40 Microsoft Teams tips och tricks: från nybörjare till expert [Uppdaterad december 2021].

Med över 250 miljoner aktiva användare varje månad blev Microsoft Teams mycket populärt under pandemin som standardverktyget för onlinesamarbete för både företag och konsumenter. Chansen är stor att din arbetsplats, universitet eller favoritorganisation redan har antagit Teams så att du inte vill stanna kvar. Denna ganska omfattande lista med tips och tricks är tänkt att hjälpa dig att få ut det mesta av Teams – idag.

Så om du fortfarande försöker förstå grunderna eller redan är en erfaren användare, låt oss börja med den här huvudlistan med 40+ tips och tricks som alla Microsoft Teams-användare bör vara medvetna om.

Komma igång med Microsoft Teams

Det här avsnittet innehåller ganska grundläggande tips, om du är en mer erfaren användare kanske du vill hoppa över till de bortom grunderna eller expertsektionerna .

1. Ändra ditt Teams-tema

Visste du att du kan ändra utseendet och känslan för Microsoft Teams?

Öppna helt enkelt Teams-inställningarna, navigera till fliken Allmänt och välj om du vill använda den traditionella vita bakgrunden eller alternativt använda det mörka eller höga kontrastläget.

Mörkt läge i Teams

2. Stäng av ljudet

Är du ibland sen till ditt möte och vill vara med i tysthet, eller behöver du helt enkelt ta ett viktigt samtal från din partner under ett Teams-möte?

Stäng av ljudet direkt från panelen Personal Meeting Controls

Teams låter dig stänga av ljudet på din mikrofon både från möteskontrollerna (visas ovan) och möteskonfigurationspanelen (visas som punkt 1 nedan).

Nyckelfunktioner i panelen Teams Meeting Setup-alternativ

3. Stäng av kameran

På samma sätt kan du sätta på och stänga av din videokamera. Du kan antingen använda panelen för mötesinställningar (punkt 2 ovan) för att inaktivera din kamera; eller använd helt enkelt möteskontrollpanelen för att aktivera video igen.

4. Sudda din mötesvideobakgrund

Om du använder Teams för videomöten kan detta låta bekant. Ditt hemmakontor är en enda röra och du måste gå med i detta videosamtal. Två lösningar för det: först och främst kan du använda funktionen Bakgrundsinställningar (punkt 3 ovan) för att sudda ut din videobakgrund direkt från mötesinställningarna eller möteskontrollerna. Den andra lösningen är mycket mer elegant: använd en virtuell bakgrund (vi kommer att gå igenom processen senare).

Om knappen Bakgrundsinställning av någon anledning verkar inaktiv på panelen Mötesinställningar; se till att du slår på din videokamera först.

5. Stoppa ekot i Teams möten

När du och andra mötesdeltagare går med i ett ljud- eller video Teams-möte från samma rum kommer du att höra irriterande ekon. Du kan enkelt bli av med ekot genom att trycka på knappen Ljud av i panelen Mötesinställningar (visas ovan som punkt 4).

6. Spela in ditt möte

En viktig egenskap hos Teams som du kanske vill använda från början är förmågan att spela in ett möte. Du kan starta en inspelning från möteskontrollpanelen som visas nedan. Själva inspelningen sparas sedan i Microsoft Stream, och du kan enkelt dela inspelningen som en länk i en kanalkonversation (eller via e-post om det behövs).

Spela in ett Teams-möte

När mötet är klart får du ett e-postmeddelande med en länk till din inspelning i Microsoft Stream.

Om du initierade ditt möte från kanalen kommer även en länk till inspelningen att göras tillgänglig som ett inlägg i respektive kanal.

Inspelningar av ad-hoc-möten kommer att finnas tillgängliga på chattfliken för själva mötet, tillsammans med en fil som utbytts, mötesanteckningar och en whiteboard om sådan används.

Du kan lika gärna överväga att lägga till Stream-appen på din kanal så att andra medlemmar enkelt kan komma åt alla möten som rör gruppen.

7 . Ändra din lagikon

Microsoft låter dig ladda upp en anpassad bild och ställa in den som din teamlogotyp/avatar. Mer information finns i den här handledningen som hjälper dig att ställa in en anpassad ikon .

