Функција сажимања датотеке КуицкБоокс 2012

Функција КуицкБоокс 2015 Цонденсе ради неколико ствари. Прво креира архивску копију датотеке са подацима и обрађује ту датотеку података како би омогућила да буде мања. За више детаља погледајте објашњење у наставку:

• Команда КуицкБоокс Цонденсе креира трајну копију КуицкБоокс датотеке са подацима. (Ово се зове архивска копија датотеке.) Архивска копија датотеке компаније представља снимак датотеке компаније каква постоји у одређеном тренутку.

  Ако неко касније има питање — можда ваш рачуновођа, савезни или државни ревизор — можете користити архивску копију датотеке са подацима да покажете како је датотека компаније изгледала у одређеном тренутку.

• Процес сажимања датотеке чини датотеку података мањом тако што сумира многе старе затворене, детаљне трансакције користећи велике чудовишне уносе у дневнику.

Пошто ово сажимање и архивирање може бити помало збуњујуће, ево кратког резимеа шта се тачно дешава када сажимате датотеку компаније КуицкБоокс. Ево шта КуицкБоокс обично ради током процеса:

• Чува архивску копију датотека ваше компаније : Када сажимате датотеку компаније КуицкБоокс, КуицкБоокс чува архивску копију те датотеке.

• Уклања старе затворене трансакције : Као део процеса кондензације, КуицкБоокс вам даје прилику да уклоните старе, затворене трансакције из тренутне, радне верзије датотеке компаније КуицкБоокс.

  Запамтите да архивирање ствара архивску копију датотеке компаније КуицкБоокс. Ипак, још увек имате радну верзију датотеке компаније КуицкБоокс. Ова тренутна, радна верзија датотеке компаније КуицкБоокс се чисти или сажима уклањањем старих, затворених трансакција.

  Затворене трансакције су трансакције које КуицкБоокс више не мора детаљно да прати. На пример, стара фактура купца — након што је плаћена — је затворена трансакција. Стари чек написан неком продавцу — након што је рашчишћен од банке — је затворена трансакција.

• Сажима старе, затворене трансакције : Пошто су старе, затворене трансакције уклоњене из КуицкБоокс датотеке са подацима, кондензовање обично креира збирне месечне уносе у дневник за старе, затворене трансакције и смешта ове збирне трансакције у тренутну, радну верзију датотеке података КуицкБоокс.

  Ови збирни месечни уноси вам омогућавају да наставите да припремате месечне финансијске извештаје. На пример, иако се архивирањем уклањају све старе, затворене трансакције из, на пример, јануара 2010. године, и даље можете да израдите месечне финансијске извештаје за јануар 2010. у 2013. За израду месечних финансијских извештаја за јануар 2010. КуицкБоокс користи резиме месечни унос у дневник.

• Брише ревизорски траг: Један готово скривени ефекат чишћења КуицкБоокс датотека са подацима односи се на ревизорски траг. Ако очистите датотеку компаније и назначите да би датотека компаније требало да буде сажета, КуицкБоокс брише ревизорски траг пре датума „уклоњене затворене трансакције на дан или пре“.

  Другим речима, за период у коме КуицкБоокс уклања старе, затворене трансакције, такође уклања и ревизијски траг тих трансакција.

Процес Цонденсе фајла обично значи креирање копије датотеке података КуицкБоокс коју чувате и одлажете негде и креирање смањене верзије радне датотеке компаније. Међутим, команда коју користите за кондензацију датотеке компаније КуицкБоокс такође вам омогућава да креирате скоро празне датотеке предузећа.

Већина људи никада не би морала да користи ову опцију. постоји само једна категорија корисника КуицкБоокс-а који можда желе да креирају скоро празне датотеке предузећа. ЦПА и консултанти (који желе да поново користе датотеку компаније за другу пословну јединицу или клијента) можда желе да користе ову команду за креирање датотека са подацима компаније за које су многе листе већ подешене.