10 Këshilla të pazakonta të Microsoft Access 2019

Ekspertët teknikë - njerëzit që e njohin Microsoft Access 2019 brenda dhe jashtë - mund të jenë pak frikësues, por ata janë të rëndësishëm - dhe ata (ne?) në asnjë mënyrë nuk synojnë të frikësojnë. Ato janë të rëndësishme për përdoruesit mesatarë të Access, sepse ofrojnë këshilla të paçmueshme dhe janë të rëndësishme për vetë Accessin, sepse ato nxisin mënyrën se si Microsoft përmirëson vazhdimisht produktet e tij. Këta burra dhe gra janë njerëzit që testojnë produktet e Office përpara se versionet e reja të publikohen dhe janë ata që shkruajnë libra për të ndihmuar përdoruesit e të gjitha niveleve të shfrytëzojnë sa më shumë softuerin.

Pra, njerëzit që zhvillojnë bazat e të dhënave për jetesën janë një burim thelbësor për përdoruesin mesatar, për "përdoruesin e fuqishëm" dhe gjithashtu për prodhuesin e softuerit. Këtu është një përmbledhje e disa prej këshillave më të mira të mbledhura nga një listë e gjatë ekspertësh të Access. Duke ditur se po ofronin sugjerime për përdoruesit e rinj, ata ofruan këshilla për t'iu përshtatur nevojave tuaja dhe për të ndihmuar që të siguroheni që vërtet mund ta përdorni Access-in me besim dhe efektivitet. Deri në kohën që të përfundoni, do t'i keni dhënë përpjekjeve tuaja sasinë e duhur të planifikimit dhe organizimit - dhe do të keni plane të qëndrueshme për të ecur përpara me zhvillimin dhe përdorimin e bazave të të dhënave që ndërtoni me Access.

Pra, këtu është këshilla e urtë - në dhjetë kafshime të shpejta.

Dokumentoni gjithçka sikur një ditë do të merreni në pyetje nga FBI

Mos e kurseni kohën e shpenzuar për dokumentimin e bazës së të dhënave tuaja. Pse? Sepse do të jeni të kënaqur më vonë që nuk keni kursyer. Ju do t'i keni gati të gjitha planet tuaja, informacionin tuaj të përgjithshëm dhe të gjitha idetë tuaja - ato që keni vepruar dhe ato që kanë mbetur në tabelën e vizatimit - herën tjetër që ju duhet të ndërtoni një bazë të dhënash. Ju gjithashtu do t'i keni ato për t'iu referuar kur ose nëse diçka nuk shkon me bazën tuaj të të dhënave aktuale. Fshive aksidentalisht një pyetje të ruajtur? Nuk ka problem. Referojuni dokumentacionit tuaj. Keni harruar si lidheshin tabelat tuaja? Kontrolloni dokumentacionin dhe rindërtoni marrëdhëniet. Keni nevojë t'i shpjegoni dikujt pse ose si vendosni diçka? Referojuni shënimeve tuaja dhe mahnitini ato me paramendimin dhe konsideratën tuaj të kujdesshme.

Pra, çfarë duhet të përfshijë ky dokumentacion i lavdishëm? Epo, gjithçka. Por këtu është një listë për të filluar:

• Informacione të përgjithshme rreth bazës së të dhënave:
  • Vendndodhjet e skedarëve/të dhënave (me shtigje specifike të rrjetit ose URL të internetit)
  • Shpjegimi i asaj që bën baza e të dhënave
  • Informacion se si funksionon
• Paraqitjet e tabelave:
  • Përfshini emrat e fushave, madhësitë, përmbajtjen dhe përmbajtjen e mostrës.
  • Nëse disa nga të dhënat vijnë nga burime ezoterike ose të përkohshme (të themi, të dhënat e kartës së kreditit që shkarkoni çdo muaj në internet), vini re këtë fakt në dokumentacion.
• Përmbledhje e raporteve:
  • Raportoni emrat
  • Një shpjegim i informacionit në raport

Nëse keni nevojë të kryeni disa pyetje përpara se të krijoni një raport, dokumentoni procesin. (Më mirë akoma, merrni një budalla miqësor për t'ju ndihmuar të automatizoni punën.)