8. Skapa en privat kanal

Det finns fall där du behöver samarbeta med andra i uppgifter som kräver konfidentialitet, som att förbereda en budget eller försäljningsanalysrapporter. Privata kanaler låter dig etablera en samarbetsplattform med utvalda teammedlemmar. Den privata kanalen kommer endast att vara synlig för de inbjudna och kommer att markeras med ett litet lås i din laglista.

Det är enkelt att skapa en privat kanal: tryck bara på knappen Fler alternativ (...) bredvid ditt team och tryck sedan på Lägg till kanal . Definiera sedan kanalinformationen enligt nedan. Lägg slutligen till teammedlemmar till den privata kanalen.

Privat kanal i Microsoft Teams

9. Stäng av aviseringar från bullriga kanaler

Nuförtiden verkar vi alla vara överväldigade av den stora mängden inkommande meddelanden från samarbetsplattformar och e-post. Det är ofta svårt att faktiskt producera något meningsfullt utöver det oändliga chattigheten. Lyckligtvis gör Teams det relativt enkelt för oss att kalibrera inflödet av aviseringsvarningar och ljud vi får. Här är en guide om hur du stänger av Teams chatt och mötesvarningar .

10. Lämna ett lag

Om du inte ser någon fördel med att vara en del av ett team kan du enkelt lämna. Tryck på knappen Fler alternativ bredvid laget du vill lämna och välj Lämna laget .

11. Använd Teams på mobilen

Om du behöver komma åt Teams när du är på språng kan du använda Teams även på mobilen. Microsoft levererade ganska bra Teams-appar för Android och iOS. Prata med dina IT-kollegor för att ta reda på om du behöver ytterligare programvara eller autentiseringsprocedur för att komma åt ditt företags Teams-innehåll på mobilen.

12. Installera och avinstallera en app i Teams

Utöver grundläggande samarbete låter Teams dig förbättra ditt teamarbete genom att använda antingen Microsoft- eller tredjepartsappar. I nästa avsnitt av den här handledningen kommer du att se flera användningsområden för appar i team: bilder, väder, rapportering, omröstningar, anteckningar etc'.

Om du är en teamägare kan du enkelt installera och avinstallera appar som gjordes tillgängliga av dina IT-administratörer.

Processen är ganska enkel: Leta reda på ditt team, tryck sedan på knappen Fler alternativ bredvid den och välj sedan Manage Team- kugghjulet. Sedan på fliken Appar, tryck på knappen Fler appar för att söka och installera din nya app. Applikationer som är specifika för en kanal kan läggas till som flikar i kanalen

13. Avbryt läskvitton

Som standard, varje gång du läser ett meddelande i chattappen, placerar Teams en liten ikon bredvid meddelandet. Detta hjälper avsändaren att bekräfta att du har läst deras meddelande. Du kan avbryta läskvitton på fliken Sekretess i dina Teams-inställningar.

Inaktivera läskvitton i Teams

14. Använda filter för att hitta saker snabbt

Vill du snabbare hitta specifika aktiviteter i ditt flöde samt specifika chattar, team och kanaler? Använd filtret Teams (visas nedan) eller använd genvägen Ctrl+Skift+F .

Filterfunktionen gör det möjligt att snabbt hitta relevant post efter namn; för chattar tillåter det också att snabbt hitta dämpade, dolda och olästa poster med lätthet.

15. Ställ in ett bortameddelande

På samma sätt som i Outlook låter Teams dig skriva ett borta från kontoret som skickas om någon skickar ett meddelande till dig i Teams eller nämner dig i en chatt.

Tryck bara på din Teams-avatar, tryck på Ange statusmeddelande , skriv sedan ditt meddelande och ange giltighetsperioden. Tryck på Klar så är du klar.

Går bortom grunderna

16. Använd Teams kommandon

När du blir lite mer erfaren med Teams kanske du vill öka din användarproduktivitet genom att använda sökrutans kommandon.

