Креирање налога за куповину у КуицкБоокс-у

Наруџбеница служи једноставној сврси: говори неком продавцу да желите да купите неки артикал. У ствари, налог за куповину је уговор о куповини.

Многа мала предузећа не користе наруџбенице. Али када порасту до одређене величине, многа предузећа одлучују да их користе јер наруџбенице постају трајна евиденција артикала које сте наручили. Штавише, коришћење налога за куповину често формализује процес куповине у компанији. На пример, можете одлучити да нико у вашој фирми не може купити ништа што кошта више од 100 долара осим ако не добије налог за куповину. Ако само можете да издајете налоге за куповину, ефективно сте контролисали активности куповине кроз ову процедуру.

Да бисте користили КуицкБоокс за креирање налога за куповину, следите ове кораке:

1. Реците КуицкБоокс-у да желите да креирате налог за куповину тако што ћете изабрати Продавци –> Креирај наруџбенице.

КуицкБоокс приказује прозор Креирај наруџбенице.

Имајте на уму да ако мени Продавци не даје команду Креирај наруџбенице, КуицкБоокс не зна да желите да креирате наруџбенице.

2. Користите падајућу листу менија Продавци да бисте идентификовали продавца од кога желите да купите артикал.

У оквиру падајуће листе Добављачи су наведени сви добављачи на вашој листи добављача.

3. (Опционално) Класификујте куповину користећи падајућу листу Цласс.

4. (Опционално) Наведите другу адресу за отпрему у падајућу листу за отпрему.

Поље са падајућом листом Испорука приказује листу свих ваших купаца, продаваца и запослених. Брод за адресу бирате тако што ћете изабрати једно од ових других имена. Након што изаберете унос са листе Отпрема, КуицкБоокс попуњава поље Адреса за отпрему одговарајућим информацијама.

Прозор Креирај наруџбенице садржи нека стандардна и, надамо се, позната дугмад и оквире: Претходно, Следеће, Штампај, Пронађи, Правопис, Историја и Шаблон.

5. Потврдите датум наруџбенице.

У почетку, КуицкБоокс ставља тренутни системски датум у оквир Датум. Међутим, требало би да потврдите да је датум који КуицкБоокс унесе као датум наруџбенице тачан. Ово је датум уговора. Често датум поставља уговорне услове — као што је број дана у којима ставка треба да буде испоручена.

6. Потврдите број наруџбенице.

Број наруџбенице, или број наруџбенице, јединствено идентификује документ наруџбенице. КуицкБоокс узастопно нумерише поруџбине за вас и ставља следећи број у поље за поруџбину. Претпоставка коју КуицкБоокс прави о правом броју наруџбенице је обично тачна, али ако није тачна, унесите број за замену.

7. Потврдите продавца и пошаљите информације.

Блок Продавац и Блок Испорука идентификују продавца од кога купујете артикал и адресу на коју желите да продавац пошаље пошиљку. Ове информације би требало да буду тачне ако је ваша листа добављача ажурирана и ако сте исправно користили падајућу листу Отпрема за идентификацију, ако је потребно, алтернативну адресу за отпрему. Ипак, потврдите да су информације приказане у ова два адресна блока тачне. Ако информације нису тачне, наравно, поправите их. Можете да измените информације о блоку адресе тако што ћете изабрати нетачне информације, а затим поново откуцати све што треба да се прикаже.

8. Опишите сваки артикл који желите да наручите.

Користите колоне прозора Креирај наруџбенице да бисте детаљно описали сваку ставку коју желите да наручите као део куповине. Свака ставка иде у свој ред. Да бисте описали ставку коју желите да купите од продавца, наведите следеће делове информација:

• Артикал: Колона Артикал вам омогућава да забележите јединствени број ставке за артикал који желите да купите. Запамтите да ставке морају бити унете или описане у Листу ставки. Главна ствар коју треба да знате о Листи артикала је да све што желите да прикажете на фактури — или, у том случају, на наруџбини — треба да буде описано у датотеци артикла.

• Опис: Колона Опис приказује опис ставке коју изаберете. Такође можете уредити поље Опис тако да има смисла за купце или продавце.

• Количина: Колона Количина вам омогућава да идентификујете количину артикла коју желите. Очигледно је да у ово поље унесете број ставки које желите.

• Стопа: Колона Стопа вам омогућава да унесете цену по јединици или стопу по јединици за ставку. Имајте на уму да КуицкБоокс користи различите ознаке за ову колону у зависности од типа предузећа који сте поставили.

• Купац: Колона Купац вам омогућава да идентификујете купца за кога се артикал купује.

• Количина: Колона Количина приказује укупно потрошену ставку. КуицкБоокс ће израчунати износ за вас множењем количине са стопом (или ценом). Такође можете уредити износ колоне. У овом случају, КуицкБоокс прилагођава стопу (или цену) тако да стопа количина пута увек буде једнака износу.

Потребно је да унесете опис сваке ставке која треба да буде укључена у поруџбину. То значи, на пример, да ако желите да наручите шест артикала од продавца, ваш налог за куповину треба да садржи шест редова информација.

9. Одштампајте налог за куповину.

Желећете да одштампате налог за куповину. Сврха снимања налога за куповину у КуицкБоокс је креирање формалног записа о куповини. Скоро увек ћете желети да пренесете ову наруџбу продавцу. Наруџбеница говори продавцу тачно шта желите да купите и цену коју сте спремни да платите. Да бисте одштампали налог за куповину, кликните на дугме Штампај. Такође можете штампати наруџбенице касније у групи; да бисте то урадили, сачувајте све наруџбенице које желите да креирате, а затим изаберите команду Филе –> Принт Формс –> Пурцхасе Ордерс.

10. Сачувајте налог за куповину.

Да бисте сачували поруџбину, кликните на дугме Сачувај и затвори или дугме Сачувај и ново. Ако кликнете на дугме Сачувај и ново, КуицкБоокс чува ту наруџбу и поново приказује празну верзију прозора Креирај наруџбенице тако да можете да снимите другу наруџбу.