartësia ) të raportit. Nëse klikoni Ruaj si PDF, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Ruaj dokumentin si PDF, e cila ju lejon të krijoni një PDF të dokumentit të raportit.

Skeda Cilësimet e kutisë së dialogut Print Raportet.

Skeda Margins e kutisë së dialogut Print Reports, e shfaqur këtu, ju lejon të specifikoni kufijtë që QuickBooks duhet të përdorë në faqet e raporteve të printuara. Ju specifikoni kufijtë e sipërm, djathtas, poshtë dhe majtas në inç.

Skeda Margins e kutisë së dialogut Print Reports.

Klikoni butonin Preview, i ofruar në kutinë e dialogut Print Reports, për të shfaqur dritaren Preview. Dritarja "Paraafishimi" tregon se si duken faqet e raportit tuaj të printuar. Dritarja përfshin gjithashtu butona që ju lejojnë të shkoni në faqet e mëparshme dhe të ardhshme të raportit, të zmadhoni dhe zvogëloni raportin dhe të printoni raportin.

Pasi të keni përdorur skedën Cilësimet dhe skedën Margins për të specifikuar se si QuickBooks duhet të printojë një raport, klikoni Printo. QuickBooks dërgon raportin te printeri juaj.

Butoni i postës elektronike

Butoni i komandës E-mail ju lejon t'i dërgoni dikujt tjetër një version të librit të punës në Excel të një raporti ose një version PDF të një raporti si një bashkëngjitje emaili.

Butoni Excel

Nëse klikoni butonin Excel, QuickBooks shfaq një nënmenu nga e cila mund të zgjidhni Krijo një fletë pune të re ose Përditëso fletën e punës ekzistuese. Zgjidhni Krijo një fletë pune të re për të shfaqur kutinë e dialogut Dërgo raport në Excel, e paraqitur këtu. Kutia e dialogut "Dërgo raportin në Excel" ju lejon të merrni informacionin në një raport dhe ta kopjoni atë në një skedar që një program spreadsheet, si Microsoft Excel, mund ta hapë lehtësisht. Mund ta dërgoni kopjen në një fletëllogaritëse të re të Excel, në një fletëllogaritëse ekzistuese të Excel, ose në një skedar .csv (vlera të ndara me presje), i cili mund të hapet pothuajse nga çdo program spreadsheet ose bazë të dhënash.

Kutia e dialogut Dërgo raport në Excel.

Për të kopjuar raportin në një libër të ri pune, zgjidhni butonin e radios "Krijo një fletë pune të re". Nga atje, ju keni mundësinë për të krijuar një spreadsheet krejtësisht të ri të Excel (kliko opsionin In New Workbook) ose të krijoni një fletë të re në një skedar ekzistues duke përdorur butonin e radios Në librin ekzistues të punës; pastaj futni shtegun dhe emrin e librit të punës në kutinë e tekstit që hapet QuickBooks pasi zgjidhni butonin e radios. (Nëse nuk e dini shtegun dhe emrin e librit të punës, klikoni butonin Browse dhe më pas përdorni kutinë e dialogut që shfaq QuickBooks për të gjetur skedarin e librit të punës.)

Nëse dëshironi të kopjoni raportin në një tabelë ekzistuese Excel, zgjidhni butonin e radios Përditëso një fletë pune ekzistuese. QuickBooks bën që Excel të rifreskojë librin e punës të eksportuar më parë.

Nëse dëshironi të zëvendësoni një tabelë ekzistuese Excel me raportin e ri që po dërgoni në Excel, zgjidhni butonin e radios "Zëvendëso një fletë pune ekzistuese". Më pas, kur QuickBooks hap një kuti teksti dhe shton butonin Browse, ose futni shtegun dhe emrin e librit të punës në kutinë e tekstit ose klikoni butonin Browse, lundroni te libri i punës dhe zgjidhni atë.