För att komma igång, skriv helt enkelt in snedstrecket (/) i Teams sökrutan och bläddra i listan över tillgängliga kommandon:

Teams kommandolista

Kommandolistan är ganska självförklarande och de som jag tror är mest användbara är:

• /goto : För att enkelt komma åt ett team eller en kanal
• /keys : För att komma åt Teams lista med genvägar
• /chat : för att snabbt starta en chatt med en av dina kollegor

17. Använd en anpassad virtuell bakgrund

Jag antar att du har märkt att folk går med i Teams videosamtal med stads- eller naturlandskap som bakgrund för sina videosamtal. Du kan använda i stort sett alla bilder som en anpassad bakgrund i Teams-samtal. Titta gärna in i vår enkla guide om hur du ställer in virtuella Teams-bakgrunder för ditt samtal.

18. Gör anteckningar i ett möte

Teams har flera sätt för dig att göra mötesanteckningar.

Du kan enkelt lägga till OneNote-anteckningsböcker lagrade i OneDrive eller en nätverksenhet och låta dina kanalmedlemmar dela anteckningar och anteckningar. Jag har också sett människor använda fliken Inlägg och lägga till sina anteckningar som chattmeddelanden. Jag har sett andra bifoga Word-filer till mötet eller till fliken Kanalfiler. Det finns även tredjepartsappar som du kan använda.

Som sagt, den korrekta metoden är att använda fliken Anteckningar som automatiskt aktiveras för ditt möte.

• Navigera till Chat -appen.
• Klicka på ditt möte.
• Navigera till fliken Anteckningar och tryck på knappen Gör anteckningar .
• Logga mötesprotokollet där.
• Peka mötesdeltagarna på dina anteckningar efter behov.

19. Få tillgång till din olästa aktivitet

På samma sätt som i Microsoft Outlook markerar Teams alla olästa meddelanden tydligt i fetstil. Dessutom kan du markera Teams meddelanden som olästa för senare uppföljning. Men hur kommer du enkelt åt dessa olästa meddelanden och aktiviteter? Skriv helt enkelt kommandot /unread i ditt Teams sökfält och låt Teams endast hämta olästa meddelanden som du kan bearbeta.

20. Ta bort eller dölj chattkonversationer

Teams låter dig ta bort meddelanden från en konversationstråd. Det låter dig också dölja fullständiga chattposter i din Chats-app (tryck bara på … knappen och välj sedan Göm ). Teams har för närvarande inte slutanvändare att ta bort hela trådar från chatthistoriken.

21. Felsök din Outlook-teams anslutning

Om du är både Microsoft Outlook- och Teams-användare schemalägger du antagligen Teams-möten direkt från ditt Outlook-kalendermöte med Teams-tillägget.

Men vad händer om Teams-knappen av någon anledning inte är tillgänglig i Outlook, trots att Teams är korrekt installerat på din Windows-dator?

Anledningen är troligen att Teams-tillägget är inaktiverat. Ta en titt på vår handledning om hur du enkelt aktiverar Teams i Microsoft Outlook .

22. Bädda in Word- och Excel-filer i din kanal

Du kan enkelt dela filer med dina kollegor genom att ladda upp till fliken Filer i en kanal. Du kan dock underlätta åtkomsten till filen genom att helt enkelt bädda in den som flik i din kanal. Detta fungerar inte bara för Excel eller Word, utan också för OneNote-anteckningsböcker, PowerPoint-presentationer, PDF-dokument och så vidare.

23. Se din kollegas rapporteringsrad

Om du arbetar i stora organisationer kan du behöva identifiera organisationsrapporteringslinjen för en kollega. Eftersom Teams är väl integrerat med Azure Active Directory och Exchange kan du enkelt titta i dina kollegors organisationsdiagram.

Gå bara till din Teams-sökningsruta, skriv genvägen /org och din kollegas namn så är du klar.

Söker upp ett organisationsdiagram för en kollega i Teams

Obs! Du kommer inte att kunna slå upp organisationsdiagrammet i Teams för personer utanför ditt företag.

24. Ställ in din status (/dnd), (/brb), (/tillgänglig)

Vill ställa in din status manuellt så att andra vet när de ska kontakta dig. Detta kan göras från Teams-inställningarna, men när du får mer erfarenhet av Teams börjar du ställa in din status från sökrutan.

Använd helt enkelt /dnd för Stör ej eller /brb för Be Right Back och tryck på Enter . Din status kommer att ändras. Kom bara ihåg att återställa din status efter behov.

