5 добрих рачуноводствених контрола које минимизирају крађу

Ево резимеа пет моћних техника за минимизирање проблема који се појављују када имате људе са различитим нивоима вештина и нивоима поверења који раде са вашим КуицкБоокс подацима:

• Редовно упоређујте бројање физичког инвентара са евиденцијама рачуноводства залиха. Једна од ствари које можете да урадите, како да смањите губитке на залихама, тако и да одржавате тачне рачуноводствене евиденције, јесте да редовно упоређујете физичке бројеве свог залиха са оним што показују ваше рачуноводствене евиденције.

  Овај приступ честом пребројавању највреднијих и најлакших за крађу предмета постиже две ствари:

  • Смањење залиха се брзо идентификује.

  • Власник предузећа може да минимизира смањење залиха тако што ће идентификовати врсту инвентара који се најчешће краде или чак када се инвентар најчешће краде.

• Помирите банковне рачуне. Други метод који власници предузећа треба да користе је да помире сопствене банковне рачуне. Често долази до крађе запослених од стране рачуноводственог особља када запослени схвате како да напишу чекове на банковни рачун компаније које власник не види.

  Један сигуран начин да пронађете фиктивну и лажну трансакцију је да власник усклади банковни извод. Поред тога, све непостојане, сумњиве трансакције обично постану очигледне када власник предузећа пажљиво погледа чекове.

• Одвојите рачуноводство од физичког старања где је то могуће. У малом предузећу, тешко је увек одвојити рачуноводство за неку активност од физичког чувања или физичке одговорности за ту активност.

  На пример, тешко је одвојити рачуноводство залиха од физичког чувања или приступа том инвентару. Службеник продавнице, на пример, може лако да украде цигарете и такође прилагоди евиденцију залиха кроз продају цигарета на благајни. Ипак, где год можете да одвојите физичко старатељство од рачуноводства, долази до уграђене провере грешке. Особа која води рачуноводство индиректно проверава да ли физички чувари воде рачуна о имовини.

• Обучите запослене да користе КуицкБоокс. Требало би да обучите запослене да користе КуицкБоокс ако имате предузеће било које величине из два основна разлога:

  • Прво, неко ко зна како да користи КуицкБоокс мање је вероватно да ће направити ненамерне грешке.

  • Друго, неуредне рачуноводствене евиденције камуфлирају крађу запослених.

• Затворите своју КуицкБоокс датотеку. Иако нисте обавезни да затворите фискалну годину у КуицкБоокс-у, можда ћете то ипак желети да урадите да бисте одржали интегритет својих података. Ево како:

  Изаберите команду Уреди→ Преференце

  Изаберите картицу Рачуноводство→ Преференце компаније

  Кликните на дугме за подешавање датума затварања/лозинке.

  Када КуицкБоокс од вас затражи, наведите датум затварања и лозинку.

  Након што доставите ове информације, КуицкБоокс забрањује или ограничава корисницима да мењају или уносе трансакције пре датума затварања.