10 çelësat për të përdorur teknologjinë për të menaxhuar të dhënat e bizneseve të vogla

Pronarët e bizneseve të vogla kudo kanë përqafuar teknologjinë për të menaxhuar të dhënat e tyre, pavarësisht nëse janë planifikimi i takimeve, krijimi i korrespondencës, regjistrimi i operacioneve të biznesit, përpunimi i listës së pagave, gjurmimi i inventarit ose më shumë. Ndërsa bizneset nuk kanë mbetur "pa letra", ata kanë njohur avantazhet e përdorimit të teknologjisë për të mbajtur të organizuar. Nëse jeni ende i lidhur me zinxhirë për të përdorur letrën, mund të jetë koha që ju të përdorni dhjetë çelësat e mëposhtëm për të zëvendësuar letrën me skedarë elektronikë.

Përdorni Outlook për të mbajtur gjurmët e takimeve, detyrave dhe projekteve

Kalendari letre që shkon kudo që shkoni është i dobishëm, por a keni provuar të përdorni veçorinë "Kalendari" në një program softuerësh? Me një kalendar të kompjuterizuar, mund të futni një takim një herë dhe ta vendosni atë të përsëritet çdo ditë, javore, dy javë ose mujore, dhe mund të vendosni rikujtues automatikë - detyra që nuk mund t'i bëni në kalendarin tuaj në letër. Këtu është një tjetër bonus: Me softuer të tillë si Outlook, të gjithë anëtarët e stafit tuaj mund të ndajnë kalendarët.

Skanoni kartat e biznesit dhe transferoni informacionin e tyre në listat e kontakteve të Outlook

Jeni të lodhur duke kaluar përmes Rolodex-it tuaj ose një grumbulli të madh kartash biznesi për të gjetur një numër telefoni ose adresë emaili? Epo, ju mund të largoheni nga cilido version i këtij makthi me të cilin përballeni. Si? Drejtoni çdo kartë biznesi përmes një skaneri që përfshin softuer për të kthyer informacionin në kartë në listën e kontakteve në Outlook. Më pas mund të gjeni informacionin që kërkoni me një operacion Find.

Shndërroni dokumentet në skedarë Adobe .pdf

MS Word ka një opsion për ruajtjen e skedarëve si. pdf. Procesi është pa dhimbje. Me një dokument të hapur Word, zgjidhni FileSave AsSave si lloj dhe klikoni në shigjetën rënëse në skajin e djathtë. Lëvizni poshtë listës, theksoni PDF dhe klikoni Ruaj (krahas Anulo në fund të kutisë).

Cila është puna e madhe në lidhje me pdf-të? Nuk duhet të shqetësoheni më nëse dikush ka versionin e duhur të softuerit për të lexuar skedarin tuaj. Çdo kompjuter me lexues Adobe mund të hapë çdo skedar .pdf.

Ju gjithashtu mund të skanoni letra, fatura, reklama - çdo dokument që i përshtatet skanerit tuaj - dhe t'i ruani ato si pdf. Vetëm sigurohuni që ta vendosni skanerin në llojin e skedarit .pdf përpara se të skanoni dokumentin.

Krijoni master të dokumenteve të përdorura shpesh

Kur përdorni shpesh në thelb të njëjtën shkronjë, por me ndryshime të vogla, mbani një skedar master të saj në kompjuterin tuaj. Pastaj, kur të keni nevojë për dokumentin, hapni dokumentin tuaj kryesor, bëni ndryshimet dhe printoni dokumentin. Mos harroni të ruani skedarin me një emër skedari tjetër në mënyrë që masteri të mos ndryshohet.

Përdorni softuerin e kontabilitetit për të krijuar fatura dhe porosi blerje

Nuk keni më nevojë të kontrolloni dollapët plot me fatura ose porosi blerjeje. Përdorni softuer kontabël si QuickBooks ose Sage 50 për të krijuar ato dokumente. Mund t'ju duhet të printoni dhe t'i dërgoni dokumente një klienti, por skedari aktual do të qëndrojë - jo në kabinetet e dosjeve që mbulojnë hapësirën - por në kompjuterin tuaj ku gjetja e një faturë është një çështje e shtypjes së disa shtypjes së tasteve.

Automatizoni kartat e kohës, faturimet e projektit dhe përpunimin e listës së pagave

Ju mund të zëvendësoni futjen dhe përpunimin e kartave të kohës me llogaritjen elektronike dhe përpunimin e listës së pagave. Mendoni për kohën e kursyer dhe gabimet e shmangura. Një punëdhënës thotë se kompania e tij e shkurtoi përpunimin e listës së pagave nga 6 orë në 45 minuta duke përdorur softuerin e kartës së kohës. Tani kjo është një arritje e madhe.

Dhe nëse besueshmëria është një problem për biznesin tuaj, mund të blini një program softuerësh që kërkon që çdo punonjës të vendosë gishtin në një skaner kur fillon dhe përfundon orët e punës! Kjo gjurmë gishtash tingëllon si një film fantastiko-shkencor, apo jo?

Gjurmo inventarin në mënyrë elektronike

Nëse biznesi juaj i vogël përfshin inventar, përdorimi i teknologjisë është e vetmja mënyrë për të bërë. Softueri Optical Character Recognition (OCR) i mundëson kompanisë tuaj të mbajë një regjistrim të saktë të inventarit, të plotësojë porositë më shpejt, të dërgojë porositë pa probleme dhe të faturojë me saktësi, sepse gjithçka gjurmohet nga kompjuteri. Ju mund të menaxhoni të gjitha këto procese, duke përdorur etiketa dhe numra në ekranin e kompjuterit tuaj.

Regjistroni blerjet dhe detajet e produktit në lidhje me asetet në një tabelë ose bazë të dhënash

Kur blini pajisje ose asete të tjera, regjistroni detajet e blerjes dhe produktit në një tabelë ose bazë të dhënash. Me të gjithë informacionin në majë të gishtave, mund të kontaktoni shitësin për çdo problem ose të numëroni shpejt aktivet tuaja për një pasqyrë financiare ose t'i përgjigjeni një kërkese për informacion mbi pasurinë nga banka.

Bëjeni kohën e taksave një copë tortë

Kur të gjitha ose shumica e të dhënave tuaja janë në kompjuter, përgatitja e taksave është shumë më e lehtë dhe më e saktë sesa transferimi i të dhënave nga një dokument i printuar në kompjuter.

Me të gjitha faturat tuaja ose porositë e blerjeve në një program softuer kontabël, ju thjesht ekzekutoni një raport dhe —voila! — Softueri ju jep totalin e faturave ose porosive të blerjeve për vitin. E njëjta gjë është e vërtetë për listën e pagave, inventarin dhe asetet. Mund të rikuperoni çdo gjë që keni ruajtur sistematikisht në kompjuter kur ju nevojitet.

Rezervo skedarët

Një avantazh shtesë i përdorimit të teknologjisë për të menaxhuar të dhënat tuaja të biznesit të vogël është se mund t'i rezervoni ato - për shembull, t'i ruani në një kompjuter në një vend tjetër ose në një flash drive.

Pse është kaq e rëndësishme? Aseti më i çmuar i kompjuterit janë të dhënat që ai mban. Mbani një kopje shtesë të atyre të dhënave në mënyrë që të mos përballeni kurrë me shqetësimin e të dhënave të humbura. Ju rrallë merrni njoftim paraprak se hajduti do të vjedhë kompjuterin tuaj, një zjarr do ta shkrijë atë ose thjesht do të vdesë.