Рачуноводство залиха у КуицкБоокс 2017

На срећу, већину рачуноводства залиха које се одвија у послу аутоматски управља КуицкБоокс. Када купите ставку инвентара тако што ћете написати чек или евидентирати рачун за плаћање, на пример, КуицкБоокс аутоматски прилагођава ваше рачуне залиха и за вредност залиха у доларима и за количину артикала. Када продате ставку инвентара купцу, КуицкБоокс поново аутоматски прилагођава вредност у доларима вашег инвентара и прилагођава количину артикала које продајете.

У основи, све ово значи да КуицкБоокс одржава стални систем залиха — систем инвентара који вам омогућава да у било ком тренутку знате коју количину артикала имате на залихама и колика је вредност вашег инвентара. (У прошлости, мање фирме су често користиле периодични систем залиха , што је значило да власници предузећа никада нису са било каквом прецизношћу знали доларску вредност свог залиха или количину која се рачуна за ставке залиха које су држали.)

Иако све у претходном параграфу представља добре вести, неколико главобоља у вези са залихама захтевају мало рачуноводствене магије. Конкретно, ако ваша фирма носи залихе, морате знати како да се носите са застарјелим залихама, одлагањем застарјелих залиха и смањењем залиха.

Рад са застарелим инвентаром

Застарели инвентар се односи на предмете које сте купили на продају, али се испоставило да се не могу продати. Можда купци то више не желе. Можда имате превише инвентара и никада нећете моћи да продате све што имате.

У оба случаја, бележите чињеницу да је вредност вашег инвентара заправо мања од онога за шта сте га купили. И желите да забележите чињеницу да је, заиста, новац који сте потрошили на застарели предмет трошак. Претпоставимо да сте купили нешто од 100 долара за које сада схватате да је застарело. Како евидентирате ову застарелост?

Упис у дневнику 7: Евидентирање накнаде за застарели инвентар

Као што показује унос у дневнику 7, да бисте забележили застарелост ставке инвентара од 100 УСД, прво задужујете рачун трошкова који се зове нешто попут „Застарелост инвентара“ за 100 УСД. Затим кредитирате рачун против имовине под називом „Додатак за застарели инвентар“ за 100 УСД.

Контра-активни рачун се пријављује у билансу стања непосредно испод рачуна средстава на који се односи. Контра-активни рачун, са својим негативним кредитним салдом, смањује нето исказану вредност рачуна средстава. Ако је стање на рачуну залиха 3.100 УСД, а имате одобрење за застарели рачун против средстава залиха од 100 УСД, нето стање залиха приказује се као 3.000 УСД. Другим речима, рачун контра-активе се одузима од повезаног рачуна средстава.

КуицкБоокс захтева да сами снимите унос у дневник 7, користећи команду Маке Јоурнал Ентриес.

Одлагање застарелог инвентара

Када на крају одложите застарели инвентар, бележите упис у дневник као што је овај. Овај унос у дневник задужује рачун против средстава за 100 УСД и кредитира инвентар за 100 УСД. Другим речима, ова књижица уклања вредност застарелог инвентара и из исправке вредности за застарели рачун залиха и из самог рачуна залиха. Овај унос у дневник бележите када заправо физички одложите инвентар — када плаћате отпаднику да однесе инвентар, на пример, или када баците инвентар у велики контејнер за смеће иза ваше канцеларије или фабрике.

Упис у дневнику 8: Евидентирање располагања залихама

Генерално, једна од ствари које треба да урадите сваке године из разлога пореског рачуноводства је да се бавите својим застарелим инвентаром. Пореска правила генерално наводе да не можете отписати застарели инвентар осим ако га стварно не отудите у сврхе прихода. Типично, међутим, можете записати залихе до његове ликвидационе вредности. Такав отпис функционише на исти начин као отпис застарелог инвентара. Међутим, отпис може бити мало незгодан ако то никада раније нисте радили, па ћете можда желети да се посаветујете са својим пореским саветником.

Још једна заиста важна тачка у вези са евидентирањем одлагања застарелог инвентара: У оквиру КуицкБоокс-а, евидентирате одлагање инвентара прилагођавањем физичког броја ставки залиха. Ви заправо не уносите упис у дневник као онај који је приказан у Дневнику 8. Ви прилагођавате рачуне инвентара за застарели инвентар. Ово прилагођавање би аутоматски смањило стање на рачуну залиха. Када вас КуицкБоокс пита за који рачун да се задужи, наведете одобрење за застарели рачун залиха.

Суочавање са смањењем залиха

Друга хронична главобоља са којом се многи власници предузећа и пословни менаџери морају суочити је смањење залиха. Врло је вероватно, понекад из најневинијих разлога, да ваша евиденција инвентара прецењује количину артикала. Када се то догоди, морате да прилагодите своју евиденцију. У суштини, желите да смањите и вредност у доларима вашег инвентара и количину ваших артикала на инвентару.

КуицкБоокс прави овај унос у дневник да бисте снимили овај догађај. Овај унос у дневник задужује одговарајући рачун трошкова — у уносу у дневнику 9, рачун трошкова се зове „Трошак смањења“ — за 100 УСД. Унос у дневник такође треба да кредитира рачун залиха за 100 УСД.

Унос у дневнику 9: Евидентирање смањења залиха

У оквиру КуицкБоокс-а, заправо не бележите формални унос у дневник као што је приказано овде. Користите нешто што се зове радни лист физичког бројања да бисте прилагодили количине својих артикала на инвентару колико год да јесу. Када извршите ово прилагођавање, КуицкБоокс аутоматски кредитира стање рачуна залиха и прилагођава количину. КуицкБоокс такође захтева да доставите рачун трошкова који би требало да задужи за смањење.

У стара времена, предузећа су упоређивала своје рачуноводствене евиденције са физичким пребројавањем инвентара само једном годишње. У ствари, физичко пребројавање годишње инвентара био је болан ритуал кроз који су прошли многи дистрибутери и трговци на мало. Ових дана, већина предузећа је открила да је много боље да се врши пребројавање физичког инвентара током целе године. Овај приступ, који се зове бројање циклуса, значи да вероватно неколико пута годишње упоређујете своје рачуноводствене записе са физичким бројевима ваших највреднијих предмета.

За ваше средње вредне предмете, вероватно једном или два пута годишње упоређујете своје рачуноводствене записе залиха са физичким пребројавањем. Са вашим најмање вредним инвентарним ставкама, вероватно само нередовно упоређујете евиденцију о инвентару са физичким пребројавањем и можда ћете прихватити одређени степен непрецизности. Уместо да бројите шрафове у некој канти, на пример, можете да измерите канту, а затим да процените број шрафова.

У сваком случају, желите неки систем који вам омогућава да упоредите своје рачуноводствене записе са вашим физичким бројевима. Смањење залиха и застарелост залиха представљају стварне трошкове пословања који се на било који други начин неће евидентирати у вашим рачуноводственим евиденцијама.