25. Ställ in din onlinestatus manuellt så att den alltid är tillgänglig/aktiv

Som standard är din Teams-närvaro online synkroniserad med dina Microsoft Outlook-kalenderhändelser och återspeglar den faktiska statusen för ditt operativsystem (oavsett om det är använt eller inaktivt). Den ställs också in automatiskt för att inte störa när du delar din skärm eller ringer ett samtal. Det säger att Teams låter dig ställa in din onlinestatus manuellt mycket enkelt och ställa in den på tillgänglig, upptagen, borta eller offline efter behov. Här är handledningen för att manuellt ställa in din Teams tillgänglighetsstatus .

26. Få åtkomst till dina data på SharePoint

Din Teams kanaldata är tillgänglig som ett dedikerat bibliotek på Microsoft SharePoint, som är mycket använd dokumentportal som används som infrastruktur för Teams dokumentlagring.

För att komma åt ditt SharePoint-bibliotek, navigera helt enkelt till din kanal, tryck sedan på fliken Filer och klicka sedan på Öppna i SharePoint .

27. Lägg till vädret i Teams

I likhet med Outlook, som låter dig visa väderförhållandena i ditt område, kan du använda Teams för att få upp farten på vädret.

Om Weather-appen ännu inte är installerad på din lokala Teams-klient:

• Öppna Teams, tryck på knappen Apps i appfältet till vänster,
• Sök efter och lägg till Weather -appen i Teams.
• Skriv sedan /väder och relevant plats i Teams huvudsökfält.

Använda Teams Weather-appen

28. Gör Teams till din standardchattapp

När du har börjat använda Teams kanske du tycker att det är ganska överlägset Skype för företag. Du kan göra Teams till din standardchattapp för Outlook och andra Office-appar. Gå helt enkelt till Teams-inställningarna och sedan på fliken Allmänt , markera rutan Registrera Teams som standardchattapp för Office .

Inställningen träder i kraft efter att alla öppna Office-appar har startat om.

29. Använd Teams i Together Mode

En relativt ny förmåga hos Teams är att tillåta möten i Together Mode . Istället för att visa alla mötesdeltagares kameraflöden i rutnätsvyn (galleri) kan du visa dem sida vid sida i en virtuell miljö (tänk klassrum, bibliotek, biograf etc').

För att aktivera Together-läget måste du först uppdatera Teams (tryck på din avatar och sedan Sök efter uppdateringar). Tryck sedan på din avatar och tryck på Inställningar. Markera rutan Ny upplevelse på fliken Allmänt:

Aktiverar Together Mode

Tryck sedan på … knappen i din mötespanel och välj Together Mode .

Observera att om du arbetar i ett stort samarbete kanske du inte kan uppdatera Microsoft Teams manuellt på egen hand. Du kan behöva diskutera aktivering av Together Mode med din IT-administratör.

Experttrick

30. Skaffa en e-postadress till din kanal

När en kanal väl har skapats kan du lägga upp nya meddelanden på fliken Inlägg i kanalen, direkt från Outlook. För det måste du hitta din kanal-e-postadress enligt följande:

• Leta upp din kanal och tryck på knappen Fler alternativ bredvid den.
• Tryck på Få e-postadress .
• Kopiera e-postadressen och lägg till den som en kontakt i Outlook
• Sidanteckningar:
  • Lagägare kan bestämma vem som kan skicka e-postmeddelanden till kanalen (genom att klicka på knappen Avancerade inställningar).
  • Du kan

31. Inaktivera Teams från att starta upp när du startar Windows

Teams är helt fantastiskt, men det kan konsumera betydande mängder datorresurser, främst RAM. Om du kör en företagsdator kommer du inte att märka någon inverkan på systemets prestanda. Som sagt, om du kör från en enkel surfplatta kanske du vill köra Teams bara när det behövs. När det är installerat är Teams konfigurerat att starta automatiskt när du startar din dator. Du kan inaktivera Teams från att starta upp när du startar din dator och starta den endast om det krävs.

