Стратегије чишћења и архивирања за КуицкБоокс

Одлучивање када и како желите да очистите или архивирате датотеку компаније КуицкБоокс углавном је ствар здравог разума. Ваше прво разматрање треба да буде да ли уопште треба да сажимате фајл компаније.

Ако КуицкБоокс и даље ради разумном брзином, ако не полудите због многих некоришћених ставки на листама, или ако датотека са подацима није постала монструозно велика (већа од 100 МБ или тако нешто), можда нећете морати да кондензовати. У многим случајевима чишћењем не постижете никакву корист. А ако не чистите, и даље имате потпуну, детаљну финансијску евиденцију на дохват руке.

Покретање операције чишћења не мора нужно да смањи величину датотеке података КуицкБоокс. Стога, ако заиста морате да имате мању датотеку са подацима, прво би требало да покренете операцију чишћења, а затим да сачувате и вратите преносиву КуицкБоокс датотеку са подацима.

Ево још једне здраворазумске идеје о чишћењу и архивирању датотека компаније КуицкБоокс: Требало би да направите архивску копију КуицкБоокс датотеке са подацима. У ствари, направите архивску копију КуицкБоокс датотеке са подацима на крају године, након што ви или ваш ЦПА извршите било каква коначна прилагођавања године.

Одлична је идеја да направите архивску копију датотеке са подацима КуицкБоокс која се користи за припрему ваше пореске пријаве и свих финансијских извештаја, јер увек можете касније да објасните неки број у извештају или финансијском извештају гледајући архивску копију датотеке са подацима .

Један од проблема са коришћењем КуицкБоокс-а је тај што људи могу намерно или ненамерно да мењају старе трансакције. То значи да неко може, нажалост, да промени трансакције у КуицкБоокс датотеци података у претходној години. Када дође до те промене, неко ко касније погледа датотеку података КуицкБоокс-а можда неће моћи да објасни број у пореској пријави или финансијском извештају.

На пример, ако се неко врати и промени трансакцију у претходној години, а та трансакција се користи за израчунавање укупних прихода за годину, више не можете да користите КуицкБоокс податке да бисте објаснили бројеве у вашој пореској пријави и вашим финансијским извештајима за укупан износ прихода.

На срећу, ако имате архивску копију датотеке са подацима КуицкБоокс – датотеке са подацима КуицкБоокс која је дала бројеве вашој пореској пријави и финансијским извештајима – увек можете видети које трансакције КуицкБоокс подржавају одређени број пореске пријаве или број финансијског извештаја.

Ако сте још увек збуњени око ове тачке — а то је помало зезнуто — питајте свог пореског саветника или ЦПА о проблему. Он може да вам објасни опасност од промене података КуицкБоокс-а који су коришћени за припрему извештаја или финансијског извештаја након што је тај извештај припремљен, или након што су ти финансијски извештаји објављени и дистрибуирани.