• Pyetjet dhe logjika: Për çdo pyetje, jepni një shpjegim të detajuar se si funksionon pyetja, veçanërisht nëse përfshin tabela të shumta ose burime të dhënash jashtë Access (siç janë tabelat SQL ose zona të tjera të ruajtjes së informacionit në kohë të madhe).
• Përgjigjuni pyetjes “Pse?”: Ndërsa dokumentoni bazën e të dhënave tuaja, përqendrohuni në arsyen pse dizajni juaj funksionon ashtu siç funksionon. Pse pyetjet përdorin ato tabela të veçanta? Kuptohet, nëse punoni në një mjedis korporate, mund të mos e dini pse sistemi funksionon ashtu siç funksionon, por nuk është kurrë keq të pyesni.
• Detajet e rikuperimit nga katastrofa:
  • Procesi dhe orari i rezervimit
  • Ku ndodhen kopjet rezervë ( po bëni kopje rezervë, apo jo?) dhe si të rivendosni një skedar të rezervuar
  • Çfarë duhet të bëni nëse baza e të dhënave ndalon së punuari

Nëse baza juaj e të dhënave kryen një funksion të rëndësishëm organizativ - të tillë si kontabiliteti, inventari, menaxhimi i kontakteve ose futja e porosive - sigurohuni që të jetë vendosur një proces manual për ta mbajtur organizatën në funksion nëse baza e të dhënave nuk funksionon - dhe mos harroni të dokumentoni procesin!

Nëse keni nevojë për ndihmë për ndonjë nga këto artikuj, pyesni dikë! Pavarësisht nëse huazoni dikë nga departamenti juaj i Teknologjisë së Informacionit ose merrni me qira një ekspert kompjuteri, merrni ndihmën që ju nevojitet. Trajtojeni dokumentacionin tuaj si sigurim - asnjë organizatë nuk duhet të funksionojë pa të.

Çdo 6 deri në 12 muaj, rishikoni dokumentacionin tuaj për të parë nëse nevojiten përditësime. Dokumentacioni është i dobishëm vetëm nëse është i përditësuar dhe nëse dikush tjetër përveç jush mund ta kuptojë atë. Gjithashtu, sigurohuni që ju (ose homologët tuaj në zyrë) të dini se ku ndodhet dokumentacioni. Nëse keni një version elektronik, mbajeni atë të rezervuar dhe keni në dispozicion një printim - diçka që do të jeni të lumtur që keni bërë nëse ju ose dikush tjetër përpiqet të riciklojë pjesët e bazës së të dhënave tuaja duke përdorur veçorinë Pjesët e aplikacionit.

Mbani fushat tuaja të bazës së të dhënave Access sa më të vogla që të jetë e mundur

Ndërsa ndërtoni tabela, bëni fushat tuaja të tekstit në madhësitë e duhura për të dhënat që mbani në to. Si parazgjedhje, Access konfiguron fushat e tekstit (të njohura si Short Text) për të mbajtur 255 karaktere - një cilësim mjaft bujar, veçanërisht nëse fusha përmban shkurtesa të gjendjes me dy shkronja.

Njëqind ose më shumë hapësira shtesë - që mbeten të papërdorura në shumicën e fushave të tekstit - nuk do të dukeshin si asgjë për të humbur gjumin, por shumëzojeni atë hapësirë ​​në një tabelë me 100,000 adresa klientësh në të dhe përfundoni me shumë megabajt hapësirë ​​ruajtëse. hapësira që janë shumë të zëna duke mos mbajtur asgjë.

Rregulloni madhësinë e fushës me cilësimin Field Size në skedën e Përgjithshme në pamjen Dizajn.

Përdorni fushat e numrave për numra realë në bazat e të dhënave të Access

Përdorni fushat e numrave për numrat e përdorur në llogaritjet , jo për tekstin që pretendon të jetë një numër. Aplikacionet softuerike perceptojnë një ndryshim të madh midis kodit postar 47999 dhe numrit 47,999. Aplikacioni e sheh një kod postar si një seri karakteresh që të gjithë janë shifra, por numri trajtohet si një numër aktual që mund ta përdorni për matematikë dhe të gjitha llojet e gjërave të tjera argëtuese numerike. Arsyeja tjetër që një kod postar nuk është një fushë Numër? Nëse jeni në SHBA dhe kodi juaj postar fillon me zero, aplikacioni ndërpret zeron kryesore dhe ruan vetëm shifrat jozero në fushë – 01234 bëhet 1234. Jo mirë!

