Çfarë bën kondensimi i skedarëve të kompanisë QuickBooks?

Procesi i kondensimit të skedarëve QuickBooks bën dy gjëra. Komanda QuickBooks Condense krijon një kopje të përhershme të skedarit të të dhënave QuickBooks. (Kjo kopje quhet një kopje arkivore e skedarit.) Procesi i kondensimit të skedarit gjithashtu e bën skedarin e të dhënave më të vogël duke përmbledhur shumë transaksione të vjetra të mbyllura dhe të detajuara që përdorin shënime në ditar përbindësh.

Një kopje arkivore e dosjes së kompanisë përbën një fotografi të dosjes së kompanisë siç ekzistonte në një moment të caktuar kohor. Nëse dikush më vonë ka një pyetje - ndoshta llogaritari juaj, ose një auditor federal ose shtetëror - mund të përdorni kopjen arkivore të skedarit të të dhënave për të treguar se si dukej dosja e kompanisë në një moment të caktuar kohor.

Ja çfarë bën zakonisht QuickBooks gjatë procesit:

• Ruan një kopje arkivore të skedarëve të kompanisë suaj: Kur kondensoni skedarin e kompanisë QuickBooks, QuickBooks ruan një kopje arkivore të atij skedari.
• Heq transaksionet e mbyllura: Si pjesë e procesit të kondensimit, QuickBooks ju jep mundësinë të hiqni transaksionet e vjetra, të mbyllura nga versioni aktual, funksional i skedarit të kompanisë QuickBooks. Mos harroni se arkivimi krijon një kopje arkivore të skedarit të kompanisë QuickBooks. Megjithatë, ju keni ende versionin e punës të skedarit të kompanisë QuickBooks dhe është ky version aktual, funksional i skedarit të kompanisë QuickBooks që pastrohet ose kondensohet nga heqja e transaksioneve të vjetra e të mbyllura.

Transaksionet e mbyllura janë transaksione që QuickBooks nuk ka më nevojë t'i gjurmojë në detaje. Një faturë e vjetër klienti - pasi të jetë paguar - është një transaksion i mbyllur. Një çek i vjetër i shkruar për një shitës - pasi të jetë zhdoganuar nga banka - është një transaksion i mbyllur.

• Përmbledh transaksionet e mbyllura: Për shkak se transaksionet e vjetra, të mbyllura hiqen nga skedari i të dhënave QuickBooks, kondensimi zakonisht krijon shënime përmbledhëse mujore për transaksionet e vjetra, të mbyllura dhe i vendos këto transaksione përmbledhëse në versionin aktual, funksional të skedarit të të dhënave QuickBooks. Këto shënime përmbledhëse të ditarit mujor ju lejojnë të vazhdoni të përgatisni pasqyrat mujore financiare. Edhe pse arkivimi heq të gjitha transaksionet e vjetra e të mbyllura, të themi, nga janari 2020, ju mund të krijoni përsëri pasqyra financiare për janarin 2020 në 2021. Për të prodhuar pasqyra financiare mujore për janarin 2020, QuickBooks përdor shënimet përmbledhëse mujore të ditarit.
• Pastron gjurmën e auditimit: QuickBooks mban një gjurmë auditimi që tregon se kush ka hyrë në çfarë transaksionesh. Një efekt pothuajse i fshehur i pastrimit të skedarëve të të dhënave QuickBooks ka të bëjë me gjurmën e auditimit. Nëse pastroni një skedar kompanie dhe tregoni se skedari i kompanisë duhet të kondensohet, QuickBooks pastron gjurmët e auditimit përpara datës së "transaksioneve të mbyllura të hequra në ose përpara". Me fjalë të tjera, për periudhën kohore në të cilën QuickBooks heq transaksionet e vjetra, të mbyllura, ai gjithashtu heq gjurmët e auditimit të atyre transaksioneve.

