Шта ради кондензација датотека компаније КуицкБоокс?

Процес кондензације датотеке КуицкБоокс ради две ствари. Команда КуицкБоокс Цонденсе креира трајну копију КуицкБоокс датотеке са подацима. (Ова копија се назива архивска копија датотеке.) Процес сажимања датотеке такође чини датотеку података мањом тако што сумира многе старе затворене, детаљне трансакције које користе чудовишне уносе у дневнику.

Архивска копија од компаније фајла износи снимак компаније фајл како је постојао у одређеном тренутку. Ако неко касније има питање — можда ваш рачуновођа, савезни или државни ревизор — можете користити архивску копију датотеке са подацима да покажете како је датотека компаније изгледала у одређеном тренутку.

Ево шта КуицкБоокс обично ради током процеса:

• Чува архивску копију датотека ваше компаније: Када сажимате КуицкБоокс датотеку компаније, КуицкБоокс чува архивску копију те датотеке.
• Уклања затворене трансакције: Као део процеса кондензације, КуицкБоокс вам даје прилику да уклоните старе, затворене трансакције из тренутне, радне верзије датотеке компаније КуицкБоокс. Запамтите да архивирање ствара архивску копију датотеке компаније КуицкБоокс. Међутим, још увек имате радну верзију датотеке компаније КуицкБоокс, а ова тренутна, радна верзија датотеке компаније КуицкБоокс се чисти или сажима уклањањем старих, затворених трансакција.

Затворене трансакције су трансакције које КуицкБоокс више не мора детаљно да прати. Стара фактура купца — након што је плаћена — је затворена трансакција. Стари чек написан неком продавцу — након што је рашчишћен од банке — је затворена трансакција.

• Сумира затворене трансакције: Пошто се старе, затворене трансакције уклањају из КуицкБоокс датотеке са подацима, кондензовање обично креира збирне месечне уносе у дневник за старе, затворене трансакције и смешта ове збирне трансакције у тренутну, радну верзију датотеке података КуицкБоокс. Ови збирни месечни уноси вам омогућавају да наставите да припремате месечне финансијске извештаје. Иако се архивирањем уклањају све старе, затворене трансакције из, рецимо, јануара 2020. године, и даље можете да израдите финансијске извештаје за јануар 2020. у 2021. За израду месечних финансијских извештаја за јануар 2020. КуицкБоокс користи збирне месечне уносе у дневнику.
• Брише ревизијски траг: КуицкБоокс одржава ревизијски траг који показује ко је унео које трансакције. Један готово скривени ефекат чишћења КуицкБоокс датотека са подацима односи се на ревизијски траг. Ако почистите компанијску датотеку и назначите да треба да се сажима датотека компаније, КуицкБоокс брише ревизорски траг пре датума „уклоњене затворене трансакције на или пре“. Другим речима, за период у коме КуицкБоокс уклања старе, затворене трансакције, такође уклања и ревизијски траг тих трансакција.

Процес кондензоване датотеке обично значи креирање копије датотеке са подацима КуицкБоокс коју сте негде склонили, а затим креирање смањене верзије радне датотеке компаније. Међутим, команда коју користите за сажимање датотеке компаније КуицкБоокс такође вам омогућава да креирате скоро празне датотеке предузећа. Већина људи никада не мора да користи ову опцију. Могу да се сетим само једне категорије корисника КуицкБоокс-а који ће можда желети да креирају скоро празне датотеке предузећа: ЦПА и консултанти (који желе да поново користе датотеку компаније за другу пословну јединицу или клијента) можда желе да користе ову команду за креирање датотека са подацима компаније које већ имају постављене многе листе. Не улазим у даље детаље о креирању скоро празне датотеке компаније коришћењем команде за архивирање, али треба да знате да је ту.

Основе чишћења

Када схватите шта је архивирање, процес је прилично једноставан. Да бисте сажети датотеку компаније КуицкБоокс, следите ове кораке:

1. Изаберите Филе→Утилитиес→Цонденсе Дата.

КуицкБоокс приказује први приказани дијалошки оквир Цонденсе Дата.

Оквир за дијалог Цонденсе Иоур Цомпани Филе

2. Изаберите радио дугме под називом Уклони трансакције које изаберете из датотеке ваше компаније, а затим кликните на дугме Даље.

Отвара се оквир за дијалог Цонденсе Дата.

3. Изаберите радио дугме Трансакције пре одређеног датума.

