Како припремити фактуре у КуицкБоокс 2021

Након што завршите све прелиминарне радове, припрема фактуре помоћу КуицкБоокс- а је лака. Ако вам кликтање на дугмад и попуњавање текстуалних оквира постаје стари шешир, прескочите следећи коментар играња по игри и једноставно прикажите прозор Креирај фактуре — било избором Купци→Креирај фактуре или кликом на икону Фактуре на почетној страници. Затим попуните овај прозор и кликните на дугме Штампај. Ако желите више помоћи него што пружа једна реченица, наставите да читате упутства корак по корак.

У следећим корацима описујем како да креирате најкомпликованију и најзахтјевнију фактуру око: фактуру производа. Нека поља у фактури производа се не појављују у услужној или професионалној фактури, али не брините о томе да ли је ваше пословање услужно или професионално. Креирање услуге или професионалне фактуре функционише у основи на исти начин као и креирање фактуре производа; само попуните мање поља. И имајте на уму да почињете са 1. и 2. кораком без обзира на врсту фактуре коју креирате. Без даљег одлагања, ево како да направите фактуру:

1. Прикажите прозор Креирај фактуре тако што ћете изабрати Купци→Креирај фактуре.

Појављује се прозор Креирај фактуре, као што је приказано.

2. У падајућем менију Шаблон изаберите образац или образац фактуре који желите да користите.

КуицкБоокс долази са унапред дефинисаним типовима образаца за фактуре, укључујући Производ, Професионални, Услугу и (у зависности од тога како сте подесили КуицкБоокс и коју верзију КуицкБоокс-а користите) прегршт других специјализованих шаблона фактура. Који ће се подразумевано појавити зависи од тога шта сте рекли КуицкБоокс-у о свом послу током подешавања КуицкБоокс-а. Такође можете да креирате сопствени прилагођени шаблон фактуре (или да измените постојећи).

3. Идентификујте купца и, ако је потребно, посао помоћу падајућег менија Купац: Посао .

Скролујте кроз падајући мени Клијент: посао док не видите име клијента или посла који вам је потребан; затим кликните на њега.

4. (Опционо) Доделите класу фактури.

Ако користите часове за праћење трошкова и прихода, активирајте падајући мени Класа и изаберите одговарајућу класу за фактуру. Да бисте укључили или искључили овај згодан начин категоризације трансакција (што је превише за нека предузећа), изаберите Уреди→Преференце, кликните на Рачуноводство на левој страни, кликните на картицу Преференцес компаније, а затим потврдите или опозовите избор у пољу за потврду Користи праћење класа. (Слика не приказује мени Цласс.)

Прозор Креирај фактуре

5. Наведите датум фактуре.

Притисните Таб неколико пута да бисте померили курсор у оквир за текст Датум. Затим унесите тачан датум у формату ММ/ДД/ГГГГ. Такође можете да користите следеће тајне кодове да промените датум:

• • Притисните + (симбол плус) да бисте померили датум за један дан унапред.
  • Притисните – (симбол минуса) да бисте померили датум за један дан уназад.
  • Притисните Т да промените датум у данашњи датум (као што је одређено системским временом које обезбеђује интерни сат вашег рачунара).
  • Притисните М да промените датум у први дан у месецу (јер је М прво слово у речи месец ).
  • Притисните Х да промените датум на последњи дан у месецу (јер је Х последње слово у речи месец ).
  • Притисните И да промените датум у први дан у години (јер, као што несумњиво можете да претпоставите, И је прво слово у речи година ).
  • Притисните Р да промените датум на последњи дан у години (јер је Р последње слово у речи година ).

Такође можете да кликнете на дугме на десном крају поља Датум да бисте приказали мали календар. Да бисте изабрали датум из календара, само кликните на датум који желите. Кликните на стрелице у горњем левом и горњем десном углу календара да бисте приказали претходни или следећи месец.

6. (Опционално) Унесите број фактуре у оквир за текст # фактуре.

КуицкБоокс предлаже број фактуре додавањем 1 последњем броју фактуре који сте користили. Можете да прихватите овај додатак или, ако вам је потребно да буде на ваш начин, пређите табулатором у оквир за текст „Фактура #“ и промените број на који год желите.

7. Поправите адресу рачуна, ако је потребно.

КуицкБоокс преузима адресу за наплату са листе клијената. Можете променити адресу за фактуру тако што ћете заменити неки део уобичајене адресе за обрачун. Можете, на пример, да унесете још један ред који каже Пажња: Вилијам Боббинс , ако је то име особе којој фактура треба да иде.

