Основе чишћења за вашу датотеку компаније КуицкБоокс

Када схватите шта је архивирање у КуицкБоокс-у, процес је прилично једноставан. Да бисте сажети датотеку компаније КуицкБоокс, следите ове кораке:

Изаберите команду Филе → Утилитиес → Цонденсе Дата.

КуицкБоокс приказује први дијалог Цонденсе Дата.

Изаберите радио дугме Трансакције пре одређеног датума.

Ова опција говори КуицкБоокс-у да желите да урадите две ствари: да направите архивску копију КуицкБоокс датотеке са подацима и да смањите радну датотеку компаније тако да не буде тако велика. КуицкБоокс смањује величину радне верзије датотеке података компаније уклањањем старих, затворених трансакција ако у кораку 3 одаберете уклањање трансакција.

Наведите датум Уклони трансакције пре.

Да бисте одредили датум пре којег треба уклонити затворене трансакције, унесите датум у поље за датум. Ако желите да сажете датотеку уклањањем трансакција 31. децембра 2016. или пре 31. децембра 2016, на пример, унесите 1/1/2017 у поље за датум. Међутим, не морате да се осећате компулзивно у вези са уклањањем гомиле затворених трансакција. Затворене трансакције уклањате само ако је датотека ваше компаније КуицкБоокс превелика. Можете лако да радите са датотеком компаније КуицкБоокс која има 25 МБ, 50 МБ или чак 100 МБ (мегабајта).

Иако типично, сажимате КуицкБоокс датотеку уклањањем старих, затворених трансакција, команда Цонденсе такође креира датотеке без трансакција и датотеке са само одређеним опсегом података трансакција. Да бисте креирали датотеку која садржи листе и поставке, али не и трансакције, изаберите радио дугме Све трансакције.

Узгред, можете користити опцију Све трансакције да направите скоро празну датотеку коју можете поново да користите (као што је за обуку). Да бисте креирали КуицкБоокс датотеку која садржи одређени опсег трансакција, изаберите радио дугме Трансакције изван опсега датума, а затим унесите датуме који затварају опсег у поља Пре и После.

Кликните на Даље када завршите са одређивањем трансакција које КуицкБоокс треба да уклони.

КуицкБоокс приказује други оквир за дијалог Цонденсе Дата.

Наведите како трансакције треба да се сумирају.

Ако желите да сумирате историјске трансакције, КуицкБоокс користи други оквир за дијалог Цонденсе Дата да би питао како треба да сумира историјске податке: са једним збирним уносом у дневник, са месечним збирним уносима у дневнику или без резимеа уопште. Изаберите радио дугме које одговара приступу сумирања који желите. (Обично користите другу наведену опцију — да КуицкБоокс креира месечне збирне уносе у дневнику — тако да и даље можете да генеришете смислене упоредне месечне извештаје.)

Кликните на Нект када завршите са одређивањем како КуицкБоокс треба да сумира трансакције.

КуицкБоокс приказује трећи дијалог Цонденсе Дата.

Наведите како трансакције залиха треба да буду сажете и кликните на Даље.

Ако ваша КуицкБоокс датотека укључује трансакције залиха, КуицкБоокс препоручује да уклоните старе трансакције залиха. Када КуицкБоокс прикаже трећи дијалог за сажимање података, можете рећи КуицкБоокс-у да уради управо то тако што ћете изабрати радио дугме Суммаризе Инвентори Трансацтионс (Препоручено). (Ако не желите да уклоните старе трансакције, изаберите радио дугме Кееп Инвентори Трансацтион Детаилс.)
Када кликнете на дугме Даље, настављате до четвртог оквира за дијалог Цонденсе Дата, који пита које трансакције треба сматрати затвореним.

Наведите које трансакције треба уклонити и кликните на Даље.

КуицкБоокс тражи мало више информација о томе шта тачно чини затворену или стару трансакцију коју треба уклонити. Означавате поља за потврду да бисте назначили да ли трансакције пре датума уклањања треба да буду уклоњене чак и ако су необрисане, означене за штампање, означене као за слање итд.
Када кликнете на Нект, прелазите на пети дијалог Цонденсе Дата.

Наведите било које чишћење листе које би требало да се деси и кликните на Даље.

Користите пети оквир за дијалог Цонденсе Дата да кажете КуицкБоокс-у да поред уклањања старих затворених трансакција, треба да очисти неке од листа. Можете да означите поља за потврду која говоре КуицкБоокс-у да уклони неискоришћене налоге, неискоришћене купце, неискоришћене добављаче и тако даље. Чишћењем своје листе уклањањем неискоришћених ставки листе, не само да смањујете величину датотеке компаније, већ и људима олакшавате рад са листом.

Када кликнете на Нект, КуицкБоокс приказује шести дијалог Цонденсе Дата. Оквир за дијалог вам говори да процес архивирања почиње тако што КуицкБоокс прави копију датотеке са подацима и да операција кондензације може потрајати неколико минута или чак неколико сати да се заврши.

Кликните на Покрени кондензацију.

КуицкБоокс започиње процес кондензације датотеке са подацима.

Направите резервну копију датотеке са подацима када се то од вас затражи.

На почетку процеса кондензације, КуицкБоокс од вас тражи да направите резервну копију датотеке компаније КуицкБоокс. Прављење резервне копије датотеке компаније КуицкБоокс као део операције сажимања функционише исто као и прављење резервне копије датотеке компаније КуицкБоокс у било ком другом тренутку.

Након што направите резервну копију датотеке компаније КуицкБоокс, КуицкБоокс чува архивску копију датотеке компаније, а затим чисти радну верзију датотеке компаније користећи ваша упутства. Опет, као што је наведено у ранијим корацима, процес чишћења може потрајати само неколико минута, или може потрајати неколико сати ако је ваша датотека веома велика.