Së fundi, nëse dëshironi të kopjoni informacionin e raportit në një skedar .csv (një format skedari që mund të hapet nga çdo program i fletëllogaritës ose bazës së të dhënave), zgjidhni butonin e radios Krijo një skedar me vlera të ndara me presje (.csv).

Nëse klikoni butonin e komandës së avancuar në kutinë e dialogut Dërgo raport në Excel, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut të opsioneve të avancuara të Excel, e paraqitur këtu. Kjo kuti dialogu ju lejon të kontrolloni se çfarë formatimi kopjon QuickBooks në Excel (bëjeni këtë me kutitë e kontrollit të QuickBooks Options), aktivizoni ose çaktivizoni disa veçori të formatimit të Excel (bëjeni këtë me kutitë e kontrollit të Excel Options) dhe konfiguroni disa printime paraprake të librit të punës informacion në Excel (bëjeni këtë me butonat e radios Opsionet e printimit). Të gjitha këto gjëra lidhen me mënyrën se si funksionon Excel. Nëse jeni të kënaqur duke punuar me Excel, vazhdoni dhe bëni ndryshimet që dëshironi. Nëse nuk jeni të kënaqur të punoni me Excel, vazhdoni dhe pranoni sugjerimet e paracaktuara të QuickBooks. Ju mund t'i ndryshoni të gjitha këto gjëra më vonë, dhe mjaft lehtë, në Excel.

Kutia e dialogut Opsionet e avancuara të Excel.

Nëse jeni duke punuar me QuickBooks, dijeni se Excel është një mjet i mrekullueshëm për të gërmuar më thellë në të dhënat tuaja. Gjithashtu vini re se herën tjetër që blini një PC, mund të keni mundësinë të merrni Microsoft Office si pjesë të çmimit të blerjes. Microsoft Excel vjen me Microsoft Office.

Fshih butonin e titullit

Butoni Hide Header dhe butoni Collapse ndryshojnë mënyrën se si shfaqet raporti në dritaren e Raportit dhe, nëse printohet, në faqe.

Ju klikoni butonin Hide Header për të hequr informacionin e kokës, siç është emri i kompanisë. Nëse fshihni kokën, mund të klikoni përsëri butonin Hide Header për të zëvendësuar kokën.

Butoni i palosjes

Butoni "Palos" mbulon detajet në një raport. QuickBooks nuk shfaq nënllogaritë në një raport të palosur - vetëm llogaritë.

Për të anuluar një raport që e keni palosur më parë, klikoni butonin Zgjero. QuickBooks zëvendëson butonin Collapse me butonin Zgjero kur dritarja e Raportit shfaq një raport të palosur.

Mos kaloni kohë duke u përpjekur të kuptoni se çfarë bëjnë butonat Hide Header dhe Collapse/Expand. Nëse keni një pyetje, thjesht shfaqni një raport në dritaren e Raportit dhe klikoni butonin komandues për të cilin keni një pyetje. Ndryshimet në dritaren e Raportit ju tregojnë se çfarë bën butoni i komandës.

Butoni i rifreskimit

Butoni Refresh i thotë QuickBooks të përditësojë informacionin e një raporti për ndryshime në skedarin e të dhënave QuickBooks. Kjo tingëllon e çmendur në fillim, por në fakt mund t'i lini dritaret e raportit të hapura. Kjo do të thotë që një dritare raporti mund të shfaqë një pasqyrë fitimi dhe humbjeje nga një javë më parë, për shembull. Nëse keni futur disa transaksione javën e kaluar, të dhënat e raportit mund të mos jenë më të sakta. Kur klikoni butonin Rifresko, QuickBooks e di se duhet të përditësojë raportin me ndryshimet më të fundit.

QuickBooks zakonisht ju kërkon të përditësoni një raport për ndryshime në skedarin e të dhënave QuickBooks. Megjithatë, nëse nuk e ndiqni sugjerimin e QuickBooks për përditësimin, më vonë mund të klikoni "Rifresko" për ta përditësuar.