КуицкБоокс 2019 Савети за управљање датотекама

У реду, не морате да бринете о датотекама са подацима у којима КуицкБоокс 2019 чува ваше финансијске информације. КуицкБоокс обавља скоро све прљаве послове. Уз то, морате да се побринете за неколико кућних задатака.

Прављење резервне копије КуицкБоокс-а (није тако) тешко је урадити

Водеће правило је да правите резервну копију сваки пут када радите на нечему што не бисте желели да поновите. Неки људи мисле да је седмична вредност рада занемарљива; други сматрају да је месечни рад занемарљив.

Ево шта ова ауторка ради да направи резервну копију својих датотека. Она прави резервну копију сваке недеље након што унесе своје податке за недељу. Затим ставља диск (можете да користите било који преносиви диск, као што је УСБ флеш диск или ЦД који се може уписивати) у своју актовку тако да ако се нешто страшно деси (као што је метеор удари у пословну зграду), не изгуби обе своје рачунар и резервни диск са подацима.

Звучи као прилично добар систем, а? У ствари, ова стратегија има своје проблеме:

• Пошто она прави резервну копију сваке недеље, можда ће морати поново да унесе податке вредне недељу дана ако се рачунар сруши пред крај недеље. Ако сте неко са великим обимом трансакција — на пример, ако припремате стотине фактура или пишете стотине чекова сваке недеље — вероватно желите да правите резервне копије чешће, можда сваки дан.
• Други проблем са мојом стратегијом је само изблиза могућ, али је ипак вредан помена: ако се нешто лоше деси КуицкБоокс датотекама ускладиштеним на чврстом диску рачунара, као и датотекама ускладиштеним на резервном флеш диску, ЦД-Р, ЦД-РВ или неки други уређај за складиштење података који се може уклонити, она би била уз пословични поток без весла. (Већа је вероватноћа да ће диск који се може уклонити него чврсти диск и лакше га је изгубити.) Ако се овај најгори сценарио заиста догоди, она ће морати да почне испочетка од почетка године.

Неки људи, који су религиозно пажљиви, дистрибуирају три сета резервних дискова како би смањили шансу да дође до ове незгоде. Такође редовно премештају једну копију ван локације, на пример у сеф. У овом сценарију, кад год правите резервну копију података, преписујете најстарији скуп дискова за резервне копије.

Рецимо да правите резервну копију својих података сваке недеље, а ваш чврсти диск не само да се руши, већ и прсне у пламену лопту која се диже високо у ноћ. Да бисте вратили своје датотеке, користите најновији сет резервних копија — стар недељу дана, максимално. Ако нешто није у реду са тим датотекама, користите следећи – најновији сет – стар две недеље. Ако нешто није у реду са тим датотекама, користите последњи сет — стар три недеље. На овај начин имате три шансе да добијете комплет који ради — леп део сигурности по цену неколико додатних дискова или уређаја за складиштење.

Два последња коментара у вези са стратегијама и тактикама резервних копија:

• КуицкБоокс обезбеђује онлајн алатку за прављење резервних копија коју такође можете да користите да смањите ризик од губитка података ако изгубите резервну копију. Ако сте заиста забринути за безбедност података и имате додатних 100 до 200 долара годишње, можда ћете желети да редовно (свакодневно?) користите КуицкБоокс онлајн услугу прављења резервних копија.
• Можда ћете моћи да комбинујете резервну копију својих КуицкБоокс података са другим методом резервне копије. Овај метод може бити још једна ручна опција у којој копирате датотеке на преносиви уређај за складиштење попут оног који она користи. Или ћете можда моћи да користите други систем резервних копија на мрежи као што је Царбоните , који користи аутоматски систем да обезбеди све ваше податке.

Прављење резервне копије на брз и прљав начин

Ти си заузет. Немате времена да се глупирате. Само желите да урадите добар посао прављења резервних копија и одлучили сте колико често планирате да то радите. Звучи као твоја ситуација? Затим следите ове кораке:

1. Уметните празан диск у одговарајућу диск јединицу или повежите УСБ уређај за складиштење.