Procesi i kondensimit të skedarit zakonisht nënkupton krijimin e një kopjeje të skedarit të të dhënave QuickBooks që e vendosni diku dhe më pas krijimin e një versioni të zvogëluar të skedarit të kompanisë që punon. Komanda që përdorni për të kondensuar skedarin e kompanisë QuickBooks, megjithatë, ju lejon gjithashtu të krijoni skedarë pothuajse bosh të kompanisë. Shumica e njerëzve nuk kanë nevojë ta përdorin kurrë këtë opsion. Mund të mendoj vetëm për një kategori përdoruesish të QuickBooks që mund të dëshirojnë të krijojnë skedarë kompanish pothuajse bosh: CPA-të dhe konsulentët (që duan të ripërdorin një skedar kompanie për një njësi tjetër biznesi ose klient) mund të dëshirojnë të përdorin këtë komandë për të krijuar skedarë të të dhënave të kompanisë që kanë shumë prej listave të ngritura tashmë. Unë nuk hyj në ndonjë detaj të mëtejshëm për krijimin e një skedari pothuajse të zbrazët të kompanisë duke përdorur komandën e arkivimit, por duhet të dini se ai është aty.

Bazat e pastrimit

Kur kuptoni se për çfarë bëhet fjalë për arkivimin, procesi është mjaft i drejtpërdrejtë. Për të kondensuar skedarin e kompanisë QuickBooks, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni File→ Utilities→ Condense Data.

QuickBooks shfaq kutinë e parë të dialogut të Kondensimit të të dhënave, të paraqitur.

Kutia e dialogut Kondensoni skedarin e kompanisë suaj

2. Zgjidhni butonin e radios me titull Hiq transaksionet që zgjidhni nga skedari i kompanisë suaj dhe më pas klikoni Next.

Hapet kutia e dialogut Kondensimi i të dhënave.

3. Zgjidhni butonin e radios Transaksionet para një date specifike.

Ky opsion (i shfaqur këtu) i tregon QuickBooks se ju dëshironi të bëni dy gjëra: të krijoni një kopje arkivore të skedarit të të dhënave QuickBooks dhe të zvogëloni skedarin e kompanisë që punon në mënyrë që të mos jetë aq i madh. QuickBooks zvogëlon madhësinë e versionit të punës të skedarit të të dhënave të kompanisë duke hequr transaksionet e vjetra dhe të mbyllura nëse zgjidhni në Hapin 2 për të hequr transaksionet.

Kutia e dialogut Kondensoni të dhënat

4. Specifikoni datën Remove Transactions Before.

Për të specifikuar datën para së cilës transaksionet e mbyllura duhet të hiqen, vendosni datën në kutinë e datës. Nëse dëshironi të kondensoni skedarin duke hequr transaksionet në ose para datës 31 dhjetor 2020, për shembull, shkruani 1/1/2021 në kutinë e datës. Sidoqoftë, nuk keni nevojë të ndiheni të detyruar për heqjen e një sërë transaksionesh të mbyllura. Ju hiqni transaksionet e mbyllura vetëm nëse skedari juaj i kompanisë QuickBooks po bëhet shumë i madh. Mund të punoni lehtësisht me një skedar të kompanisë QuickBooks që është 25 MB, 50 MB ose edhe 100 MB (megabajt).

Megjithëse zakonisht, ju kondensoni një skedar QuickBooks duke hequr transaksionet e vjetra dhe të mbyllura, komanda Condense krijon gjithashtu skedarë pa transaksione dhe skedarë vetëm me një gamë të caktuar të dhënash të transaksioneve. Për të krijuar një skedar që përmban lista dhe preferenca, por pa transaksione, zgjidhni butonin e radios Të gjitha transaksionet. Meqë ra fjala, mund të përdorni opsionin Të gjitha transaksionet për të ndërtuar një skedar pothuajse bosh që mund ta ripërdorni (si për shembull për trajnim). Për të krijuar një skedar QuickBooks që mban një gamë të caktuar transaksionesh, zgjidhni butonin radio Transaksionet jashtë diapazonit të datave dhe më pas futni datat që mbyllin intervalin në kutitë Para dhe Pas.

5. Klikoni Next kur të përfundoni të specifikoni se cilat transaksione duhet të heqë QuickBooks.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Kondensimi i të dhënave të shfaqur.

Kutia e tretë e dialogut të Kondensimit të të dhënave

6. Specifikoni se si duhet të përmblidhen transaksionet.

Nëse dëshironi të përmbledhni transaksionet historike, QuickBooks përdor një kuti të tretë dialogu të Kondensimit të të dhënave për të pyetur se si duhet të përmbledhë të dhënat historike: me një hyrje të vetme përmbledhëse të ditarit, me shënime përmbledhëse mujore në ditar ose pa përmbledhje fare. Zgjidhni butonin e radios që korrespondon me metodën e përmbledhjes që dëshironi. (Zakonisht, ju zgjidhni opsionin e dytë - duke QuickBooks të krijojë shënime mujore përmbledhëse të ditarit - në mënyrë që të mund të gjeneroni ende raporte mujore krahasuese domethënëse.)

