Снимање рачуна помоћу КуицкБоокс 2003

Када дође рачун, прво што треба да урадите је да га снимите. Рачуне можете снимити кроз прозор Унеси рачуне или регистар Рачуни који се плаћају. Ако планирате да пратите рачуне по трошку и артиклу, потребно је да користите прозор Унеси рачуне.

Да бисте снимили рачун кроз дијалог Унос рачуна, следите ове кораке:

1. Изаберите Добављачи –> Унесите рачуне.

Или, алтернативно, изаберите Добављачи са листе Навигатори, а затим кликните на икону Унеси рачуне. Нема сумње да приметите да горња половина овог прозора у великој мери личи на чек — то је зато што већина информација које овде ставите завршавају на чеку који пишете да бисте платили рачун. (Ако видите реч Кредит на врху обрасца уместо Рачун, кликните на дугме опције Рачун у горњем левом углу. Такође можете да користите овај екран да унесете кредит од добављача.)

2. Изаберите име продавца којег плаћате.

Ако желите да платите овај рачун продавцу који је већ на листи добављача, једноставно кликните на стрелицу надоле на крају линије добављача и изаберите продавца. (КуицкБоокс тада аутоматски попуњава прозор Ентер Биллс са онолико информација колико може да запамти.) Али ако је овај добављач нов, КуицкБоокс тражи од вас да брзо додате или подесите неке информације о продавцу — адресу, кредитно ограничење, услове плаћања, и тако даље. Ову информацију дајете у прозору Нови добављач.

Ако имате једну или више неиспуњених наруџбина код добављача којег изаберете, КуицкБоокс вас пита да ли желите да примите наруџбеницу. Кликните на Да ако јесте или Не ако не. Ако одаберете да примате по налогу за куповину, КуицкБоокс приказује дијалог Опен Пурцхасе Ордерс. Једноставно наводи отворене налоге за куповину које сте снимили. Када изаберете једну или више налога за куповину, КуицкБоокс попуњава ставке и износе из ових поруџбина уместо вас, које можете да измените по потреби.

Да бисте креирали налог за куповину, који је само запис артикала које наручујете од добављача, изаберите Продавци –> Креирај наруџбенице. Када КуицкБоокс прикаже прозор Креирај наруџбенице, опишите своју поруџбину. Наруџбенице штампате и уређујете на исти начин као што штампате фактуре и кредитне записе.

3. Изаберите услове плаћања који описују када рачун доспева.

У реду Услови отворите падајућу листу и изаберите услове плаћања (ако информације већ нису ту од када сте подесили добављача).

4. (Опционално) Унесите белешку да опишете рачун.

Можете да унесете белешку у поље Мемо. Напомена коју унесете појављује се у А/П регистру.

5. Померите курсор надоле до колоне Рачун на картици Трошкови и унесите назив рачуна трошкова.

Шансе су да желите да унесете назив рачуна расхода који се већ налази на контном плану. Ако је то случај, кликните на стрелицу надоле да бисте видели листу свих својих налога. Вероватно ћете морати да скролујете надоле по листи да бисте дошли до рачуна трошкова (брз начин да се померите надоле по листи је да почнете да куцате име налога — идете право низ листу). Кликните на налог који овај рачун представља (највероватније је то Залихе или нешто слично).

Ако треба да креирате нову категорију рачуна трошкова за овај рачун, изаберите са врха листе. Видећете дијалог Нови налог. Попуните информације и кликните на ОК.

Шта ако се новац који плаћате због овог рачуна може поделити на два, три или четири рачуна трошкова? Једноставно кликните испод налога који сте управо унели. Појављује се стрелица надоле. Кликните на њега да бисте унели још један рачун трошкова, и још један, и још један, ако желите.

6. Пређите табулатором на колону Износ, ако је потребно, и промените бројеве.

Ако овај рачун делите на неколико налога, уверите се да бројеви у колони Износ представљају укупни износ рачуна.

7. (Опционално) Унесите речи објашњења или мудрости у колону Мемо.

8. (Опционо) Доделите трошкове клијенту: посао.

Ако планирате да добијете надокнаду ових трошкова, или ако само желите да пратите своје трошкове по послу, унесите купца који ће вам надокнадити трошкове. Унесите износ за сваки рачун, ако је потребно. Можете да користите стрелицу надоле да пронађете купце, а затим кликнете на њих.

9. (Опционо) Доделите трошак разреду.

Такође можете пратити трошкове по класама уносећи у колону Класа. Обратите пажњу на уобичајену стрелицу надоле и кликните на њу да бисте видели листу класа. (Не видите колону класе осим ако нисте рекли КуицкБоокс-у да желите да користите часове.)

Ако желите да КуицкБоокс прати трошкове по класама, можете га подесити да то ради. Да бисте подесили КуицкБоокс за праћење трошкова, изаберите Уреди –> Преференце. Када КуицкБоокс прикаже дијалог Преференцес, кликните на икону Рачуноводство, кликните на картицу Преференцес компаније, а затим означите поље за потврду Користи праћење класа.

Ако желите, кликните на дугме Прерачунај да бисте збројили трошкове.

10. Користите картицу Ставке да снимите различите ставке које рачун представља.

Кликните на картицу Ставке. Унесите артикле које сте купили и цене које сте платили за њих.

Ако након делимичног комплетирања рачуна схватите да рачун заиста плаћа налог за куповину, кликните на дугме Изабери поруџбину, које се појављује на картици Ставке у прозору Унеси рачун.

На падајућој листи Добављач кликните на име продавца који вам је послао рачун. На листи отворених налога за куповину кликните на колону са леве стране да бисте ставили чек поред налога (или налога) за које плаћате. Довољно лако? Кликните на ОК када завршите и КуицкБоокс ће аутоматски попунити картицу Ставке за вас.

11. Пређите на колону Ставка и унесите назив за ставку.

Обратите пажњу на стрелицу надоле у ​​овој колони. Кликните на њега да бисте видели листу ставки. Да ли се ставка коју плаћате појављује на овој листи? Ако јесте, кликните на ту ставку. Ако не, изаберите са врха листе и попуните прозор Нова ставка.

12. Попуните преостале редове ставки на картици Ставке.

Овде можете да унесете све артикле које купујете. Уверите се да картица Предмети тачно приказује артикле које купујете, њихове трошкове и њихове количине. Ако желите, кликните на дугме Прерачунај да бисте збројили ставке.

13. Сачувајте рачун.

Кликните на Сачувај и ново да сачувате свој запис о рачуну, а затим унесите други рачун. Или кликните на Сачувај и затвори да снимите свој рачун, али да не платите други рачун.