Можете направити резервну копију на било ком преносивом диску, укључујући флеш меморијске уређаје, преносиве чврсте дискове и ЦД-ове на које се може уписивати. Имајте на уму, међутим, да Интуит (произвођач КуицкБоокс-а) препоручује да не користите КуицкБоокс бацкуп команду да бисте преместили датотеку резервне копије на ЦД. Уместо тога, препоручује се да направите резервну копију датотеке на чврстом диску, а затим користите Виндовс команду за копирање датотеке да бисте нарезали датотеку на диск. Овај заобилазни приступ има тенденцију да реши неке проблеме са писањем ЦД-а са којима се људи сусрећу када праве резервне копије директно на ЦД са КуицкБоокс-а.

Доврага, она би требало да призна да можете направити резервну копију на било ком фиксном диску, као што је ваш чврсти диск или мрежни диск, али предност преносивог диска је у томе што га можете сачувати на некој другој локацији. Као компромис, можете користити мрежни диск. Обично не желите да користите свој чврсти диск (иако је то боље него ништа) јер је једна од катастрофа која би могла задесити ваше податке КуицкБоокс-а квар чврстог диска.

Такође можете направити резервну копију својих КуицкБоокс датотека у области за складиштење на мрежи.

2. Ако чувате податке за више компанија, уверите се да је компанија чије податке желите да направите резервну копију активна компанија.

Желите да направите резервну копију праве компаније. Да бисте сазнали да ли је одговарајућа компанија активна, погледајте насловну траку прозора апликације КуицкБоокс, која именује активну компанију. (Ако се не сећате да сте подесили више датотека, не брините. Вероватно имате само једну датотеку — уобичајени случај.)

Ако користите КуицкБоокс у вишекорисничком режиму, морате да пређете на режим за једног корисника пре него што направите резервну копију датотеке. Да бисте то урадили, изаберите Филе→Свитцх то Сингле-Усер Моде.

3. Изаберите Датотека → Компанија за прављење резервних копија → Креирај локалну резервну копију да бисте започели операцију прављења резервне копије.

КуицкБоокс приказује дијалог Креирај резервну копију.

Дијалог Креирај резервну копију.

4. Реците КуицкБоокс-у где желите да направите резервну копију КуицкБоокс датотеке са подацима.

Када КуицкБоокс прикаже дијалог Креирај резервну копију — приказани — одредите локацију за резервну копију тако што ћете изабрати радио дугме за резервну копију на мрежи или Локална резервна копија.

Да бисте направили резервну копију своје КуицкБоокс датотеке локално, изаберите опцију Локална резервна копија.

5. Опишите како КуицкБоокс треба да направи резервну копију ваше датотеке са подацима .

Дијалог Опције резервне копије.

Док је први дијалог Креирај резервну копију још увек приказан, кликните на дугме Опције. КуицкБоокс приказује дијалог „Опције резервне копије“ у којем одређујете како и када КуицкБоокс прави резервну копију ваше датотеке са подацима:

• Изаберите подразумевану локацију. Одредите где треба да се налази резервна копија. То можете да урадите тако што ћете унети име путање фасцикле резервне копије у поље Реците нам где да сачувамо ваше резервне копије (на тежи начин) или тако што ћете кликнути на дугме Бровсе, а затим користити оквир за дијалог Потражи фасциклу који Виндовс приказује да изаберете подразумевана резервна локација.
• Фино подесите операцију резервне копије. Дијалог „Опције резервне копије“ пружа неколико поља за потврду помоћу којих можете фино подесити стару КуицкБоокс операцију прављења резервних копија. Поље за потврду под називом Додај датум и време резервне копије у назив датотеке, ако је изабрано, ради управо оно што пише. Поље за потврду под називом Ограничи број резервних копија у овој фасцикли на [Кс] говори КуицкБоокс-у да ограничи број резервних копија ваше КуицкБоокс датотеке коју чува у фасцикли резервних копија. Подразумевани број резервних копија које се држе при руци је три, што би требало да буде у реду.
• Наведите правило подсетника за резервну копију. Можете да означите поље за потврду под називом Подсети ме да направим резервну копију када затворим датотеку компаније сваки [Кс] пут да кажете КуицкБоокс-у да вас свако толико подсећа да направите резервну копију. Подразумевано, КуицкБоокс вас подсећа сваки четврти пут када затворите датотеку са подацима, али можете да замените вредност у пољу за текст да бисте навели неку другу учесталост подсетника за резервну копију.
• Изаберите опцију верификације података. КуицкБоокс нуди три опције верификације података: Потпуна верификација (безбедна али спора), Бржа верификација (брза, али не тако темељна) и Без верификације (штеди вам мало времена сада уз ризик од великих проблема касније). Опција Потпуна верификација је оно што КуицкБоокс и ја препоручујемо.

