Hur delar man en fil från Microsoft Teams i Outlook-mail och möten?

Här är en fråga från Stephie:

Jag fick nyligen i uppdrag att ta över underhållet av flera Microsoft Teams från en kollega som lämnade företaget. En utmaning jag stött på på sistone är hur man delar Word-, PDF- och Excel-filer lagrade i Microsoft Teams med interna och externa användare med hjälp av Outlook 365. Några tips/best praxis som du kan rekommendera?

Tack för din fråga. I vårt svar vill vi ge en enkel steg-för-steg-process som du kan använda för att underlätta fildelning via Outlook. Om du är intresserad av att dela mer än en fil, kanske du vill titta på vår självstudie för att dela Teams-mappar .

Dela filer från Teams i Outlook

Kopiera Teams fillänk

Det enklaste sättet att dela åtkomst till en fil som är lagrad i Teams med interna och externa parter är att helt enkelt bädda in länken till den i din Outlook-e-post.

• Öppna Microsoft Teams på din Windows- eller MacOS-dator och navigera till din kanal.
• Gå till fliken Filer och navigera till filen du är intresserad av att ge åtkomst till.
• Tryck på bockmarkeringen till vänster om ditt filnamn (steg 1).
• Klicka nu på menyn Visa åtgärder (...) till höger om ditt filnamn. (steg 2)
• Välj menyn Kopiera länk (steg 3).

• Du kommer nu att se en dialogruta som visar sökvägen till din fil. Filen finns i ett SharePoint-bibliotek som är värd för dina Teams-kanalfiler.
• Fortsätt nu och ställ in åtkomstbehörigheterna till din Teams-fil. Längst ner i dialogrutan ser du standardåtkomstbehörigheterna till filen (markerade nedan).

Ställ in Teams filbehörigheter

• Om du är intresserad kan du ändra åtkomstbehörigheten enligt vad du behöver genom att använda dialogrutan Länkinställningar.
• Teams låter dig välja mellan olika alternativ för delningsbehörighet. Observera att delningsinställningarna styrs av din Teams administrationspolicy och därför kanske inte är tillgängliga för dig.
  1. Tillåt alla med länken att komma åt/redigera filen.
  2. Människor i din organisation
  3. Personer som har tillgång till din kanal (de kan vara interna eller externa i din organisation).
  4. Specifika personer. Du måste ange e-postadresser till dessa personer.

• Markera alternativet Tillåt redigering vid behov.
• När du är klar – tryck på Använd .
• Teams kommer nu att generera en länk till din Teams-fil enligt de åtkomstbehörigheter du just ställt in.
• Tryck nu på Kopiera .

Viktig anmärkning: standardtillstånd för delning ställs vanligtvis in av ditt IT-team. Du kanske vill diskutera med dem om de inte passar dina affärsbehov.

Lägg till din länk till ett Outlook-e-postmeddelande eller ett möte

• Det sista steget är att öppna ditt Microsoft Outlook-skrivbord eller Office 365 Outlook.
• Skapa ett nytt e-postmeddelande eller mötesförfrågan.
• Definiera dina e-postmottagare och e-post/mötestext.
• Klistra in länken till din Teams-fil som du skapade i föregående steg.
• Skicka ditt mail eller möte.

Obs: du kan tillämpa samma process med vilken e-postklient som helst från tredje part – som Gmail.

Dela länk till Teams-filer med kanalmedlemmar

Ett alternativt sätt att dela filer från Teams med dina kanalmedlemmar (interna eller externa parter) är via fliken Inlägg.

• Öppna Teams och navigera till din kanal.
• Öppna fliken Inlägg för att starta en ny konversation.
• Klicka på den bifogade filen och välj Bläddra bland team och kanaler .
• Bläddra bland dina kanalfiler och välj den du är intresserad av att dela.
• Tryck på Dela en länk .
• Länken kommer att läggas upp på fliken Kanalinlägg.
• Håll muspekaren över det övre högra området i ditt inlägg och tryck på knappen Visa åtgärder (...).
• Tryck på Dela till Outlook . Detta kommer att dela konversationen som ett e-postmeddelande från Outlook 365.

Fildelning till Outlook fungerar inte

Fildelning i Teams är ganska enkelt. Som nämnts ovan styrs alternativen för filbehörighetsdelning av dina IT-avdelningar eller Teams-administratörer. Om externa parter inte kan öppna eller redigera dina filer, kanske du vill ta reda på om dina Teams organisation/kanalinställningar tillåter externa parter att interagera med filer du delar.