Ова опција (приказана овде) говори КуицкБоокс-у да желите да урадите две ствари: да направите архивску копију КуицкБоокс датотеке са подацима и да смањите радну датотеку компаније тако да не буде тако велика. КуицкБоокс смањује величину радне верзије датотеке са подацима компаније уклањањем старих, затворених трансакција ако у кораку 2 одаберете уклањање трансакција.

Оквир за дијалог Цонденсе Дата

4. Наведите датум Уклони трансакције пре.

Да бисте одредили датум пре којег треба уклонити затворене трансакције, унесите датум у поље за датум. Ако желите да сажимате датотеку уклањањем трансакција на или пре 31. децембра 2020, на пример, унесите 1/1/2021 у поље за датум. Међутим, не морате да се осећате компулзивно у вези са уклањањем гомиле затворених трансакција. Затворене трансакције уклањате само ако је датотека ваше компаније КуицкБоокс превелика. Можете лако да радите са датотеком компаније КуицкБоокс која има 25 МБ, 50 МБ или чак 100 МБ (мегабајта).

Иако типично, сажимате КуицкБоокс датотеку уклањањем старих, затворених трансакција, команда Цонденсе такође креира датотеке без трансакција и датотеке са само одређеним опсегом података трансакција. Да бисте креирали датотеку која садржи листе и поставке, али не и трансакције, изаберите радио дугме Све трансакције. Узгред, можете користити опцију Све трансакције да направите скоро празну датотеку коју можете поново да користите (као што је за обуку). Да бисте креирали КуицкБоокс датотеку која садржи одређени опсег трансакција, изаберите радио дугме Трансакције изван опсега датума, а затим унесите датуме који затварају опсег у поља Пре и После.

5. Кликните на Нект када завршите са одређивањем трансакција које КуицкБоокс треба да уклони.

КуицкБоокс приказује приказани дијалошки оквир Цонденсе Дата.

Трећи оквир за дијалог Цонденсе Дата

6. Наведите како трансакције треба да се сумирају.

Ако желите да сумирате историјске трансакције, КуицкБоокс користи трећи дијалог за сажимање података да би питао како треба да сумира историјске податке: са једним збирним уносом у дневник, са месечним резимеима у дневнику или без резимеа уопште. Изаберите радио дугме које одговара приступу сумирања који желите. (Обично бирате другу опцију — да КуицкБоокс креира месечне збирне уносе у дневнику — тако да и даље можете да генеришете смислене упоредне месечне извештаје.)

7. Кликните на Нект када завршите са одређивањем како КуицкБоокс треба да сумира трансакције.

КуицкБоокс приказује четврти дијалог Цонденсе Дата, као што је приказано.

Четврти оквир за дијалог Цонденсе Дата

8. Одредите како трансакције залиха треба да буду сажете и кликните на Даље.

Ако ваша КуицкБоокс датотека укључује трансакције залиха, КуицкБоокс препоручује да уклоните старе трансакције залиха. Када КуицкБоокс прикаже четврти оквир за дијалог Цонденсе Дата, можете рећи КуицкБоокс-у да уради управо то тако што ћете изабрати радио дугме Суммаризе Инвентори Трансацтионс (Рецоммендед). (Ако не желите да уклоните старе трансакције, изаберите радио дугме Задржи детаље трансакције инвентара.)

Када кликнете на дугме Даље, настављате до петог дијалога Цонденсе Дата (није приказан), који пита које трансакције треба сматрати затвореним.

9. Наведите које трансакције треба уклонити и кликните на Нект.

КуицкБоокс тражи мало више информација о томе шта тачно чини затворену или стару трансакцију коју треба уклонити. Означавате поља за потврду да бисте назначили да ли трансакције пре датума уклањања треба да буду уклоњене чак и ако су необрисане, означене за штампање, означене као за слање итд.

Када кликнете на Нект, прелазите на шести дијалог Цонденсе Дата.

Шести оквир за дијалог Цонденсе Дата

10. Наведите било које чишћење листе које би требало да се деси и кликните на Нект.

Користите шести оквир за дијалог Цонденсе Дата да бисте КуицкБоокс-у рекли да поред уклањања старих затворених трансакција, треба да очисти неке од листа. Можете да означите поља за потврду која говоре КуицкБоокс-у да уклони неискоришћене налоге, неискоришћене купце, неискоришћене добављаче и тако даље. Чишћењем своје листе уклањањем неискоришћених ставки листе, не само да смањујете величину датотеке компаније, већ и људима олакшавате рад са листом.

