Како сажети датотеку података КуицкБоокс 2014

Команда КуицкБоокс Цонденсе креира трајну копију КуицкБоокс датотеке са подацима. (Ова копија се назива архивска копија датотеке.) Архивска копија досијеа предузећа представља снимак датотеке компаније какав постоји у одређеном тренутку.

Ако неко касније има питање — можда ваш рачуновођа, савезни или државни ревизор — можете користити архивску копију датотеке са подацима да покажете како је датотека компаније изгледала у одређеном тренутку.

Након што схватите шта је архивирање, процес је прилично једноставан. Да бисте сажети датотеку компаније КуицкБоокс, следите ове кораке:

1 Изаберите команду Филе→Утилитиес→Цонденсе Дата.

КуицкБоокс приказује први дијалог Цонденсе Дата.

2 Изаберите радио дугме Трансакције пре одређеног датума.

Ова опција говори КуицкБоокс-у да желите да урадите две ствари: да направите архивску копију КуицкБоокс датотеке са подацима и да смањите радну датотеку компаније тако да не буде тако велика. КуицкБоокс смањује величину радне верзије датотеке података компаније уклањањем старих, затворених трансакција ако у кораку 3 одаберете уклањање трансакција.

3 Наведите датум за уклањање трансакција пре.

Да бисте одредили датум пре којег треба уклонити затворене трансакције, унесите датум у поље за датум. Ако желите да сажимате датотеку уклањањем трансакција на или пре 31. децембра 2010, на пример, унесите 1/1/2011 у поље за датум.

Имајте на уму, међутим, да не морате да се осећате компулзивно када желите да уклоните гомилу затворених трансакција. Затворене трансакције уклањате само ако је датотека ваше компаније КуицкБоокс превелика. Можете лако да радите са датотеком компаније КуицкБоокс која има 25 МБ, 50 МБ или чак 100 МБ (мегабајта).

Иако типично, сажимате КуицкБоокс датотеку уклањањем старих, затворених трансакција, команда Цонденсе такође креира датотеке без трансакција. Да бисте креирали датотеку која садржи листе и поставке, али не и трансакције, кликните на радио дугме Све трансакције. Узгред, можете користити опцију Све трансакције да направите скоро празну датотеку коју можете поново користити (као што је за обуку).

4Кликните на Нект када завршите са одређивањем трансакција које КуицкБоокс треба да уклони.

КуицкБоокс приказује други оквир за дијалог Цонденсе Дата.

5 Одредите како трансакције залиха треба да буду сажете и кликните на Даље.

Ако ваша КуицкБоокс датотека укључује трансакције залиха, КуицкБоокс препоручује да уклоните старе трансакције залиха. Када КуицкБоокс прикаже други оквир за дијалог Цонденсе Дата, можете рећи КуицкБоокс-у да уради управо то тако што ћете изабрати дугме опције Суммаризе Инвентори Трансацтионс. (Ако не желите да уклоните старе трансакције, изаберите дугме Задржи детаље трансакција залиха.)

Када кликнете на Нект, настављате до трећег дијалога Цонденсе Дата (није приказан), који пита које трансакције треба сматрати затвореним.

6 Наведите које трансакције треба уклонити и кликните на Нект.

КуицкБоокс тражи мало више информација о томе шта тачно чини затворену или стару трансакцију коју треба уклонити. Означавате поља за потврду да бисте назначили да ли трансакције пре датума уклањања треба да буду уклоњене чак и ако су необрисане, означене за штампање, означене као за слање итд.

Када кликнете на Нект, прелазите на четврти дијалог Цонденсе Дата.

7 Наведите било које чишћење листе које би требало да се деси и кликните на Нект.

Користите четврти дијалог Цонденсе Дата да бисте КуицкБоокс-у рекли да поред уклањања старих затворених трансакција, треба да очисти неке од листа. Можете да означите поља за потврду у оквиру за дијалог Цонденсе Дата која говоре КуицкБоокс-у да уклони неискоришћене налоге, неискоришћене купце, неискоришћене добављаче и тако даље.

Чишћењем своје листе уклањањем неискоришћених ставки листе, не само да смањујете величину датотеке компаније, већ и људима олакшавате рад са листом.

Када кликнете на Нект, КуицкБоокс приказује пету страницу дијалога Цонденсе Дата.

8 Потврдите операцију кондензације и архивирања.

Након што опишете како желите да КуицкБоокс архивира и кондензује датотеку компаније, КуицкБоокс приказује пети оквир за дијалог Цонденсе Дата. Оквир за дијалог вам говори да процес архивирања почиње тако што КуицкБоокс прави копију датотеке са подацима и да операција кондензације може потрајати неколико минута или чак неколико сати да се заврши.

9 Кликните на Покрени кондензацију.

КуицкБоокс започиње процес кондензације датотеке са подацима.

10 Направите резервну копију датотеке са подацима када се то од вас затражи.

На самом почетку процеса кондензације, КуицкБоокс од вас тражи да направите резервну копију датотеке компаније КуицкБоокс. Прављење резервне копије датотеке компаније КуицкБоокс као део операције сажимања функционише исто као и прављење резервне копије датотеке компаније КуицкБоокс у било ком другом тренутку.

Након што направите резервну копију датотеке компаније КуицкБоокс, КуицкБоокс чува архивску копију датотеке компаније, а затим чисти радну верзију датотеке компаније користећи ваша упутства. Опет, као што је наведено у ранијим корацима, процес чишћења може потрајати само неколико минута, или може потрајати неколико сати ако је ваша датотека веома велика.