Hur man använder Mail Merge i Microsoft Word 2016 för Mac

Om du behöver skicka batchdokument till en grupp individer, till exempel en inbjudan till ett evenemang eller möte, är Microsoft Mail Merge-funktionen ett snabbt och enkelt sätt att göra det. Vi har tidigare visat dig hur du förbereder dokument med funktionen Mail Merge i Word 2016 för Windows, men processen lite annorlunda för användare av Word 2016 för Mac. I den här artikeln visar vi hur det fungerar.

Använda funktionen Mail Merge i Microsoft Word 2016 för Mac

Koppla brev är inte bara för dokument; du kan använda den för broschyrer, nyhetsbrev eller material för massutskick. Att skapa ett dokument för sammanslagning är en tvådelad process, som inkluderar huvuddokumentet och datakällan som består av namn och adresser till individerna för varje dokument. Word använder information som lagras i datakällan för att kombinera och sedan generera dokument för varje.

Låt oss börja med att samla information för varje mottagare som kallas Fältnamn. Ett fältnamn innehåller information som namn, adress och hälsning. En annan viktig del av att skapa ett kopplingsdokument är formuläret, som innehåller information som levereras till mottagaren. Exempelbrevet nedan innehåller en lista över fält som jag kommer att inkludera i varje dokument.

Skapa mottagarlistor

Starta Microsoft Word och välj sedan fliken Utskick > Välj mottagare > Skapa en ny lista .

Datakällans fönster visas på skärmen. Som du kan se är listfälten redan fyllda med namn som du kan använda. För säkerhets skull skulle jag ta bort alla och använda din egen för att undvika förvirring. Välj varje fält och klicka sedan på minusknappen för att ta bort det. Efter att ha rensat varje fält, fortsätt att ange ditt eget. Du kan organisera varje fält med upp- och nedpilarna. När du är klar klickar du på Skapa.

Ge datakällan ett namn och klicka sedan på Spara.

Fyll i fälten med namn och adresser för varje mottagare; när du är klar klickar du på OK. Observera att för att lägga till eller ta bort en post, klicka på plus- eller minustecknet i det nedre vänstra hörnet av fönstret.

Infoga sammanfogningsfält och slutför sammanfogning av dokument

Nu kommer den enkla delen, att infoga dina sammanslagningsfält. Välj fliken Utskick, klicka sedan på Infoga sammanfogningsfält och välj sedan ditt sammanslagningsfält. Upprepa stegen för att fylla i ditt dokument med lämpliga sammanslagningsfält.

Spara standardbrevet, välj fliken Utskick, klicka sedan på knappen Slutför och sammanfoga och klicka sedan på Redigera enskilda dokument.

Du kan sedan granska dina dokument eller skriva ut dem.

Användare av Word 2016 för Windows kommer att märka att det finns små skillnader mellan båda versionerna. Word 2016 för Mac påminner ironiskt nog om Word 97 för Windows. Oavsett vilket ger båda samma resultat.

För fler tips och tricks för att använda Microsoft Office , bläddra i vårt kompletta arkiv med Office-artiklar .