Шта се дешава када сажимате датотеку компаније КуицкБоокс

Процес сажимања КуицкБоокс датотеке ради две ствари: Команда КуицкБоокс Цонденсе креира трајну копију КуицкБоокс датотеке са подацима (која се назива архивска копија датотеке); процес кондензације датотеке чини датотеку података мањом сумирајући многе старе затворене, детаљне трансакције које користе велике чудовишне уносе у дневник.

Пошто ово сажимање и архивирање може бити помало збуњујуће, ево кратког резимеа шта се тачно дешава када сажимате датотеку компаније КуицкБоокс. Ево шта КуицкБоокс обично ради током процеса:

• Чува архивску копију датотека ваше компаније: Када сажимате датотеку компаније КуицкБоокс, КуицкБоокс чува архивску копију те датотеке.

• Уклања старе затворене трансакције: Као део процеса кондензације, КуицкБоокс вам даје прилику да уклоните старе, затворене трансакције из тренутне, радне верзије датотеке компаније КуицкБоокс. Запамтите да архивирање ствара архивску копију датотеке компаније КуицкБоокс.

  Међутим, још увек имате радну верзију датотеке компаније КуицкБоокс, а ова тренутна, радна верзија датотеке компаније КуицкБоокс се чисти или сажима уклањањем старих, затворених трансакција.

  Затворене трансакције су трансакције које КуицкБоокс више не мора детаљно да прати. На пример, стара фактура купца — након што је плаћена — је затворена трансакција. Стари чек написан неком продавцу — након што је рашчишћен од банке — је затворена трансакција.

• Сажима старе, затворене трансакције: Пошто се старе, затворене трансакције уклањају из КуицкБоокс датотеке са подацима, кондензовање обично креира збирне месечне уносе у дневник за старе, затворене трансакције и смешта ове збирне трансакције у тренутну, радну верзију датотеке података КуицкБоокс.

  Ови збирни месечни уноси вам омогућавају да наставите да припремате месечне финансијске извештаје. На пример, иако се архивирањем уклањају све старе, затворене трансакције из, на пример, јануара 2011. године, и даље можете да израдите финансијске извештаје за јануар 2011. у 2014. За израду месечних финансијских извештаја за јануар 2011. КуицкБоокс користи збирне месечне уносе у дневнику.

• Брише ревизорски траг: КуицкБоокс одржава ревизорски траг који показује ко је унео које трансакције. Један готово скривени ефекат чишћења КуицкБоокс датотека са подацима односи се на ревизијски траг. Ако почистите компанијску датотеку и назначите да треба да се сажима датотека компаније, КуицкБоокс брише ревизорски траг пре датума „уклоњене затворене трансакције на или пре“.

  Другим речима, за период у коме КуицкБоокс уклања старе, затворене трансакције, такође уклања и ревизијски траг тих трансакција.

Процес кондензоване датотеке обично значи креирање копије датотеке података КуицкБоокс коју чувате и одлажете негде, а затим креирање смањене верзије радне датотеке компаније. Међутим, команда коју користите за сажимање датотеке компаније КуицкБоокс такође вам омогућава да креирате скоро празне датотеке предузећа.

Већина људи никада не мора да користи ову опцију. Само једна категорија корисника КуицкБоокс-а који ће можда желети да креирају скоро празне фајлове предузећа: ЦПА и консултанти (који желе да поново користе датотеку компаније за другу пословну јединицу или клијента) можда желе да користе ову команду за креирање датотека са подацима компаније које имају много већ постављене листе.