КуицкБоокс: 10 финансијских савета за власнике предузећа

Власници предузећа треба да играју активну улогу у финансијској страни пословања како би спречили било какве покушаје проневере или фалсификовања. Прегледајте своје КуицкБоокс финансијске извештаје, пажљиво пратите где иде новац и знајте ко управља финансијама. Чувајте своје пословање безбедним и у добром стању пратећи ових десет финансијских савета.

Потпишите све своје чекове

Ово није напад на књиговође. У малом предузећу, међутим, људи (нарочито књиговође са пуним теретом) имају прилику да вас лако заварају. Самим потписивањем свих чекова, држите прсте на пулсу вашег одлива готовине. Да, ова пракса може представљати гњаважу – морате да прођете кроз папирологију сваки пут када потпишете гомилу чекова – али запамтите алтернативу.

Успут, ако сте у партнерству, требало би да имате бар неколико партнера да заједно потпишу чекове — или барем велике чекове.

Не потписујте чек на погрешан начин

Ако потпишете много чекова, можда ћете бити у искушењу да користите брз и жесток (неизбежно нечитљив) потпис. Иако писање вашег имена нечитко има смисла када дајете аутограм на бејзбол лопти, немојте то чинити када потписујете чекове. Јасан потпис, посебно онај са осећајем за лични стил, је препознатљив. Таласаста линија са крстом и пар тачака је лако фалсификована.

Прегледајте отказане чекове пре него што то учини ваш књиговођа

Обавезно прегледајте своје поништене чекове (слика чека која се појављује на вашем банковном изводу) пре него што било ко други види месечни банковни извод.

Ове информације свакако не говоре о преламању књиговођа. Ипак, власник предузећа може да утврди да ли неко фалсификује потписе на чековима само тако што ће први отворити банковни извод и прегледати сваки од потписа на поништеним чековима.

Ако не прегледате чекове, бескрупулозни запослени — посебно књиговође који могу да ажурирају евиденцију банковних рачуна — могу некажњено кривотворити ваш потпис. И неће бити ухваћени ако никада не повуку рачун.

Још једном проверите усаглашеност банке

Кратка везана тачка: Ако нисте особа која обавља банковно усаглашавање, обавезно прегледајте посао усаглашавања који је обавио онај ко обавља посао. (Вероватно ваш књиговођа?) Овај преглед не значи само да други скуп очију види посао и ухвати грешке. Овај преглед пружа још једну прилику да се уверите да не дође до смешних послова.

И, о, још једна незгодна ствар: не осећате се склони да следите претходне две или три процедуре? Тада ви - не банка - можете појести све губитке од ствари попут фалсификата.

Изаберите књиговођу који познаје рачунаре

Не брините, не морате да тражите проверу позадине од ФБИ-а када запошљавате књиговођу. У ствари, ако користите КуицкБоокс, не морате да ангажујете људе који су упознати са рачуноводственим системима малих предузећа. Али пронађите људе који знају како да воде чековну књижицу и раде са рачунаром. Не би требало да имају проблема да разумеју КуицкБоокс.

Наравно, не желите некога ко је управо пао са камиона са репом. Али чак и ако унајмите некога ко се возио у град на једном, нећете имати много проблема да ту особу упознате са КуицкБоокс-ом.

Ако можете, нађите књиговођу који познаје двојно књиговодство и обрачун зарада

Ево неколико савета о техничким вештинама идеалног кандидата. Књиговодја који познаје двојно књиговодство је од велике помоћи - иако да будемо поштени, такво знање вероватно није од суштинског значаја.

Такође, ако можете, пронађите некога ко зна како да ради на платном списку - и то не само у вези са федералним порезом на плате, већ и са државним мајмунским порезом на плате. (Ако не можете да пронађете ову врсту особе, знајте да можете лако препустити платни списак великој служби за обрачун плата.)

