Одржавање добре рачуноводствене контроле у ​​КуицкБоокс 2012

Када уведете више корисника рачуноводственог система у свој КуицкБоокс 2012 повећавате потребу за рачуноводственим контролама. Приступом рачуноводственом систему, корисници могу или нехотице да унесу грешке у рачуноводствени систем, или, нажалост, неки корисници могу намерно преварити предузеће.

Из ових разлога, неке од КуицкБоокс рачуноводствених техника контроле како би се минимизирале ненамерне грешке и смањила могућност крађе:

• Редовно упоређујте бројање физичког инвентара са евиденцијама рачуноводства залиха. Инвентар се, нажалост, смањује. Људи — понекад запослени, али често псеудо-муштерије попут крадљиваца — ће украсти залихе.

  Према томе, једна од ствари коју треба да урадите како бисте смањили губитке на залихама и одржавали тачне рачуноводствене евиденције, јесте да редовно упоређујете физичке бројеве свог залиха са оним што показују ваше рачуноводствене евиденције.

  Мала продавница, на пример, можда ће желети да упореди залихе дувана на дневном нивоу, залихе пива и вина на недељном нивоу и све остале артикле залиха намирница на месечном или годишњем нивоу. Овај приступ честом пребројавању највреднијих и најлакших за крађу предмета постиже две ствари:

  • Смањење залиха се брзо идентификује.

  • Власник предузећа може да минимизира смањење залиха тако што ће идентификовати врсту инвентара који се најчешће краде или чак када се инвентар најчешће краде.

• Помирите банковне рачуне. Једна ствар коју би власници предузећа требало да ураде је да помире сопствене банковне рачуне. Често долази до крађе запослених од стране рачуноводственог особља када запослени схвате како да напишу чекове на банковни рачун компаније које власник не види. Један сигуран начин да пронађете фиктивну и лажну трансакцију је да власник усклади банковни извод.

  Ако власник усклади банковни извод, може да упореди рачуноводство банке за рачун са књиговодственом евиденцијом компаније КуицкБоокс. Свака очигледна неслагања се могу поправити — што значи да су рачуноводствени записи КуицкБоокс тачнији. Поред тога, све непостојане, сумњиве трансакције обично постану очигледне када власник предузећа пажљиво погледа чекове.

• Одвојите рачуноводство од физичког чувања где је то могуће. У малом предузећу, тешко је увек одвојити рачуноводство за неку активност од физичког чувања или физичке одговорности за ту активност. На пример, тешко је одвојити рачуноводство залиха од физичког чувања или приступа том инвентару.

  Службеник продавнице, на пример, може лако да украде цигарете и такође прилагоди евиденцију залиха кроз продају цигарета на благајни. Ипак, где год можете да одвојите физичко старатељство од рачуноводства, долази до уграђене провере грешке.

  Можете замолити свог ЦПА за помоћ у осмишљавању начина за одвајање физичког чувања имовине од рачуноводствених и књиговодствених обавеза. И стварно, стварно треба да урадите ово. Нажалост, крађа запослених је веома честа.

• Обучите запослене да користе КуицкБоокс. Требало би да обучите запослене да користе КуицкБоокс ако имате предузеће било које величине из два основна разлога:

  • Неко ко зна како да користи КуицкБоокс мање је вероватно да ће направити ненамерне грешке. Дакле, ако можете, има смисла пружити неким запосленима помоћ или обуку или обоје. Ти ресурси омогућавају људима да удобније и прецизније користе КуицкБоокс функције за прављење финансијских информација које вам омогућавају да боље управљате својим пословањем.

  • Неуредна рачуноводствена евиденција камуфлаже крађу запослених. Често, једна од ствари које видите када се догоди крађа запослених је заиста збркана рачуноводствена евиденција. Дакле, обука не само да значи тачнију рачуноводствену евиденцију, већ и да је мања вероватноћа да ћете имати окружење погодно за крађу или проневеру.

• Затворите своју КуицкБоокс датотеку. Ако похађате курс о принципима рачуноводства, научићете да затварање значи скуп књиговодствених процедура кроз које неко пролази да би се нула рачуна прихода и расхода.

  У КуицкБоокс-у, затварање значи нешто другачије. Али и даље желите да затворите КуицкБоокс датотеку да бисте одржали интегритет својих података. Ево како: Изаберите команду Уреди→Преференце, изаберите Рачуноводство, а затим картицу Поставке предузећа, а затим кликните на дугме Подешавање датума затварања/лозинке. Када КуицкБоокс од вас затражи, наведите „датум затварања“ и лозинку.

  Након што доставите ове информације, КуицкБоокс или забрањује или ограничава кориснике да мењају или уносе трансакције пре датума затварања. (Само људи са лозинком могу да мењају или уносе трансакције са датумима пре датума затварања.)