Успостављање правила у КуицкБоокс Онлине за прихватање трансакција

КуицкБоокс Онлине покушава да научи ваше навике док прегледате преузете трансакције; можете помоћи процесу тако што ћете успоставити правила која треба да се придржавају КБО. Када поставите правила, убрзавате процес прегледа јер, у ствари, унапред кажете КБО-у како да третира одређене врсте трансакција.

Како функционишу правила

Претпоставимо, на пример, да купујете бензин за аутомобиле за пословну употребу на Схелл бензинским станицама и увек плаћате кредитном картицом коју сте повезали са финансијском институцијом у КБО. У ствари, желите да категоризујете све трансакције на Схелл станицама на свој рачун трошкова горива.

Можете ручно доделити категорију једној од ових трансакција и сачекати да КБО „научи“ ваше преференције, или можете поставити правило које ће КБО пратити. Када успоставите правило, наводите информације као што су рачуни и врсте трансакција (улаз или исплата новца) на које правило треба да се примењује.

Можете да креирате правило које утиче на све налоге или правило које утиче на одређене налоге.

Затим идентификујете критеријуме које појединачне трансакције треба да испуне пре него што КБО делује на трансакције. На крају, одређујете информације које КБО треба да додели трансакцијама које испуњавају критеријуме. На пример, можете одредити тип трансакције и категорију.

Правила која успоставите могу функционисати на један од два начина:

• КБО може да користи ваше правило да предложи измене преузетих трансакција које затим прегледате и одобрите. Ор
• Можете да изаберете да КБО аутоматски примењује правило на све трансакције за које утврди да одговарају условима правила и да додате те трансакције у КБО.

Када користите први приступ, КБО идентификује, на картици За преглед на страници Банка и кредитне картице, трансакције за које проналази и очекује да ће применити правило. Ове трансакције можете идентификовати јер у колони Категорија или Подударање приказују икону правила.

КБО користи различите иконе за идентификацију трансакција које се подударају са правилима, али још нису додате вашој компанији и трансакције које се аутоматски додају правилима.

Други приступ може изгледати ризично, али заиста није. Иако КБО аутоматски примењује правило, и даље можете да уносите промене у трансакције које КБО аутоматски прихвата.

Креирање правила

Постављате било коју врсту правила — оно које предлаже промене и морате да их прегледате, и оно које аутоматски додаје трансакције на основу правила — користећи исте кораке. Постоји само један корак где ствари радите другачије.

Изаберите Трансакције → Банкарство.

Појављује се страница Банке и кредитне картице.

На десној страни странице кликните на стрелицу надоле поред дугмета Ажурирај и изаберите Управљај правилима.

КБО приказује страницу Правила.

Кликните на дугме Ново правило у горњем десном углу странице Правила.

КБО приказује оквир за дијалог Правило.

Доделите име правилу - оно које ће вам бити значајно.

Идентификујте да ли се правило примењује на новац који долази у КБО или новац који тече из КуицкБоокс-а и изаберите рачуне на које желите да се примени правило.

Користите одељак „Када се трансакција испуни“ да бисте поставили критеријуме које КБО треба да користи када испитује преузете трансакције да би утврдио да ли да примени правило на њих.

Можете подесити више критеријума помоћу дугмета Додај линију и можете одредити да трансакција треба да испуни све или било који од критеријума. Одређивање „све“ је строже и КБО је селективнији у примени правила.

Први оквир са листом у одељку вам омогућава да одредите да ли КБО треба да упореди опис трансакције, текст банке или износ трансакције са условом који сте поставили. За оне који су упитни, Опис (опис трансакције) се односи на текст који се појављује у колони Опис на страници Банке и кредитне картице. Опција Банк Тект се односи на опис банковног детаља који банка преузима; можете погледати опис банковних података ако кликнете на било коју преузету трансакцију. Опис банковних података појављује се у доњем левом углу трансакције које се уређују.

На дну дијалога Правило поставите информације које желите да КБО примени на трансакције које испуњавају критеријуме правила. Можете изабрати једно или више од следећег:

• Изаберите врсту трансакције коју КБО треба да додели трансакцији.
• Изаберите примаоца уплате и једну или више категорија које ћете применити на трансакције које испуњавају услове правила.
• Опционо, додајте Мемо свакој трансакцији која испуњава услове правила.
• Означите поље за потврду Аутоматски додај у моје књиге ако желите да КБО аутоматски додаје трансакције које испуњавају услове правила вашој компанији.

  Ово је „другачији“ корак од онога што видите у уводу ових корака. Ако изаберете ово поље, не морате да одобравате трансакције на које КБО примењује ово правило. Али увек можете да промените аутоматски додане трансакције.

Кликните на Сачувај.

Када направите правило, можете користити колону Радње на страници Правила да бисте га копирали (тако да не морате да креирате слична правила од нуле) и да избришете правила која више не желите. И, ако треба да измените правило, кликните на дугме Уреди у колони Радње да бисте поново отворили оквир за дијалог Правило и извршили измене.

Рачуновође, можете помоћи својим клијентима и уштедети време ако извозите и увозите правила између КБО компанија.