7. Klikoni Next kur të përfundoni së specifikuari se si QuickBooks duhet të përmbledhë transaksionet.

QuickBooks shfaq kutinë e katërt të dialogut të Kondensimit të të dhënave, siç tregohet.

Kutia e katërt e dialogut të kondensimit të të dhënave

8. Specifikoni se si duhet të kondensohen transaksionet e inventarit dhe klikoni Next.

Nëse skedari juaj QuickBooks përfshin transaksione të inventarit, QuickBooks rekomandon që të hiqni transaksionet e vjetra të inventarit. Kur QuickBooks shfaq kutinë e katërt të dialogut të Kondensimit të të dhënave, mund t'i thoni QuickBooks të bëjë pikërisht këtë duke zgjedhur butonin e radios Përmbledh transaksionet e inventarit (Rekomandohet). (Nëse nuk dëshironi të hiqni transaksionet e vjetra, zgjidhni butonin e radios Mbani detajet e transaksionit të inventarit.)

Kur klikoni Next, vazhdoni në kutinë e pestë të dialogut të Kondensimit të të dhënave (nuk tregohet), e cila pyet se cilat transaksione duhet të konsiderohen të mbyllura.

9. Specifikoni se cilat transaksione duhet të hiqen dhe klikoni Next.

QuickBooks kërkon pak më shumë informacion se çfarë saktësisht përbën një transaksion të mbyllur ose të vjetër që duhet hequr. Ju zgjidhni kutitë për të treguar nëse transaksionet para datës së heqjes duhet të hiqen edhe nëse ato janë të paqarta, të shënuara për t'u printuar, të shënuara si Për t'u dërguar etj.

Kur klikoni Next, kaloni te kutia e gjashtë e dialogut të Kondensimit të të dhënave.

Kutia e gjashtë e dialogut të kondensimit të të dhënave

10. Specifikoni çdo pastrim të listës që duhet të ndodhë dhe klikoni Next.

Përdorni kutinë e gjashtë të dialogut Condense Data për t'i thënë QuickBooks se përveç heqjes së transaksioneve të vjetra të mbyllura, duhet të pastrojë disa nga listat. Ju mund të zgjidhni kutitë e kontrollit që i thonë QuickBooks të heqë llogaritë e papërdorura, klientët e papërdorur, shitësit e papërdorur e kështu me radhë. Duke pastruar listën tuaj përmes heqjes së artikujve të listës së papërdorur, ju jo vetëm që zvogëloni madhësinë e skedarit të kompanisë, por gjithashtu e bëni më të lehtë për njerëzit që të punojnë me listën.

Kur klikoni Next, QuickBooks shfaq kutinë e shtatë të dialogut të Kondensimit të të dhënave, siç tregohet këtu. Kutia e dialogut ju tregon se procesi i arkivimit fillon me QuickBooks duke bërë një kopje të skedarit të të dhënave dhe se operacioni i kondensimit mund të marrë disa minuta ose edhe disa orë për të përfunduar.

Kutia e dialogut e shtatë dhe e fundit e Kondensimit të të dhënave

11. Klikoni Filloni Kondensimi.

QuickBooks fillon procesin e kondensimit të skedarit të të dhënave.

12. Bëni kopje rezervë të skedarit të të dhënave kur ju kërkohet.

Në fillim të procesit të kondensimit, QuickBooks ju kërkon të bëni kopje rezervë të skedarit të kompanisë QuickBooks. Rezervimi i skedarit të kompanisë QuickBooks si pjesë e një operacioni të kondensimit funksionon njësoj si kopjimi i skedarit të kompanisë QuickBooks në çdo kohë tjetër. Nëse keni pyetje rreth mënyrës se si të bëni kopje rezervë të skedarit të kompanisë QuickBooks, referojuni “Bazat e rezervimit” më herët në këtë kapitull.

