Увоз података у МИОБ

Да ли сте знали да можете да увезете податке у МИОБ из других апликација? На пример, можда имате листу имена и адреса клијената негде другде на вашем рачунару (можда у Ворд датотеци, датотеци базе података или у Екцел-у) и желите да увезете ове информације у МИОБ. Ево како да увезете детаље о купцу или добављачу за трен ока.

Организовање ваших података

Прва фаза при увозу података је да манипулишете листом ваших купаца или добављача у формату који МИОБ може да разуме.

Ако су детаљи о вашем купцу или добављачу тренутно у програму за обраду текста или бази података, покушајте да унесете ове детаље у табелу пре него што покушате да увезете информације у МИОБ.

На пример, ако су ваши подаци ускладиштени у бази података као што је Мицрософт Аццесс, обично можете да сачувате ове податке у формату који се може отворити у програму Екцел.

Користећи софтвер за прорачунске табеле као што је Екцел, уредно распоредите информације у колоне.

Уредите своје податке тако да сва имена буду наведена једно за другим, све адресе једна за другом и тако даље. Са адресама, одвојите улицу, град, државу и поштански број у четири одвојене колоне.

Уметните ред на сам врх своје листе (ако то већ нисте урадили) који означава колоне.

На пример, Име, Телефон 1, Телефон 2, Контакт и тако даље. Овај ред се зове ваш ред заглавља.

Сачувајте ову табелу као датотеку раздвојену табулаторима.

На пример, у Екцел-у идите у мени Датотека, кликните на Сачувај као, а затим изаберите Таб-разграничено као тип датотеке. Формат датотеке са раздвојеним табулаторима олакшава читање МИОБ софтвера.

Увоз ваших података

Сада када сте организовали своје податке, спремни сте да увезете ове информације у МИОБ. Држи се, ево:

У менију Датотека у МИОБ-у изаберите Помоћник за увоз/извоз .

Изаберите Увези податке и кликните на Даље.

Изаберите Картице као тип података, а као тип Картице или Картице купаца или Картице добављача.

Кликните на Прегледај, идите до фасцикле у којој сте сачували податке и изаберите датотеку коју желите да увезете. Кликните на Нект.

Поиграјте се са подешавањима и кликните на Даље.

У овом тренутку ствари постају прилично техничке. Али никад се не плашите! Реците МИОБ-у да су ваши подаци раздвојени картицама, да први ред садржи заглавља, да ако подаци већ постоје, желите да их ажурирате и да ускладите картице које користе презиме. (Снимак екрана испод показује како изгледају ова подешавања.)

Кликните на Аутоматско подударање да бисте омогућили да МИОБ аутоматски подудара поља, а затим кликните на Даље.

Алтернативно, можете ручно да ускладите поља тако што ћете прво означити поље за увоз са леве стране, а затим кликнути на одговарајуће поље за увоз са десне стране. Радите ово једно по једно све док се свако поље са леве стране не усклади са пољем на десној страни.

Када се то од вас затражи, направите резервну копију датотеке.

Зашто се трудити да правите резервну копију? Ако заиста покварите свој увоз (што се понекад дешава први пут), можете да вратите резервну копију и почнете изнова.

Кликните на Увези и дивите се како забава почиње.

Понекад увоз траје болно дуго, понекад само неколико секунди. Међутим, увоз је завршен када се појави дивна порука која вас обавештава о вашем успеху (или неуспеху). Ако ваш увоз није успео, пажљиво прочитајте поруку!

Решавање проблема ако ствари крену наопако

Увоз података о картици у вашу МИОБ датотеку компаније требало би да буде лак, али велики број гремлина може да вам пошаље поруку о грешци. Ако након увоза података добијете поруку у којој се каже да је увоз имао грешке или упозорења, пратите упутства да бисте видели евиденцију грешака.

• Ако је увоз прескочио запис, то значи да је нешто било толико лоше да је МИОБ потпуно игнорисао овог купца или добављача.

• Ако добијете поруку упозорења, то значи да је дошло до мањег проблема и МИОБ је одбио део података о купцу или добављачу (на пример, можда је МИОБ додао име купца, али не и адресу или број телефона).

Евиденција грешака приказује листу сваког записа који има проблем, са шифром грешке која се приказује на почетку сваког од њих. У почетку, ови кодови грешака изгледају као неразумљив жаргон (Грешка -7, на пример, не значи много за неупућене). Међутим, на врху овог извештаја налази се листа шта свака порука о грешци значи.

Након што идентификујете који записи нису правилно увезени и зашто, можете да направите један од два потеза. Ако је погођено само неколико картица, отворите датотеку своје компаније и поправите ове картице једну по једну. С друге стране, ако већина увоза није успела, најбоље је да вратите резервну копију, поправите датотеку за увоз и покушате поново.