10 кључева за коришћење технологије за управљање евиденцијом малих предузећа

Власници малих предузећа свуда су прихватили технологију за управљање својим записима, било да се ради о заказивању састанака, креирању кореспонденције, евидентирању пословних операција, обради платног списка, праћењу инвентара или више. Иако предузећа нису остала „без папира“, препознала су предности коришћења технологије за одржавање организације. Ако сте још увек везани за коришћење папира, можда је време да употребите следећих десет тастера да замените папир електронским датотекама.

Користите Оутлоок да бисте пратили састанке, задатке и пројекте

Папирни календар који иде свуда где идете је од помоћи, али да ли сте покушали да користите функцију Календар у неком софтверском програму? Са компјутеризованим календаром, можете једном да унесете састанак и подесите га да се понавља дневно, недељно, двонедељно или месечно, и можете да подесите аутоматске подсетнике — задатке које не можете да урадите у папирном календару. Ево још једног бонуса: са софтвером као што је Оутлоок, сви чланови вашег особља могу да деле календаре.

Скенирајте визиткарте и пренесите њихове информације у Оутлоок листе контаката

Да ли сте уморни од потребе да се пробијате кроз свој Ролодек или огромну гомилу визиткарти да бисте пронашли број телефона или адресу е-поште? Па, можете се удаљити од било које верзије ове ноћне море са којом се суочите. Како? Покрените сваку визит карту кроз скенер који укључује софтвер за претварање информација на картици у листу контаката у Оутлоок-у. Затим можете пронаћи информације које тражите помоћу операције Финд.

Конвертујте документе у Адобе .пдф датотеке

МС Ворд има опцију за чување датотека као. пдфс. Процес је безболан. Са отвореним Ворд документом, изаберите ФилеСаве АсСаве ас типе и кликните на стрелицу падајућег менија крајње десно. Померите се надоле по листи, истакните ПДФ и кликните на Сачувај (поред Откажи на дну оквира).

Шта је страшно у пдф-овима? Више не морате да бринете да ли неко има праву верзију софтвера за читање ваше датотеке. Сваки рачунар са Адобе Реадер-ом може отворити било коју .пдф датотеку.

Такође можете скенирати писма, фактуре, огласе — све документе који ће одговарати вашем скенеру — и сачувати их као пдф. Само се уверите да сте подесили скенер на тип датотеке .пдф пре него што скенирате документ.

Направите мастере докумената који се често користе

Када често користите у суштини исто писмо, али са мањим изменама, задржите његову главну датотеку на рачунару. Затим када вам затреба документ, отворите главни документ, унесите измене и одштампајте документ. Не заборавите да сачувате датотеку са другим именом датотеке како се мастер не би променио.

Користите рачуноводствени софтвер за креирање фактура и налога за куповину

Не морате више да прелиставате ормане за досије пуне фактура или наруџби. Користите рачуноводствени софтвер као што је КуицкБоокс или Саге 50 да бисте креирали те документе. Можда ћете морати да одштампате и пошаљете документе купцу, али стварна датотека ће остати — не у ормарићима за документе који пуне простора — већ на вашем рачунару где је проналажење фактуре ствар укуцавања неколико притисака на тастер.

Аутоматизујте временске карте, фактурисање пројекта и обраду платног списка

Можете да замените пробијање и обраду временских картица електронским евидентирањем и обрадом платног списка. Размислите о уштеђеном времену и избегнутим грешкама. Један послодавац каже да је његова компанија смањила обраду платног списка са 6 сати на 45 минута коришћењем софтвера за временске картице. Сада је то велики подвиг.

А ако је поузданост проблем за ваше пословање, можете купити софтверски програм који захтева да сваки запослени стави прст на скенер на почетку и на крају радног времена! Овај отисак прста звучи као научнофантастични филм, зар не?

Пратите инвентар електронским путем

Ако ваше мало предузеће укључује инвентар, коришћење технологије је једини начин. Софтвер за оптичко препознавање знакова (ОЦР) омогућава вашој компанији да води тачну евиденцију залиха, брже испуњава поруџбине, беспрекорно шаље поруџбине и прецизно обрачунава јер се све прати рачунаром. Можете управљати свим тим процесима користећи ознаке и бројеве на екрану рачунара.

Забележите куповине и детаље о производима о имовини у табелу или базу података

Када купујете опрему или другу имовину, забележите куповину и детаље о производу у табелу или базу података. Са свим информацијама на дохват руке, можете контактирати продавца у случају било каквих проблема или брзо израчунати своју имовину за финансијски извештај или одговорити на захтев банке за информације о имовини.

Учините пореско време комад колача

Када се сви или већина ваших записа налазе на рачунару, припрема пореза је много лакша и прецизнија од преноса података са штампаних докумената на рачунар.

Са свим вашим фактурама или наруџбеницама у рачуноводственом софтверском програму, само покрените извештај и — воила! — софтвер вам даје укупан број фактура или налога за куповину за годину. Исто важи и за платни списак, инвентар и имовину. Можете да преузмете све што сте систематски чували на рачунару када вам затреба.

Бекап фајлови

Додатна предност коришћења технологије за управљање записима малих предузећа је то што можете да их направите резервне копије — да их сачувате на рачунару на другој локацији или на флеш диску, на пример.

Зашто је то толико важно? Најдрагоценија компјутерска имовина су подаци које поседује. Сачувајте додатну копију тих података како се никада не бисте суочили са ужасом изгубљених записа. Ретко добијате унапред обавештење да ће вам провалник украсти рачунар, да ће га ватра истопити или да ће једноставно умрети.