8. Поправите адресу за слање, ако је потребно.

Осећам се као покварена плоча, али ево договора: КуицкБоокс такође преузима адресу за испоруку са листе купаца. Дакле, ако адреса за испоруку има нешто необично за само ову једну фактуру, можете променити адресу тако што ћете заменити или додати информације у блок адреса за отпрему. Имајте на уму да ће КуицкБоокс пратити сваку адресу за испоруку коју користите за купца, тако да ако сте раније користили адресу за испоруку, можда ћете моћи да је изаберете из падајућег менија Отпрема.

9. (Опционално... на неки начин) Наведите број наруџбенице у текстуални оквир Број поруџбине.

Ако купац издаје наруџбенице (ПО), унесите број наруџбенице која овлашћује ову куповину. (Само да се зна, ПО се изговара пи-ох, а не пох или пу. )

10. Одредите услове плаћања тако што ћете изабрати опцију из падајућег менија Услови.

11. (Опционо) Именујте представника продаје.

Реп не представља репутацију, тако да не стављајте овде уредничке коментаре од три слова (мада бих волео да видим шта можете да урадите са три слова). Ако желите да пратите продају продајног представника, користите падајући мени Реп. Једноставно активирајте мени кликом на његову стрелицу, а затим одаберите име. Представници продаје могу укључити запослене, али могу укључити и друге људе које сте унели на своје друге листе. Да бисте брзо додали представника продаје, изаберите Додај ново, а затим користите згодне оквире за дијалог које КуицкБоокс приказује. Да бисте радили са листом продајних представника, изаберите Листе→ Листе профила купаца и добављача→ Листа продајних представника.

12. Наведите датум испоруке, ако је нешто друго осим датума фактуре.

Да бисте одредили датум, једноставно померите курсор у поље за текст Отпрема, а затим откуцајте датум у формату ММ/ДД/ГГГГ. Курсор можете померити притиском на Таб или кликом на оквир за текст.

Још једна брза поента: Сећате се свих оних тајних кодова о којима говорим у кораку 5 за промену датума фактуре? Они такође раде на промени датума испоруке.

13. Наведите начин испоруке.

Вероватно можете да претпоставите како одређујете начин испоруке, али паралелна структура и компулзивна личност ме приморавају да наставим. Дакле, да бисте одредили начин испоруке, померите курсор на падајући мени Преко, а затим изаберите начин испоруке из њега.

Узгред, можете додати нове методе испоруке у мени тако што ћете изабрати Додај ново и затим попунити слатки мали дијалог који приказује КуицкБоокс. Подешавање нових метода испоруке је заиста, веома једноставно.

14. Одредите ФОБ тачку користећи поље за текст ФОБ.

ФОБ стоји бесплатно на броду. ФОБ тачка је важнија него што се на први поглед чини — барем у пословном смислу — јер ФОБ тачка одређује када долази до преноса власништва, ко плаћа возарину и ко сноси ризик од оштећења робе током отпреме.

Ако је пошиљка бесплатна на броду на месту отпреме, власништво над робом која се продаје прелази на купца чим роба напусти пристаниште продавца. (Запамтите да сте ви продавац.) У овом случају, купац плаћа превоз и сноси ризик оштећења приликом транспорта. Можете навести ФОБ место испоруке као ФОБ место испоруке или као назив града. Ако је место испоруке Сијетл, на пример, ФОБ Сијетл је исто што и ФОБ Схиппинг Поинт. Успут, већина робе се шаље као ФОБ отпремна тачка.

Ако је пошиљка бесплатна на броду на одредишној тачки, власништво над робом која се продаје прелази на купца чим роба стигне на пристаниште купца. Продавац плаћа превоз и сноси ризик оштећења приликом транспорта. Можете навести ФОБ одредишну тачку као ФОБ одредишну тачку или као име града. Ако је одредишна тачка Омаха, на пример, ФОБ Омаха је иста ствар као и ФОБ одредишна тачка.

15. Унесите сваку ставку коју продајете.

Померите курсор у први ред поља за листу Количина/Шифра артикла/Опис/Цена сваки/Износ/Порез. (У реду, знам да то није баш добар назив за то, али знате на шта мислим, зар не?) Морате да почнете да попуњавате ставке које се налазе у фактури. Након што померите курсор на ред у оквиру са листом, КуицкБоокс претвара поље Шифра ставке у падајући мени. Активирајте падајући мени Шифра ставке у првом празном реду у оквиру са листом, а затим изаберите ставку.