32. Publicera omröstningar och undersökningar i Teams

En av de mest användbara användningarna av Teams är att köra omröstningar och undersökningar. På 10 minuter kan du skapa en anpassad omröstning med hjälp av Microsoft Forms eller annan programvara från tredje part som Polly och lägga upp dem i din Teams-kanal. Den här handledningen har allt du behöver för att skapa dina anpassade Teams-undersökningar .

33. Bädda in en rapport i Teams

Om din organisation använder Microsoft BI-plattformen kan du använda Teams för att distribuera dina rapporter. Du kan enkelt välja och fästa Power BI-rapporter på en kanalflik för att säkerställa att de är tillgängliga för dem för dina datadrivna diskussioner.

34. Slå upp ditt favoritcitat direkt i Teams

Ett annat coolt sätt att använda Teams för att slå upp din aktieportfölj. Så här gör du det:

• Från fliken Appar, sök och lägg till appen Aktier i Teams.
• Sedan, från sökrutan, skriv Aktier och sedan relevanta aktiesymboler som visas nedan.

• När applikationen Aktier är aktiverad skriver du bara kommandot @Stocks och tickern i sökfältet.

35. Sök efter bilder i Teams

En annan föga känd funktion hos Teams är att du kan använda den för att söka efter bilder i Bing. Först och främst, fortsätt och aktivera Microsoft Images-applikationen i Teams.

Sedan, i sökfältet, skriv bara @Images + din sökfråga för att komma åt Bing-bildsökning.

36. Använd Teams för att hantera anställdas skift

om du leder en grupp anställda som arbetar i skift i detaljhandeln, callcenter eller till och med en liten fabrik, kan du använda Teams för att planera och dela arbetsscheman. Shifts - applikationen som du enkelt kan lägga till i Teams, gör det mycket enkelt att hantera skiftschemat, ta emot schemaförfrågningar om PTO, sjukledighet eller semester från dina kollegor och till och med låta dem klocka in och ut sina skift. Du kan sedan skapa anställdas närvarorapporter behövs. Häftigt!

37. Lägga till en kalender

Visualisering och hantering av en delad kalender är förmodligen en annan stor potentiell användning för Teams. Än så länge erbjuder Teams inte en enkel Outlook-integration. Som sagt, du kan lägga till en webbplatsflik till din Teams-kanal och peka på antingen din Outlook-gruppkalender eller Google Kalender URL. Antagligen kommer användare att behöva ange sina användaruppgifter för att komma åt kalendrarna.

38. Integrera Trello i Teams

Många team använder Trello kanban-kort för en myriad av användningsfall för samarbete. Dessa kan sträcka sig över löpande uppgiftshantering såväl som mer strategisk planering av projekt, produkter eller program. Du kan enkelt öppna Trello som en app i Teams genom att lägga till den med hjälp av fliken Appar för att komma åt dina relevanta anslagstavlor och kort. Du kan också lägga till den som en tredjepartsflik i din kanal. Båda kommer att kräva att du tillhandahåller dina Trello-användaruppgifter.

39. Starta Cisco Webex Meetings från Teams

Microsoft och Cisco tävlar inom området inom teamkommunikation och samarbete. Ändå kanske ditt företag använder båda. Visste du att du kan integrera Webex i din Teams-kanal? Det finns en Webex-app som du enkelt kan lägga till på en kanalflik. Teammedlemmarna kan sedan enkelt komma åt sina Webex-möten och gå med i sina egna Webex-möten från Microsoft Teams. De kan också schemalägga Webex-möten och få teamet meddelat via fliken Inlägg.

40. Få tillgång till din Teams-analys

Som teamägare kanske du vill kunna övervaka användningsmönster för ditt team eller din kanal. Om så är fallet:

• Öppna fliken Teams i appfältet till vänster .
• Sök sedan efter ditt lag i den vänstra rutan.
• Tryck på knappen Fler inställningar bredvid ditt team och tryck på kugghjulet Hantera team .
• Öppna sedan fliken Analytics.
• Härifrån kan du förhandsgranska dina team- och kanalanvändningsmönster, engagemangsstatistik, diskutrymmesutnyttjande etc'.

Förhoppningsvis har du gillat inlägget. Om så är fallet, dela gärna med vänner och kollegor via sociala medier. Känner du till ytterligare coola Teams tips och tricks? Skriv dem gärna i kommentarerna! Tack så mycket!