Pasi të bëni kopje rezervë të skedarit të kompanisë QuickBooks, QuickBooks ruan një kopje arkivore të skedarit të kompanisë dhe më pas pastron versionin e punës të skedarit të kompanisë sipas udhëzimeve tuaja. Përsëri, siç u përmend në hapat e mëparshëm, procesi i pastrimit mund të zgjasë vetëm disa minuta ose mund të zgjasë disa orë nëse skedari juaj është shumë i madh.

Disa strategji pastrimi dhe arkivimi

Vendosja se kur dhe si dëshironi të pastroni ose arkivoni skedarin tuaj të kompanisë QuickBooks është kryesisht një çështje e sensit të përbashkët. Shqyrtimi juaj i parë duhet të jetë nëse keni nevojë të përmbledhni fare dosjen e kompanisë. Nëse QuickBooks ende funksionon me një shpejtësi të arsyeshme, nëse nuk e gjeni veten duke u çmendur për shkak të shumë artikujve të papërdorur në lista, ose nëse skedari i të dhënave nuk është rritur jashtëzakonisht i madh (më i madh se 100 MB ose më shumë), mund të mos keni nevojë të kondensoj. Në shumë raste, nuk arrini asnjë përfitim duke pastruar. Dhe duke mos pastruar, ju keni ende të dhëna të plota dhe të detajuara financiare në majë të gishtave.

Redaktori im teknik dëshiron që unë të theksoj diçka këtu: Ai vëren se ekzekutimi i një operacioni pastrimi nuk e zvogëlon domosdoshmërisht madhësinë e skedarit të të dhënave QuickBooks sa më shumë që të jetë e mundur. Prandaj, ai thotë se nëse vërtet duhet të keni një skedar të dhënash më të vogël, fillimisht duhet të kryeni një operacion pastrimi dhe më pas të ruani dhe rivendosni një skedar të dhënash portativ QuickBooks.

Këtu është një tjetër nocion i zakonshëm për pastrimin dhe arkivimin e skedarëve të kompanisë QuickBooks: Duhet të krijoni një kopje arkivore të skedarit të të dhënave QuickBooks. Në fakt, ju rekomandoj që të krijoni një kopje arkivore të skedarit të të dhënave QuickBooks në fund të vitit, pasi ju ose CPA-ja juaj të bëni ndonjë rregullim përfundimtar për vitin. Është një ide e shkëlqyeshme të krijoni një kopje arkivore të skedarit të të dhënave QuickBooks që përdoret për të përgatitur deklaratën tuaj tatimore dhe çdo pasqyrë financiare, sepse gjithmonë më vonë mund të shpjegoni disa numra në një deklaratë tatimore ose pasqyrë financiare duke parë kopjen arkivore të të dhënave. dosje.

Një nga problemet me përdorimin e QuickBooks është se njerëzit mund të ndryshojnë qëllimisht ose pa dashje transaksionet e vjetra. Kjo do të thotë, për fat të keq, që dikush mund të ndryshojë transaksionet në një skedar të dhënash QuickBooks në një vit të mëparshëm. Kur ndodh ky ndryshim, dikush që shikon skedarin e të dhënave QuickBooks më vonë mund të mos jetë në gjendje të shpjegojë një numër në një deklaratë tatimore ose në një deklaratë financiare. Nëse dikush kthehet për të ndryshuar një transaksion në një vit të mëparshëm dhe ai transaksion përdoret për të llogaritur të ardhurat totale për vitin, nuk mund të përdorni më të dhënat e QuickBooks për të shpjeguar numrat në deklaratën tuaj tatimore dhe pasqyrat tuaja financiare për të ardhurat totale. Kjo ka kuptim, apo jo?

Për fat të mirë, duke pasur një kopje arkivore të skedarit të të dhënave QuickBooks - skedari i të dhënave QuickBooks që jep numrat në deklaratën tuaj tatimore dhe pasqyrat financiare - ju gjithmonë mund të shihni se cilat transaksione të QuickBooks mbështesin një numër të caktuar deklarate tatimore ose një numër të pasqyrës financiare. Nëse jeni ende të hutuar për këtë pikë - dhe është paksa e ndërlikuar - pyesni këshilltarin tuaj tatimor ose CPA-në tuaj për problemin. Ai ose ajo mund t'ju shpjegojë rrezikun e një ndryshimi në të dhënat e QuickBooks që janë përdorur për të përgatitur një deklaratë ose një pasqyrë financiare pasi të jetë përgatitur ai kthim ose pasi ato pasqyra financiare të jenë publikuar dhe shpërndarë.