Када изаберете ставку, КуицкБоокс попуњава текстуалне оквире Опис и Цена сваке са било којим продајним описом и продајном ценом које сте унели у листу ставки. (Можете да измените информације за ову конкретну фактуру ако је потребно.) Унесите број продатих артикала у поље за текст Количина. (Након што унесете овај број, КуицкБоокс израчунава износ множењем количине са ценом сваки.) Ако су вам потребне друге ставке на фактури, користите преостале празне редове оквира са листом да унесете сваку од њих. Ако сте означили поље за потврду Опорезиво када сте додали ставку на листу ставки, реч Порез се појављује у колони Порез да би означила да ће ставка бити опорезована. Ако ставка није опорезива (или се осећате као утајивач пореза без доброг разлога), кликните на колону Порез и изаберите Не.

Можете ставити онолико ставки у фактуру колико желите. Ако немате довољно простора на једној страници, КуицкБоокс додаје онолико страница колико је потребно на фактуру. Информације о укупној фактури, наравно, иду само на последњој страни.

Кликните на дугме Додај време/трошкове на траци на врху обрасца да бисте приказали дијалог Одабери време и трошкове наплате. Користите овај оквир за дијалог да бисте изабрали трошкове које сте доделили купцу или послу. Користите картицу Предмети да изаберете ставке купљене за посао. Користите картицу Трошкови да бисте изабрали трошкове који се могу надокнадити и унели информације о маржи. Користите картицу Време да бисте изабрали време за наплату које бележи програм Тајмер, Недељни распоред или прозор Време/Унос једне активности.

16. Унесите све посебне ставке које фактура треба да садржи.

Ако нисте много радили са датотеком ставке КуицкБоокс, немате појма о чему говорим.

Да бисте описали било коју од посебних ставки, активирајте падајући мени Шифра артикла у следећем празном реду, а затим изаберите посебну ставку. Након што КуицкБоокс попуни текстуалне оквире Опис и Цена сваког, уредите ове информације (ако је потребно). Опишите сваку од других посебних ставки — међузбирове, попусте, превоз и тако даље — које наводите у фактури попуњавањем празних редова у пољу са листом.

Ако желите да укључите ставку с попустом и да се она примењује на више артикала, потребно је да у фактуру залепите ставку међузбира након инвентара или других артикала које желите да снизите. Затим залепите ставку попуста директно иза ставке међузбир. КуицкБоокс израчунава попуст као проценат међузбира.

17. (Опционално) Додајте поруку клијента.

Кликните на оквир Порука клијента, активирајте његов падајући мени и изаберите паметну поруку клијента. Да бисте додали поруке корисника у мени Порука корисника, изаберите опцију Додај ново, а затим попуните дијалошки оквир који КуицкБоокс приказује. Кликните на ОК када завршите.

18. Наведите порез на промет.

Ако сте навели пореску стопу на листи купаца, КуицкБоокс је користи као подразумевану. Ако није тачно, померите курсор на оквир са листом пореза, активирајте падајући мени и изаберите тачан порез на промет.

19. (Заиста опционо) Додајте белешку.

Можете додати опис забелешке у фактуру ако желите. Ова белешка се не штампа у фактурама – само у изјави корисника. Описи меморандума вам дају начин за чување информација у вези са фактуром са том фактуром. На слици је приказан завршен прозор Креирај фактуре.

Завршен прозор Креирај фактуре

20. Ако желите да одложите штампање ове фактуре, потврдите избор у пољу за потврду Штампај касније који се појављује на траци дугмади и оквира изнад главног дела прозора Креирај фактуре.

21. Сачувајте фактуру кликом на дугме Сачувај и ново или дугме Сачувај и затвори на дну прозора.

КуицкБоокс чува фактуру која је на екрану. Ако кликнете на Сачувај и ново, КуицкБоокс приказује празан прозор Креирај фактуре тако да можете да креирате другу фактуру.

Можете да прелистате фактуре које сте раније креирали тако што ћете кликнути на дугме Следеће и Претходно (које изгледају као стрелице лево и десно).

Панел Историја који се појављује дуж десне ивице прозора Креирај фактуре пружа две картице које су корисне када креирате фактуре. Картица Клијент (приказано на претходној слици) пружа сажете информације високог нивоа о клијенту. Картица Трансакција (није приказана) пружа детаљније информације о активности клијента и дугмад на која можете да кликнете да бисте детаљно анализирали детаље.

Када завршите са креирањем фактура, можете да кликнете на дугме Сачувај и затвори на обрасцу фактуре или притиснете тастер Есц.