Kur zgjidhni llojin për një fushë të re me numra në të, bëni vetes një pyetje të thjeshtë: A do të bëni ndonjëherë një llogaritje ose do të bëni ndonjë gjë në lidhje me matematikën me atë fushë?

• Nëse do të llogaritni me fushë, përdorni një lloj Numri .
• Nëse nuk do të llogaritni me fushën, ruajeni fushën si Tekst i shkurtër .

Verifikoni të dhënat tuaja të Access

Vleresimet mund të ndihmojnë në parandalimin e afrimit të të dhënave të këqija me tabelat tuaja. Vërtetimet janë të lehta për t'u bërë, të shpejta për t'u vendosur dhe gjithmonë vigjilente (edhe kur jeni aq i lodhur sa nuk mund të shihni drejt). Nëse nuk po përdorni vërtetime për të mbrojtur integritetin e bazës së të dhënave tuaja, vërtet duhet të filloni.

Përdorni emra të kuptueshëm në Access për t'i mbajtur gjërat të thjeshta

Kur ndërtoni një tabelë ose krijoni një bazë të dhënash, mendoni për emrat e skedarit të bazës së të dhënave, fushave dhe tabelave që përdorni:

• A do ta mbani mend se çfarë kuptimi kanë emrat pas tre muajsh? Gjashtë muaj nga tani?
• A janë emrat mjaft intuitiv që dikush tjetër të mund të shikojë tryezën dhe të kuptojë se çfarë bën ajo, shumë kohë pasi të keni kaluar në gjëra më të mëdha dhe më të mira?

Kjo bëhet edhe më e rëndësishme kur filloni të përdorni mjetet për vendosjen e tabelave dhe bazave të të dhënave tuaja të Accessit në internet dhe ndarjen e tyre nëpërmjet SharePoint — potencialisht ju po sillni miliona përdorues "në tryezë". Gjithashtu, me veçorinë e Pjesëve të Aplikimit, komponentët e bazave të të dhënave tuaja mund të riciklohen për të ndihmuar në përshpejtimin e krijimit të një baze të re të dhënash. Ju nuk dëshironi që emrat misterioz për pjesët e bazës së të dhënave tuaja të përhapen në një bazë të dhënash të re - për të krijuar mistere makthi edhe atje - apo jo?

Fshini vlerat e fushës Access me shumë kujdes

Kurdo që vlerat jeni në terren fshirjes nga një tabelë, sigurohuni që ju jeni duke vrarë vlerat në të dhënat e duhur - kontrolloni përsëri, dhe pastaj vetëm kur ju jeni i sigurt, fshini origjinalin. Edhe atëherë, ju mund të bëni një Ctrl+Z të shpejtë dhe të rikuperoni artikullin fyes me kusht që ta zhbëni menjëherë pasi të kapni gabimin.

Pse gjithë kontrolli dhe kontrolli i dyfishtë? Sepse pasi të fshini një vlerë të fushës dhe të bëni ndonjë gjë tjetër në tabelë, Access harron plotësisht vlerën tuaj të vjetër. Është zhdukur, njësoj sikur të mos ekzistonte kurrë. Nëse fshini një rekord nga një tabelë, rekord është zhdukur me të vërtetë - sepse nuk ka Undo në dispozicion për një rekord të tërë. Nëse ai rekord ishte i rëndësishëm dhe nuk kishit një skedar aktual rezervë kur regjistrimi u largua, nuk keni fat. Na vjen keq!

Rezervoni, kopjoni, rezervoni bazat e të dhënave tuaja të Access

A e sqarova mjaftueshëm këtë? Mbani gjithmonë një kopje rezervë të punës suaj! Nuk ka asnjë zëvendësim për një kopje rezervë aktuale të të dhënave tuaja - veçanërisht nëse të dhënat janë jetike për jetën tuaj personale ose profesionale. Strategjitë efektive shpesh përfshijnë mbajtjen e kopjeve rezervë në një vend tjetër në rast se një fatkeqësi shkatërron zyrën tuaj, qoftë në një zyrë tjetër ose në renë kompjuterike.