Када завршите са дијалогом „Опције резервне копије“, кликните на ОК, а затим кликните на „Даље“. КуицкБоокс приказује други дијалог Креирај резервну копију.

Други дијалог Креирај резервну копију.

6. Одредите када КуицкБоокс треба да направи резервну копију ваше датотеке са подацима.

Други дијалог Чаробњак за прављење резервних копија пружа дугмад са опцијама које користите за планирање када желите да направите резервну копију. Да бисте означили да желите да направите резервну копију на лицу места, изаберите радио дугме Сачувај сада.

Напомена: Врло, и мислим да врло, први пут направите резервне копије Куицкбоокс датотеку помоћу Цреате Бацкуп команду, КуицкБоокс не питати када би требало да направите резервну копију података датотеке. Само прави резервну копију датотеке са подацима, прескачући овај корак.

7. Потврдите локацију и назив датотеке резервне копије.

Када је приказан други дијалог чаробњака за прављење резервних копија, кликните на дугме Даље. КуицкБоокс приказује дијалог Сачувај резервну копију. Ако сте успешно завршили корак 5, већ сте навели одговарајућу локацију фасцикле за датотеку резервне копије. Само да бисте били сигурни, потврдите да су назив датотеке и локација фасцикле приказани у дијалогу Сачувај резервну копију тачни. Ако локација фасцикле није тачна, изаберите нову локацију фасцикле из падајућег менија Сачувај у. Ако назив датотеке није тачан, измените име приказано у пољу за текст Име датотеке.

Дијалог Сачувај резервну копију.

8. Кликните на Саве.

КуицкБоокс прави резервну копију ваше датотеке са подацима и приказује оквир са поруком која вам говори да је направио резервну копију ваше датотеке. Порука такође даје назив датотеке резервне копије и локацију фасцикле.

Прављење резервних копија КуицкБоок датотека на мрежи

Можете брзо и лако направити резервну копију својих података на мрежи. Ако то урадите, више не морате да се сећате да направите резервне копије и да их пренесете ван локације. Да бисте сазнали више о резервној копији на мрежи, изаберите Датотека→ Креирај резервну копију, а затим кликните на везу Сазнајте више о КуицкБоокс онлајн резервној копији.

Услуга онлајн резервних копија је прилично добра идеја ако имате брзу интернет везу, али услуга кошта мало новца. У зависности од нивоа услуге, плаћате најмање 100 до 200 долара годишње, али можете подесити услугу тако да КуицкБоокс аутоматски прави резервне копије ваших података, па чак и других важних датотека на редовној основи.

Две последње тачке о коришћењу КуицкБоокс опције резервне копије на мрежи:

• Само да се зна, морате да бринете о безбедности. (Можете прочитати више о безбедносним мерама на веб локацији КуицкБоокс, али ваши подаци су безбедни на мрежи колико и у вашој канцеларији.)
• Већина људи би требало да користи услугу Онлине резервне копије ван локације по ценама које Интуит нуди изгледа као заиста одлична понуда за сваки посао у коме су датотеке података КуицкБоокс важне.

Враћање КуицкБоокс података за које сте направили резервну копију

Шта се дешава ако изгубите све своје КуицкБоокс податке? Пре свега, охрабрујем вас да се осећате самозадовољно. Узми шољу кафе. Завалите се у своју столицу. Ликуј пар минута. Ти, пријатељу, немаш проблема. Пратили сте упутства.

У реду, можда имате један или два проблема, али за њих вероватно можете кривити гремлине на рачунару. Ако је катастрофа због које сте изгубили своје податке уништила и друге делове вашег рачунара, можда ћете морати да поново инсталирате КуицкБоокс. Такође ћете можда морати да поново инсталирате сав свој други софтвер.

Након што сте се довољно ликовали (и поново саставили рачунар, ако је то био узрок катастрофе), пажљиво урадите следеће да бисте вратили своје КуицкБоокс податке:

1. Набавите своје резервне датотеке.

Пронађите резервну копију коју сте направили и учитајте је у одговарајућу диск јединицу (за диск) или УСБ порт (за флеш диск или екстерни извор). Ако радите са спољним диском, урадите било шта посебно што је потребно да бисте приступили том уређају, на пример, укључите напајање спољног диска.

2. Покрените КуицкБоокс и изаберите Филе→ Опен ор Ресторе Цомпани.