Када кликнете на Нект, КуицкБоокс приказује седми дијалог Цонденсе Дата, као што је приказано овде. Оквир за дијалог вам говори да процес архивирања почиње тако што КуицкБоокс прави копију датотеке са подацима и да операција кондензације може потрајати неколико минута или чак неколико сати да се заврши.

Седми и последњи оквир за дијалог Цонденсе Дата

11. Кликните на Бегин Цонденсе.

КуицкБоокс започиње процес кондензације датотеке са подацима.

12. Направите резервну копију датотеке са подацима када се то од вас затражи.

На почетку процеса кондензације, КуицкБоокс од вас тражи да направите резервну копију датотеке компаније КуицкБоокс. Прављење резервне копије датотеке компаније КуицкБоокс као део операције сажимања функционише исто као и прављење резервне копије датотеке компаније КуицкБоокс у било ком другом тренутку. Ако имате питања о томе како да направите резервну копију датотеке компаније КуицкБоокс, погледајте „Основе прављења резервних копија“ раније у овом поглављу.

Након што направите резервну копију датотеке компаније КуицкБоокс, КуицкБоокс чува архивску копију датотеке компаније, а затим чисти радну верзију датотеке компаније према вашим упутствима. Опет, као што је наведено у ранијим корацима, процес чишћења може потрајати само неколико минута, или може потрајати неколико сати ако је ваша датотека веома велика.

Неке стратегије чишћења и архивирања

Одлучивање када и како желите да очистите или архивирате свој КуицкБоокс компанијски фајл углавном је ствар здравог разума. Ваше прво разматрање треба да буде да ли уопште треба да сажимате фајл компаније. Ако КуицкБоокс и даље ради разумном брзином, ако не полудите због многих некоришћених ставки на листама, или ако датотека са подацима није постала монструозно велика (већа од 100 МБ или тако нешто), можда нећете морати да кондензовати. У многим случајевима чишћењем не постижете никакву корист. А ако не чистите, и даље имате потпуну, детаљну финансијску евиденцију на дохват руке.

Мој технички уредник жели да овде нешто истакнем: напомиње да покретање операције чишћења не смањује нужно величину датотеке података КуицкБоокс колико год је то могуће. Стога каже да ако заиста морате да имате мању датотеку са подацима, прво би требало да покренете операцију чишћења, а затим да сачувате и вратите преносиву КуицкБоокс датотеку са подацима.

Ево још једне здраворазумске идеје о чишћењу и архивирању датотека компаније КуицкБоокс: Требало би да направите архивску копију КуицкБоокс датотеке са подацима. У ствари, препоручујем вам да направите архивску копију датотеке података КуицкБоокс на крају године, након што ви или ваш ЦПА извршите било каква коначна прилагођавања за годину. Одлична је идеја да направите архивску копију датотеке података КуицкБоокс која се користи за припрему ваше пореске пријаве и свих финансијских извештаја, јер увек можете касније да објасните неки број у пореској пријави или финансијском извештају гледајући архивску копију података фајл.

Један од проблема са коришћењем КуицкБоокс-а је тај што људи могу намерно или ненамерно да мењају старе трансакције. То, нажалост, значи да неко може да промени трансакције у КуицкБоокс датотеци података у претходној години. Када дође до те промене, неко ко касније погледа датотеку података КуицкБоокс можда неће моћи да објасни број у пореској пријави или финансијском извештају. Ако се неко врати да промени трансакцију у претходној години, а та трансакција се користи за израчунавање укупног прихода за годину, више не можете да користите КуицкБоокс податке да бисте објаснили бројеве у вашој пореској пријави и вашим финансијским извештајима за укупан приход. То има смисла, зар не?

На срећу, ако имате архивску копију датотеке са подацима КуицкБоокс – датотеке са подацима КуицкБоокс која је дала бројеве вашој пореској пријави и финансијским извештајима – увек можете видети које трансакције КуицкБоокс подржавају одређени број пореске пријаве или број финансијског извештаја. Ако сте још увек збуњени око ове тачке — а то је помало зезнуто — питајте свог пореског саветника или ЦПА о проблему. Он или она вам могу објаснити опасност од промене података КуицкБоокс-а који су коришћени за припрему извештаја или финансијског извештаја након што је тај извештај припремљен, или након што су ти финансијски извештаји објављени и дистрибуирани.