Одржавајте добре рачуноводствене контроле у ​​КуицкБоокс 2018

КуицкБоокс 2018 нуди контролне технике које власник предузећа или менаџер предузећа може да користи да би минимизирао ненамерне грешке и минимизирао могућност крађе до које долази када више корисника има приступ. Ево неколико сјајних идеја:

• Редовно упоређујте бројање физичког инвентара са евиденцијама рачуноводства залиха. Инвентар се, нажалост, смањује. Људи — понекад запослени, али често псеудокупци, као што су крадљивци у продавницама — краду залихе. Стога, једна ствар коју треба да урадите, како да смањите губитке на залихама, тако и да одржавате тачне рачуноводствене евиденције, јесте да редовно упоређујете физичке бројеве свог залиха са оним што показују ваше рачуноводствене евиденције. Мала продавница, на пример, можда ће желети да упореди залихе дувана на дневном нивоу, залихе пива и вина на недељном нивоу и све остале артикле залиха намирница на месечном или годишњем нивоу. Овај приступ честом пребројавању највреднијих и најлакших за крађу предмета постиже две ствари:
  • Смањење залиха се брзо идентификује.
  • Власник предузећа може да минимизира смањење залиха тако што ће идентификовати врсту инвентара који се најчешће краде или чак када се инвентар најчешће краде.
• Помирите банковне рачуне. Једна ствар коју би власници предузећа требало да ураде, по мом мишљењу, јесте да помире сопствене банковне рачуне. Често долази до крађе запослених од стране рачуноводственог особља када запослени схвате како да напишу чекове на банковни рачун компаније које власник не види. Један сигуран начин да пронађете фиктивну и лажну трансакцију је да власник усклади банковни извод. Ако власник усклади банковни извод, може да упореди рачуноводство банке за рачун са књиговодственом евиденцијом компаније КуицкБоокс. Свака очигледна неслагања се могу поправити, што значи да су рачуноводствени записи КуицкБоокс тачнији. Поред тога, све непостојане, сумњиве трансакције обично постану очигледне када власник предузећа пажљиво погледа чекове.
• Одвојите рачуноводство од физичког старања где је то могуће.У малом предузећу, тешко је увек одвојити рачуноводство за неку активност од физичког чувања или физичке одговорности за ту активност. Тешко је одвојити рачуноводство залиха од физичког чувања или приступа том инвентару. Службеник продавнице, на пример, може лако да украде цигарете и такође прилагоди евиденцију залиха кроз продају цигарета на благајни. Ипак, где год можете да одвојите физичко старатељство од рачуноводства, долази до уграђене провере грешака. Особа која води рачуноводство индиректно проверава да ли физички старатељ води рачуна о имовини. Ако физички чувар краде кутије цигарета, на пример, та чињеница се појављује када рачуновођа упореди рачуноводствене евиденције са физичким рачунима залиха. Слично, неко ко нема приступ готовини и банковном рачуну не може лако да украде готовину, чак и ако има потпун приступ евиденцији готовинског књиговодства. Можете замолити свог ЦПА за помоћ у осмишљавању начина за одвајање физичког чувања имовине од рачуноводствених и књиговодствених обавеза. И стварно, стварно треба да урадите ово. Нажалост, крађа запослених је веома честа.
• Обучите запослене да користе КуицкБоокс. Требало би да обучите запослене да користе КуицкБоокс ако имате предузеће било које величине из два основна разлога:
  • Неко ко зна како да користи КуицкБоокс мање је вероватно да ће направити ненамерне грешке. КуицкБоокс није тешко користити, али то такође није нешто што можете научити хтели-нећете без помоћи. Неке трансакције су прилично незгодне, посебно за одређена предузећа. Дакле, ако можете, има смисла пружити помоћ или обуку запосленима, или обоје. Ти ресурси омогућавају људима да удобније и тачније користе функције КуицкБоокс-а за прављење финансијских информација које вам омогућавају да боље управљате својим пословањем.
  • Неуредна рачуноводствена евиденција камуфлаже крађу запослених. Често, једна ствар коју видите када се догоди крађа запослених је заиста збркана рачуноводствена евиденција. Из тог разлога можете се наћи у ситуацији у којој лоше обучени запослени креирају неуредан рачуноводствени систем који омогућава крађу запослених. Дакле, обука значи не само да ћете имати тачнију рачуноводствену евиденцију, већ и да ће бити мање вероватно да ћете имати окружење погодно за крађу или проневеру.
• Затворите своју КуицкБоокс датотеку. Ако похађате курс о принципима рачуноводства, открићете да затварање значи скуп књиговодствених процедура које неко спроводи да би нула рачуна прихода и расхода, тако да се почевши од нове године, приходи и расходи могу лако израчунати. У КуицкБоокс, затварањезначи нешто другачије. Али и даље желите да затворите КуицкБоокс датотеку да бисте одржали интегритет својих података. Ево како: Изаберите команду Уреди –> Преференце, изаберите Рачуноводство, изаберите картицу Преференцес компаније, а затим кликните на дугме Подеси датум затварања/лозинку. Када КуицкБоокс од вас затражи, наведите датум затварања и лозинку. Након што доставите ове информације, КуицкБоокс забрањује или ограничава корисницима да мењају или уносе трансакције пре датума затварања. (Само људи са лозинком могу да мењају или уносе трансакције са датумима пре датума затварања.)
• Управљајте својим КуицкБоокс рачуноводственим системом. Жао ми је што морам да пријавим да многи власници предузећа не виде рачуноводствени систем као ништа више од алата за израду фактура, плата и информација потребних за годишњу пореску пријаву. Нажалост, та удаљена веза са рачуноводственим системом значи да власници предузећа често не осећају велику потребу да активно управљају оним што се дешава са рачуноводственим системом.

Мишљење засновано на више од 30 година искуства рада као ЦПА је да је овај став погрешан. Рачуноводствени систем треба да буде алат који користите за боље управљање својим пословањем. А може бити и то. Али ако ће то бити алат за боље управљање вашим пословањем, морате да управљате системом. Другим речима, с поштовањем предлажем да преузмете одговорност да обезбедите да запослени буду обучени да раде ствари које штите ваш рачуноводствени систем (као што је прављење резервне копије датотеке са подацима) и да обезбедите да они завршавају одговарајуће рачуноводствене процедуре на месечном и годишњем нивоу. основу (као што је слање свих фактура, усаглашавање банковних рачуна, чишћење неуредних трансакција и тако даље).

Ова одговорност управљања не мора бити тешка. Можете се лако уверити да људи раде ствари које би требало да раде тако што ћете направити неке једноставне контролне листе. Следећа табела приказује пример месечне рачуноводствене листе обавеза.

Пример месечне рачуноводствене листе обавеза

Ова табела приказује узорак годишње рачуноводствене листе обавеза. Ове табеле можете користити као полазне тачке за састављање сопствене листе ствари које рачуноводствени службеник или руководилац канцеларије мора да уради сваког месеца или на крају сваке године.

Пример годишње рачуноводствене листе обавеза