КуицкБоокс приказује дијалог Опен ор Ресторе Цомпани.

Оквир за дијалог Опен ор Ресторе Цомпани.

3. Назначите да желите да вратите резервну копију КуицкБоокс датотеке са подацима; затим кликните на Нект.

Како то радите је очигледно, зар не? Изаберите радио дугме Врати резервну копију.

4. Реците КуицкБоокс-у да ли сте направили резервну копију локално или на мрежи; затим кликните на Нект.

КуицкБоокс приказује оквир за дијалог Опен ор Ресторе Цомпани (није приказан).

5. Изаберите дугме за опцију Локална резервна копија да бисте означили да сте направили локалну резервну копију, а затим кликните на Даље.

6. Идентификујте датотеку резервне копије коју желите да користите; затим кликните на Отвори.

КуицкБоокс приказује дијалог Опен Бацкуп Цопи. Ако знате назив датотеке и локацију компаније, ове информације можете унети у предвиђена поља. Ако не знате ове информације, користите падајући мени Лоок Ин да идентификујете диск јединицу која садржи датотеку за коју желите да направите резервну копију; затим изаберите датотеку резервне копије коју желите да вратите и кликните на Отвори. КуицкБоокс приказује оквир за дијалог Опен ор Ресторе Цомпани (није приказан), говорећи вам да је следећи корак (где наведете локацију за обнављање) прилично важан.

Оквир за дијалог Опен Бацкуп Цопи.

7. Одредите где ће се враћена датотека налазити; затим поново кликните на Нект.

КуицкБоокс приказује дијалог Саве Цомпани Филе Ас. Овде користите оквир за текст Име датотеке и падајући мени Сачувај у да бисте идентификовали датотеку коју желите да замените.

Оквир за дијалог Саве Цомпани Филе Ас.

Ако знате назив датотеке и локацију компаније, ове информације можете унети у предвиђена поља за текст. Ако не знате ове информације, користите падајући мени Сачувај у да бисте били сигурни да сте вратили датотеку у одговарајућу фасциклу на исправном диску.

8. Кликните на Саве.

Ако датотека коју покушавате да вратите већ постоји, видећете оквир са поруком који вам то говори.

9. Кликните на Да да бисте преписали и заменили датотеку оном сачуваном на диску са резервном копијом или кликните на Не да бисте задржали оригиналну копију.

КуицкБоокс може од вас тражити лозинку да потврди да имате административну дозволу за враћање датотеке. Затим, ако све прође у реду, видећете оквир са поруком који то каже. Удахните дубоко и захвалите се.

Када вратите датотеку, тренутну верзију датотеке замењујете верзијом резервне копије сачуваном на медијуму за резервну копију. Не враћајте датотеку из забаве. Вратите датотеку само ако је тренутна верзија бачена у отпад и желите да почнете испочетка користећи верзију сачувану на диску за резервну копију.

Морате поново да унесете све што сте унели пошто сте направили резервну копију. Изнервирани сте. Уз срећу, није прошло тако дуго откако сте направили резервну копију.

Коришћење копије рачуновође

Док говорим о стварима за чишћење куће које можете да урадите са својим КуицкБоокс датотекама, поменућу функцију рачуновође.

Дозволите ми да почнем тако што ћу рећи да ми се ова функција заиста не свиђа. По мом искуству — а моја фирма опслужује стотине малих предузећа која користе КуицкБоокс — копија рачуновође не функционише тако добро у пракси. Али можда бисте ипак желели да пробате.

Копија рачуновође омогућава вашем рачуновођи да изврши прилагођавања у посебној копији ваше КуицкБоокс датотеке са подацима док ви настављате да уносите своје дневне трансакције у главну датотеку. Када ваш рачуновођа врати ажурирану датотеку, можете поново спојити промене у главну датотеку.

Да бисте користили функцију Копирај рачуновође, изаберите Датотека→ Креирај копију. Изаберите опцију Копирај рачуновође, а затим пратите упутства на екрану. Касније можете да увезете промене рачуновође. Ако вам је потребна помоћ са овом функцијом, разговарајте са својим рачуновођом.

Никада не би требало да вршите надоградњу на новију верзију КуицкБоокс-а док ваш рачуновођа још увек ради са копијом рачуновође. Барем, то не би требало да радите ако планирате да користите промене рачуновође. Ако је активна копија рачуновође у употреби, ваш екран ће ту чињеницу навести на самом врху, поред назива компаније.

