5 рачуноводствених контрола за КуицкБоокс

Ево кратког резимеа пет моћних техника за минимизирање проблема који се појављују када имате људе са различитим нивоима вештине и поверења који раде са вашим КуицкБоокс подацима:

• Редовно упоређујте бројање физичког инвентара са евиденцијама рачуноводства залиха. Једна ствар коју можете да урадите, како да смањите губитке на залихама, тако и да одржите тачне рачуноводствене евиденције, јесте да редовно упоређујете физичке бројеве свог инвентара са оним што показују ваше рачуноводствене евиденције. Често пребројавање највреднијих и најлакших за крађу предмета постиже две ствари:

  • Смањење залиха се брзо идентификује.

  • Власник предузећа може минимизирати смањење залиха тако што ће идентификовати тип инвентара који се најчешће краде или чак када се инвентар најчешће краде.

• Помирите банковне рачуне. Још једна ствар коју би власници предузећа требало да ураде, по мом мишљењу, јесте да усагласе сопствене банковне рачуне. Често долази до крађе запослених од стране рачуноводственог особља када запослени схвате како да напишу чекове на банковни рачун компаније које власник не види. Један сигуран начин да пронађете фиктивну и лажну трансакцију је да власник усклади банковни извод. Поред тога, све непостојане, сумњиве трансакције обично постану очигледне када власник предузећа пажљиво погледа чекове.

• Одвојите рачуноводство од физичког надзора где је то могуће. У малом предузећу није увек лако одвојити рачуноводство за неку активност од физичког старања или физичке одговорности за ту активност. На пример, тешко је одвојити рачуноводство залиха од физичког чувања или приступа том инвентару. Службеник продавнице, на пример, може бити у могућности да лако украде цигарете и такође прилагоди евиденцију залиха путем продаје цигарета на благајни. Ипак, где год можете да одвојите физичко старатељство од рачуноводства, долази до уграђене провере грешака. Особа која води рачуноводство индиректно проверава да ли физички чувари воде рачуна о имовини.

• Обучите запослене да користе КуицкБоокс. Требало би да обучите запослене да користе КуицкБоокс ако имате посао било које величине, из два основна разлога: неко ко зна како да користи КуицкБоокс мање је вероватно да ће направити ненамерне грешке, а неуредна рачуноводствена евиденција камуфлира крађу запослених.

• Затворите своју КуицкБоокс датотеку. Ево последње технике коју вреди размотрити. Иако није потребно да затворите фискалну годину у КуицкБоокс-у, можда ћете то ипак желети да урадите како бисте одржали интегритет својих података. Ево како: Изаберите команду Уреди→Преференце, изаберите Рачуноводство, изаберите картицу Преференцес компаније, а затим кликните на дугме Датум затварања Подешавање датума/лозинке. Када КуицкБоокс од вас затражи, наведите датум затварања и лозинку. Након што доставите ове информације, КуицкБоокс забрањује или ограничава корисницима да мењају или уносе трансакције пре датума затварања.