Nëse po mendoni se nuk keni pasur kurrë nevojë për një kopje rezervë më parë, kështu që pse të shqetësoheni, mendoni për përmbytjet. Mendoni për transmetuesit e lajmeve që thonë se një zonë aktualisht nën ujë nuk është përmbytur kurrë më parë. Imagjinoni jetët e njerëzve që notojnë nëpër rrugë. Pavarësisht nëse jeni përballur me një fatkeqësi të vërtetë me përmasa uragani, një zjarr ose hard disku i kompjuterit tuaj që vendos të vdesë (dhe kjo ndodh – edhe nëse nuk ju ka ndodhur kurrë më parë), do të jeni shumë më të lumtur nëse keni një kopje rezervë e bazës së të dhënave tuaja.

Mendo, mendo dhe mendo sërish përpara se të ndërmarrësh veprime në Access

E dini sloganin e marangozit, "Mas dy herë, prerë një herë"? E njëjta gjë mund të thuhet për të menduarit kur bëhet fjalë për bazën e të dhënave tuaja. Mos mendoni vetëm për diçka, dilni në një përfundim të shpejtë dhe më pas zhyteni. Prisni, mendoni përsëri dhe më pas mendoni për herë të tretë. Pastaj nxirrni një përfundim dhe filloni të veproni sipas tij. Me gjithë fuqinë që ju jep Access, së bashku me aftësinë për të ruajtur mijëra e mijëra regjistrime në bazën tuaj të të dhënave, një gabim relativisht i thjeshtë mund të jetë mjaft i kushtueshëm për shkak të pasojave të mundshme në drejtim të humbjes së të dhënave ose një veprimi "të pakthyeshëm" të ndërmarrë. në gabim.

Organizohuni dhe qëndroni të organizuar kur punoni në Access

Edhe pse sugjerimet për t'u organizuar dhe për ta mbajtur të thjeshtë mund të duken të kundërta, këto dy këshilla janë vërtet shoqëruese. Mbajtja e gjërave të thjeshta shpesh mund të jetë një mënyrë për të shmangur nevojën për shumë organizim pas faktit. Ndërsa ju ndoshta jeni lodhur duke dëgjuar prindërit tuaj që ju kujtojnë se “ka një vend për çdo gjë dhe çdo gjë në vendin e vet” (ose nëse ata ishin më pak poetikë, “ Pastrojeni dhomën tuaj!!! ”), ata kishin të drejtë.

Nëse e mbani të organizuar bazën e të dhënave, do t'i kurseni vetes kohë dhe pikëllim. Një tabelë e mirë-planifikuar dhe e organizuar mirë do të jetë më e lehtë për t'u pyetur, raportuar dhe përfshirë në një formë. Gjithashtu do të renditet dhe filtrohet si rrufeja.

Po, mund të organizoheni shumë. Në fakt, organizimi i tepërt është shumë i lehtë. Zbutni dëshirën tuaj për t'u organizuar duke kultivuar një pasion tjetër: duke punuar me sa më pak hapa të jetë e mundur. Kufizoni numrin e dosjeve dhe nëndosjeve që përdorni - një maksimum prej pesë nivelesh dosjesh është më se i mjaftueshëm për pothuajse këdo. Nëse shkoni shumë përtej pesë niveleve, organizata juaj fillon të përplaset me produktivitetin tuaj (dhe askujt nuk i pëlqen humbja e produktivitetit, më së paku njerëzve që dalin me ato slogane të vogla budallaqe për postera të korporatës që ndjehen mirë).

Nuk është turp të kërkosh ndihmë për qasjen

Nëse keni probleme me diçka, gëlltitni egon tuaj dhe kërkoni ndihmë. Të thuash “Nuk e di” – dhe më pas të përpiqesh të mësosh për atë që nuk e di ende – nuk është turp. Ky rregull është veçanërisht i rëndësishëm kur jeni duke hipur në tufë në mijëra të dhëna në një bazë të dhënash. Gabimet e vogla shpejt e zmadhojnë dhe e shumëfishojnë një problem të vogël në një krizë të madhe. Kërkoni ndihmë përpara se situata të bëhet e rëndë.