Рад са преносивим датотекама

КуицкБоокс укључује функцију преносивих датотека. Преносиви фајл је мања, кондензована верзија датотеке КуицкБоокс података. Преносни фајл је довољно мали, у ствари, да га вероватно можете послати е-поштом свом рачуновођи, својој сестри у Портланду или мени.

Да бисте креирали преносиву датотеку, изаберите Датотека → Креирај копију. Када КуицкБоокс прикаже први дијалог Сачувај копију или резервну копију, изаберите дугме за опцију Портабле Цомпани Филе, кликните на Нект, а затим пратите упутства на екрану. Процес, иначе, личи на процес прављења резервних копија. Сматрам да је заиста лако сачувати датотеку на радној површини. Затим га можете лако приложити својој е-пошти и послати. Након што друга страна прими датотеку, можете превући своју копију у корпу за отпатке. Ваш прави фајл остаје нетакнут. (Преносива датотека обично мора бити 10 МБ или мања за пренос кроз већину услуга е-поште.)

Да бисте отворили преносиви фајл, особа (ово може бити ваш рачуновођа, ваша сестра у Портланду или ја) треба да одабере Филе→ Опен ор Ресторе Цомпани. Када КуицкБоокс прикаже оквир за дијалог Опен ор Ресторе Цомпани, ова друга особа само наведе датотеку коју жели да отвори као преносиву датотеку, а затим следи упутства на екрану.

Коришћење ревизорског трага

Из неког чудног разлога, у свету рачуноводства после Бернија Медофа, људи су много више заинтересовани за функцију КуицкБоокс Аудит Траил. Због овог обновљеног интересовања, дозволите ми да поделим три ствари које треба да знате о коришћењу функције КуицкБоокс Аудит Траил:

• Ревизија стаза је листа промена. КуицкБоокс Аудит Траил — који је једноставан извештај који наводи промене у КуицкБоокс датотеци података — омогућава вам да видите ко је шта променио.
• Не можете да искључите функцију Аудит Траил у новијим верзијама КуицкБоокс-а. Сходно томе, свака промена коју направите (или коју неко други у вашој канцеларији направи) у КуицкБоокс-у се бележи.
• Извештај о праћењу ревизије можете да одштампате тако што ћете изабрати Извештаји → Рачуновођа и порези→ Ревизорски траг.

Коришћење лозинке за затварање

КуицкБоокс не захтева од вас да – или чак допустите – да „затворите“ месеце и године, као што су то чинили стари системи ручног рачуноводства. (Када сте „затворили“ стари обрачунски период, заправо сте нулили рачуне прихода и расхода, а затим пренели нето износ на власничке рачуне капитала.)

Међутим, КуицкБоокс вам омогућава да користите датум затварања и лозинку. Датум затварања на неки начин спречава некога да унесе трансакције раније од наведеног датума. Ако поставите лозинку за затварање, на пример, неко треба да унесе ту лозинку пре уласка у трансакцију или промене трансакције која је дата пре датума затварања. Ако не поставите лозинку за затварање, биће упозорено неко ко покушава да унесе или промени трансакцију са датумом пре датума затварања, али та особа и даље може да креира или промени унос.

Да бисте подесили датум затварања, изаберите Уреди→ Преференце, кликните на икону Рачуноводство, кликните на картицу Преференцес компаније, а затим кликните на дугме Постави датум/лозинку тако да КуицкБоокс прикаже дијалог Постави датум затварања и лозинку. Унесите датум затварања (вероватно крај последње завршене године) у оквир за текст Датум затварања, а затим унесите лозинку (два пута): у оквир за текст Лозинка за датум затварања и у поље за текст Потврди лозинку. Напомена: Означите поље за потврду под називом Изузми процене, продајне налоге и наруџбенице из ограничења датума затварања како не бисте изгубили приступ овим трансакцијама као део затварања.

Дијалог Подешавање датума затварања и лозинке.

Немојте постављати датум затварања и лозинку на КуицкБоокс датотеци коју желите да пошаљете свом рачуновођи како би он или она могли да припреме вашу пореску пријаву. Ваш порески рачуновођа ће вероватно морати да унесе измене у вашу КуицкБоокс датотеку да би синхронизовао ствари између ваше евиденције и ваше пореске пријаве. Желите да „закључате“ претходну годину тек након што се ваша пореска пријава заврши.