Hur man minskar Excel-filstorlek

Det finns upp till 1 048 576 rader och 16 384 kolumner i Excel – det är många celler att fylla.

Problemet är att ju mer data du lägger i ditt kalkylblad, desto större blir filen. Om din Excel-fil blir för stor kan det vara opraktiskt att enkelt skicka e-post till kollegor eller kunder. Det kan också sakta ner i Excel och sluta fungera korrekt.

Om du står inför detta problem, här är några effektiva tips om hur du minskar Excel-filstorleken.

Hur man minskar filstorleken i Excel genom att ta bort kalkylblad

Att använda flera kalkylblad i Excel gör det lättare att strukturera dina kalkylblad, men ju fler kalkylblad du använder, desto större blir din filstorlek. Att ta bort onödiga kalkylblad kan hjälpa till att minska filstorleken.

Så här tar du bort kalkylblad i Excel:

1. Se till att bladet du avser att radera inte innehåller några data som behövs eller hänvisas till av andra blad.
2. Högerklicka på arkfliken längst ner på skärmen.
   
3. Välj Ta bort .
   

Arket kommer att raderas – upprepa stegen för alla andra ark som du vill ta bort.

Rensa pivottabellscacher

Pivottabeller i Excel är ett utmärkt sätt att analysera dina data, men de kan ha en betydande inverkan på storleken på dina Excel-filer. Det beror på att Excel som standard sparar din pivottabells källdatacache tillsammans med din fil. Det är dock möjligt att ändra den här inställningen och få datacachen att uppdatera när kalkylarket öppnas.

Så här stoppar du pivotcachen från att spara i Excel:

1. Välj valfri cell i din pivottabell.
2. Öppna menyn Pivottabellanalys .
   
3. Välj Alternativ .
   
4. Välj fliken Data .
   
5. Se till att Spara källdata med fil är avmarkerad.
   
6. Klicka på OK för att bekräfta.

Spara formler som värden

Excel-formler låter dig göra nästan vad du vill i Excel med hjälp av de inbyggda funktionerna. Formler tar dock upp mer utrymme än värden, så om du har många formler i ditt kalkylblad som redan har beräknats, kanske du vill överväga att konvertera dessa formler till värden.

Så här sparar du en formel som ett värde i Excel:

1. Välj den som innehåller din formel.
2. Använd kortkommandot Ctrl+C på Windows eller Cmd+C på Mac för att kopiera cellen. Alternativt kan du högerklicka på den och välja Kopiera .
   
3. Högerklicka på cellen och välj Klistra in special >  Värden .
   

Din formel kommer att ersättas med värdet av dess resultat.

Ta bort eller komprimera bilder

Bilder är inte något som vanligtvis används i Excel-kalkylblad, men om du har använt några i ditt dokument kommer dessa att öka din filstorlek. Du kan antingen ta bort dessa bilder eller komprimera dem.

Så här komprimerar du en bild i Excel:

1. Välj bilden i ditt kalkylblad.
2. Fliken Bildformat visas i menyfliksområdet – välj den här menyn .
   
3. Tryck på ikonen Komprimera bilder .
   
4. Välj en upplösning – ju lägre upplösning, desto mindre blir din Excel-filstorlek.
   
5. Se till att Ta bort beskurna områden i bilder är valt.
   
6. Om du vill använda samma komprimering på alla dina bilder, se till att kryssrutan Använd endast på denna bild inte är markerad.
   
7. Klicka på OK för att komprimera dina bilder.

Minska Excel-filstorleken genom att spara i XLSB-format

Ett annat sätt att minska storleken på din Excel-fil är att spara den i binärt format. Standardformatet är XML, vilket fungerar bättre med andra applikationer, men om du bara planerar att använda din fil i Excel kan du minska filstorleken genom att spara den som en .XLSB-fil.

Så här sparar du en Excel-fil i .XLSB-format:

1. Tryck på Arkiv > Spara som .
2. Välj en plats för att spara filen.
3. Från listan över filformat väljer du Excel Binary Workbook .
   
4. Tryck på Spara för att bekräfta.

Lösa Excel-problem

Om du undrar hur du minskar Excel-filstorleken kan du vanligtvis lösa problemet genom att följa stegen ovan.

Excel är ett kraftfullt program, men när saker går fel kan det vara frustrerande att fixa. Om du har problem kan du försöka stoppa Excel från att krascha . Om du får meddelanden om cirkulära referensfel kan Excel hjälpa dig att spåra dem.