Редовно прегледајте своје финансијске извештаје

Редовно правите и прегледавајте извештај о добити и губитку који КуицкБоокс без напора генерише. Навикните се да прегледате свој биланс стања са његовим списковима имовине и обавеза. Истражите и пронађите још један или два извештаја који ће вам дати користан увид у ритмове и риме вашег пословања. (Успут, све грешке које направите ће се вероватно појавити као глупи бројеви у вашем билансу стања.)

Вероватно можете прилично чврсто да управљате операцијом гледајући два или три лако разумљива извештаја. А редовним завиривањем у ове финансијске извештаје — рецимо једном или два пута недељно — свој рачуноводствени систем претварате у алат користан и за уочавање примамљивих прилика и за избегавање опасних замки.

Ево начина да водите своје пословање гледајући три КуицкБоокс извештаја:

• Извештај о добити и губитку који упоређује бројке из текуће године и претходне године (тако да можете да видите како сте у текућој години у поређењу са претходном годином)

• Резиме застарелости потраживања (тако да можете да видите који клијенти и клијенти касне)

• Биланс стања (тако да можете пратити свој новац и обртни капитал и уочити све смешне ствари)

Изаберите одговарајући рачуноводствени систем

Када користите КуицкБоокс, користите рачуноводство на основу готовине или рачуноводство на основу обрачуна. Рачуноводство на основу готовине је у реду када прилив готовине предузећа одражава његову продају, а његов одлив готовине одражава његове трошкове. Ова ситуација, међутим, није случај у многим предузећима. Уговорни градитељ породичних кућа, на пример, може имати новац (позајмљивањем од банака), али можда неће зарадити новац. Алтернативно, власник залагаонице који позајмљује новац уз камату од 22 посто могао би зарадити гомилу новца, чак и ако се готовина излива из посла свакодневно.

Као опште правило, када купујете и продајете залихе, рачуноводство по обрачунској основи функционише боље од рачуноводства на основу готовине. Међутим, рачуноводство засновано на готовини обично одлаже порез на добит.

Ако КуицкБоокс не ради за ваш посао

КуицкБоокс је одличан рачуноводствени програм за мала предузећа. Али ако се чини да КуицкБоокс не одговара вашим потребама — ако вам је, на пример, потребан програм који боље ради за произвођача или који укључује неке посебне карактеристике специфичне за индустрију — можда ћете желети један од компликованијих (али и моћнијих). ) рачуноводствени пакети за мала предузећа.

Пре него што пређете са КуицкБоокс Про или КуицкБоокс Премиер, обавезно погледајте Ентерприсе Солутионс верзију КуицкБоокс-а, која кошта више, али такође ради и за већа предузећа. Ентерприсе верзија КуицкБоокс-а изгледа и ради скоро идентично као и „обичне“ верзије. Ако знате КуицкБоокс Про или КуицкБоокс Премиер, сходно томе, већ знате (или углавном знате) КуицкБоокс Ентерприсе.

Ако Ентерприсе верзија КуицкБоокс-а не ради, можда ћете желети да разговарате са својим рачуновођом о пакетима специфичним за индустрију. (На пример, ако сте комерцијални штампач, неки добављач је можда развио посебан рачуноводствени пакет само за комерцијалне штампаче.)

Нека ствари буду једноставне

Када управљате финансијским пословима малих предузећа, нека ствари буду што једноставније. У ствари, нека ваши пословни послови буду довољно једноставни да можете лако да утврдите да ли зарађујете новац и да ли је посао здрав.

Овај савет о једноставности може звучати чудно, али понекад веома паметни људи могу изградити монструозно сложене финансијске структуре за своје пословање, укључујући компликоване аранжмане о лизингу, лавиринт партнерства и корпоративне структуре, и софистициране аранжмане о подели добити и трошкова са другим предузећима. Ови суперсофистицирани финансијски аранжмани не доносе профит када се узму у обзир сви трошкови. Штавише, овакви сложени аранжмани се готово увек претварају у главобоље управљања и вођења евиденције.