Како сажети датотеку података КуицкБоокс 2012

Команда КуицкБоокс 2012 Цонденсе креира трајну копију, названу архивска копија, КуицкБоокс датотеке са подацима. Архивска копија досијеа компаније представља снимак досијеа компаније какав постоји у одређеном тренутку.

Ако неко касније има питање — можда ваш рачуновођа, савезни или државни ревизор — можете користити архивску копију датотеке са подацима да покажете како је датотека компаније изгледала у одређеном тренутку

Након што схватите шта је архивирање, то је прилично једноставно. Да бисте сажимали датотеку компаније КуицкБоокс, следите ове кораке:

Изаберите команду Филе→Утилитиес→Цонденсе Дата.

КуицкБоокс приказује први дијалог Цонденсе Дата, као што је приказано на илустрацији испод.

Изаберите радио дугме Трансакције пре одређеног датума.

Ова опција говори КуицкБоокс-у да желите да урадите две ствари: Креирајте архивску копију КуицкБоокс датотеке са подацима и смањите величину радне датотеке компаније тако да не буде тако велика. КуицкБоокс смањује величину радне верзије датотеке података компаније уклањањем старих, затворених трансакција ако у кораку 3 одаберете уклањање трансакција.

Наведите датум Уклони трансакције пре.

Да бисте одредили датум пре којег треба уклонити затворене трансакције, унесите датум у предвиђено поље за датум. Ако желите да кондензује датотеку уклањањем трансакција на дан или пре 31. децембра 2009. године, на пример, ући 12/31/2009 у датум кутију.

Имајте на уму, међутим, да не морате да се осећате компулзивно када желите да уклоните гомилу затворених трансакција. Затворене трансакције уклањате само ако је датотека ваше компаније КуицкБоокс превелика. Можете лако да радите са датотеком компаније КуицкБоокс величине 25, 50 или чак 100 МБ (мегабајта).

Кликните на Даље када завршите са одређивањем трансакција које КуицкБоокс треба да уклони. КуицкБоокс приказује други оквир за дијалог Цонденсе Дата, као што је приказано на следећој илустрацији.

Наведите како и да ли КуицкБоокс треба да сумира трансакције које ће уклонити.

Користите други оквир за дијалог Цонденсе Дата да бисте назначили како КуицкБоокс треба да сумира трансакције које ће уклонити. Можете да имате КуицкБоокс да сумира трансакције са једним уносом у дневник или месечним уносом у дневник - избор који направите тако што ћете направити одговарајуће дугме за опцију.

Или, можете да изаберете дугме за опцију „Не креирај резиме“ да бисте назначили да не желите да КуицкБоокс креира збирни унос у дневнику како би заменио трансакције које уклања. Кликните на Нект када завршите. КуицкБоокс приказује трећи оквир за дијалог Цонденсе Дата (није приказан), који пита како трансакције залиха треба да буду кондензоване.

Наведите како трансакције залиха треба да буду сажете.

Ако ваша КуицкБоокс датотека укључује трансакције залиха, КуицкБоокс препоручује да уклоните старе трансакције залиха. Када КуицкБоокс прикаже трећи оквир за дијалог Цонденсе Дата, можете рећи КуицкБоокс-у да уради управо то тако што ћете изабрати дугме опције Уклони трансакције залиха. Кликните на дугме Даље да бисте наставили до четвртог оквира за дијалог Цонденсе Дата (није приказан), који пита које трансакције треба сматрати затвореним.

Наведите које трансакције треба сматрати затвореним.

Када кликнете на дугме Даље да бисте прешли поред дијалога Цонденсе Дата који поставља питање о трансакцијама залиха, КуицкБоокс тражи мало више информација о томе шта тачно представља „затворену“ или „стару“ трансакцију коју треба уклонити.

Потврдите поља да бисте означили да ли трансакције пре датума уклањања треба да буду уклоњене чак и ако су необрисане, означене за штампање, означене као за слање итд. Затим кликнете на Нект да бисте прешли на пети дијалог Цонденсе Дата.

Наведите свако чишћење листе које би требало да се деси.

Користите четврти дијалог Цонденсе Дата да кажете КуицкБоокс-у да такође треба да очисти неке листе. Можете да означите поља за потврду у оквиру за дијалог Кондензовање података. Чишћењем своје листе уклањањем некоришћених ставки листе, не само да смањујете величину датотеке компаније, већ и људима олакшавате рад са листом.

Кликните на Нект.

КуицкБоокс приказује пету страницу дијалога Цонденсе Дата, као што је приказано на следећој илустрацији.

Потврдите операцију кондензације и архивирања.

Након што опишете како желите да КуицкБоокс архивира и кондензује датотеку компаније, КуицкБоокс приказује пети оквир за дијалог Цонденсе Дата. Овај дијалог од вас тражи да потврдите своју одлуку да архивирате и сажимате датотеку са подацима. Користите овај оквир за дијалог да потврдите чињеницу да желите да архивирате и сажимате податке.

Кликните на Покрени кондензацију.

КуицкБоокс започиње процес кондензације датотеке са подацима.

Направите резервну копију датотеке са подацима када се то од вас затражи.

На самом почетку процеса кондензације, КуицкБоокс од вас тражи да направите резервну копију датотеке компаније КуицкБоокс. Прављење резервне копије датотеке компаније КуицкБоокс као део операције сажимања функционише исто као и прављење резервне копије датотеке компаније КуицкБоокс у било ком другом тренутку.

Након што направите резервну копију датотеке компаније КуицкБоокс, КуицкБоокс чува архивску копију датотеке компаније, а затим чисти радну верзију датотеке компаније користећи ваша упутства. Опет, као што је наведено у ранијим корацима, процес чишћења може потрајати само неколико минута или може потрајати неколико сати ако је ваша датотека веома велика.